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Back office para turoperadores

Software de back office para turoperadores que gestiona proveedores, documentos y dinero

Cada reserva se convierte en un único expediente con sus servicios, órdenes de compra a proveedores, bonos, facturas, pagos y margen, para que ventas, operaciones y finanzas trabajen sobre el mismo registro en lugar de bandejas de correo y hojas de cálculo.

  • Un expediente por reserva
  • Órdenes de compra a proveedores
  • Bonos y facturas
  • Cobros, pagos y margen

El expediente de reserva

Lo que el software de back office para turoperadores reúne en un solo lugar

Una reserva de circuito casi nunca es un solo producto. Un circuito de siete noches puede incluir tres hoteles, un campamento en el desierto, traslados y un guía, cada uno de un proveedor distinto con su propio plazo y sus condiciones de pago. El back office lo guarda todo en un único expediente.

Ventas ve lo que compró el cliente y lo que aún debe. Operaciones ve qué proveedores han confirmado. Finanzas ve lo cobrado, lo que se debe a los proveedores y lo que realmente ganó la reserva. Cambie una línea una vez y el bono, la factura y el margen se actualizan.

Pensado para
Turoperadores, DMC, mayoristas y agencias que venden paquetes
Sustituye
Hilos de correo con proveedores, hojas de costes y bonos hechos a mano
Licencia
Autoalojado en su servidor, con código fuente incluido

¿Busca salidas, itinerarios y venta de circuitos en línea?Software para turoperadoresTours y actividades

ExpedienteBK-24817En operación

Ciudades imperiales de Marruecos, 7 noches

2 adultos, cliente directo2026-03-14 → 2026-03-21

  • Hotel en Marrakech, 3 nochesHotel urbano, tarifa contratadaConfirmado
  • Riad en Fez, 2 nochesRiad, cupoConfirmado
  • Campamento en Merzouga, 1 nocheOperador del campamento, bajo peticiónEsperando respuesta
  • Traslados privados, 4 trayectosSocio de transporteConfirmado
  • Guía oficial, 2 díasGuía independienteOrden enviada
  • PO-3101Hotel en Marrakech, 3 nochesConfirmado
  • PO-3102Riad en Fez, 2 nochesConfirmado
  • PO-3103Campamento en Merzouga, 1 nocheEsperando respuesta
  • PO-3104Traslados privados, 4 trayectosConfirmado
  • PO-3105Guía oficial, 2 díasOrden enviada
  • Bonos de proveedorEmitido en parte
  • Factura al clienteEmitido
  • Itinerario día a díaEmitido
  • Recibo del depósitoEmitido
  • Documentación final del viajeBorrador

La documentación final espera a que todos los servicios estén confirmados.

Precio de venta total
$2,980.00
Costes de proveedores
−$2,215.00
Margen bruto25.7%
$765.00
Cobrado al cliente
$900.00
Saldo pendiente
$2,080.00

Reserva de ejemplo con fines ilustrativos

Órdenes de compra a proveedores

Órdenes a proveedores en un tablero, no perdidas en el correo

Cada servicio genera una orden de compra a su proveedor. El tablero muestra en qué punto está cada una, quién es responsable y cuándo vence la opción, para que el seguimiento se haga antes del plazo y no después.

Borrador1

  • PO-3110

    Traslado al aeropuerto, 4 pasajeros

    Reserva de grupo BK-24822

    Responder antes de 2026-03-04

Enviada al proveedor2

  • PO-3103

    Campamento en el desierto, 1 noche

    Reserva BK-24817

    Responder antes de 2026-03-02Recordatorio enviado

  • PO-3105

    Guía oficial, 2 días

    Reserva BK-24817

    Responder antes de 2026-03-05

Confirmada2

  • PO-3102

    Riad en Fez, 2 noches

    Reserva BK-24817

    Sin plazo

  • PO-3101

    Hotel en Marrakech, 3 noches

    Reserva BK-24817

    Sin plazo

Bono emitido2

  • PO-3098

    Entradas a monumentos, 2 pasajeros

    Reserva BK-24809

    Sin plazo

  • PO-3104

    Traslado privado de Fez a Merzouga

    Reserva BK-24817

    Sin plazo

  • Plazos por tipo de servicio

    Defina cuánto tiempo tiene un hotel, un campamento o un guía para responder. Las opciones a punto de vencer se ven de inmediato.

  • Una orden por servicio

    Cada orden lleva las fechas, los pasajeros, la tarifa y las notas de un solo servicio, así el proveedor nunca tiene que leer un itinerario completo.

  • Las respuestas quedan en la reserva

    Los números de confirmación, cambios y cancelaciones se guardan en la línea a la que pertenecen, con la fecha y la persona que los registró.

¿Gestiona servicios en destino para otros operadores?Sistema de gestión de destinos

Entradas y salidas de dinero

Cobros, pagos y margen en cada reserva

Los pagos del cliente y los pagos a proveedores están en la misma reserva, de modo que el margen que reporta es el margen que realmente obtuvo, después de cada cambio, descuento y reembolso.

Libro de cuentasUSD

Entradas

  • Depósito del cliente+900.002026-01-20Pagado
  • Saldo del cliente+2,080.002026-02-12Pendiente

Salidas

  • Prepago del hotel−1,140.002026-02-14Programado
  • Pago del riad−520.002026-02-28Programado
  • Pago del campamento−260.002026-03-02Programado
  • Factura de transporte−175.002026-03-14Tras el servicio
  • Honorarios del guía−120.002026-03-16Tras el servicio

Coste $2,215.00Margen $765.00 · 25.7%

  • Aún no vencido$18,400 · 23 reservas
  • 1 a 30 días de retraso$6,250 · 7 reservas
  • 31 a 60 días de retraso$2,100 · 3 reservas
  • Más de 60 días de retraso$640 · 1 reservas

Cifras de ejemplo con fines ilustrativos

Controles financieros en el back office

  • Depósitos y pagos parcialesCalendario de pagos por reserva, con el depósito y la fecha del saldo en el expediente.
  • Crédito y extractos de agentesLos agentes con tarifa neta reservan a crédito o con saldo prepagado, con un extracto de cada reserva y pago.
  • Reembolsos y notas de créditoGastos de cancelación, penalizaciones de proveedores y reembolsos se registran en el mismo expediente.
  • Aprobación de cambios de precioLos descuentos y cambios manuales de precio por encima de un límite esperan la aprobación de un responsable.
  • Exportaciones para su contableFacturas, pagos y facturas de proveedores se exportan al sistema contable que ya utiliza.

RelacionadoContabilidad para agenciasPasarelas de pagoBilleteras de agentes

Quién trabaja el expediente

Cinco equipos, un registro y traspasos claros

Cada equipo es responsable de una etapa de la reserva y la pasa al siguiente sin volver a teclear nada. Los roles deciden quién puede cambiar un precio, aprobar un descuento o cerrar una factura.

  1. Ventas

    01
    Responsable de
    Presupuestos, datos del cliente y precio del paquete
    Entrega
    Una reserva confirmada con depósito cobrado
    Consulta
    Presupuestos ganados y perdidos, ventas por producto

  2. Operaciones

    02
    Responsable de
    Servicios, rooming lists y plan día a día
    Entrega
    Servicios listos para pedir a proveedores
    Consulta
    Salidas de la semana, solicitudes abiertas

  3. Contratación

    03
    Responsable de
    Tarifas de proveedores, cupos y órdenes de compra
    Entrega
    Servicios confirmados y bonos de proveedor
    Consulta
    Confirmaciones pendientes, retrasos de proveedores

  4. Finanzas

    04
    Responsable de
    Facturas, recibos, pagos a proveedores y reembolsos
    Entrega
    Expedientes cerrados con margen final
    Consulta
    Antigüedad de cobros, pagos pendientes

  5. Dirección

    05
    Responsable de
    Reglas de precios, roles y límites de aprobación
    Entrega
    Decisiones sobre descuentos y excepciones
    Consulta
    Margen por destino, producto, canal y agente

Acciones reservadas a un rol

  • Editar un precio de venta tras la confirmaciónResponsable
  • Aprobar un descuento por encima del límiteResponsable
  • Cancelar una orden confirmada a un proveedorContratación
  • Cerrar o abonar una facturaFinanzas
  • Liberar un reembolso al clienteFinanzas

Cada cambio queda en el historial de la reserva con el usuario y la hora.

Herramientas de front office que alimentan el back office

Software CRM de viajesPortal B2B de viajes

Sus opciones

Hojas de cálculo, un ERP genérico o un back office de viajes

Las herramientas de gestión generales se pueden adaptar a un turoperador. Estas son las diferencias prácticas que conviene revisar antes de elegir.

Lo que necesitaHojas de cálculo y correoCRM o ERP genéricoBack office PHPTRAVELS
Costes y margen del paqueteHojas de cálculo y correoFórmulas copiadas en cada viajeCRM o ERP genéricoPosible con campos personalizadosBack office PHPTRAVELSLíneas de coste, márgenes y reglas por canal en cada paquete
Confirmaciones de proveedoresHojas de cálculo y correoCorreos y notas de seguimientoCRM o ERP genéricoÓrdenes de compra genéricasBack office PHPTRAVELSUna orden por servicio con plazo de respuesta
Bonos y facturasHojas de cálculo y correoHechos a manoCRM o ERP genéricoPlantillas generalesBack office PHPTRAVELSPlantillas de viaje rellenadas desde la reserva
Agentes y revendedoresHojas de cálculo y correoNo disponibleCRM o ERP genéricoNormalmente otra herramientaBack office PHPTRAVELSPortal de agentes con tarifas netas y crédito
Reservas en líneaHojas de cálculo y correoNo disponibleCRM o ERP genéricoRequiere un motor de reservasBack office PHPTRAVELSLas reservas web entran en el mismo back office
InformesHojas de cálculo y correoRehechos cada semanaCRM o ERP genéricoSobre todo informes de ventasBack office PHPTRAVELSVentas, operaciones y finanzas desde los mismos datos

Puesta en marcha

Configúrelo en cinco pasos, un equipo cada vez

Mantenga un alcance inicial acotado: una gama de productos, sus proveedores principales y un canal de venta. Añada el resto cuando la rutina diaria sea estable.

  1. 1

    Cargar productos y paquetes

    Circuitos, traslados, actividades y alojamiento, con costes, impuestos, márgenes y políticas por canal.

    Listo cuando: Un paquete de prueba da el mismo precio que su hoja de cálculo.

  2. 2

    Definir roles y estados

    Permisos para ventas, operaciones, contratación, finanzas y responsables, además de sus estados de reserva y límites de aprobación.

    Listo cuando: Cada persona solo ve las acciones que su rol permite.

  3. 3

    Conectar sus canales de venta

    Reservas web para viajeros y un portal para agentes revendedores, cada uno con sus precios y contratos.

    Listo cuando: Una reserva de prueba de cada canal abre un expediente.

  4. 4

    Activar órdenes a proveedores y documentos

    Plantillas de órdenes, plazos de respuesta por tipo de servicio y plantillas de bonos y facturas con su marca.

    Listo cuando: Una reserva genera sus órdenes y bonos sin volver a teclear.

  5. 5

    Activar finanzas e informes

    Calendarios de pago, pagos a proveedores, exportaciones contables y los informes que la dirección revisa cada semana.

    Listo cuando: El margen por reserva coincide con el que calcula finanzas.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre el back office para turoperadores

Respuestas breves sobre reservas, proveedores, documentos y finanzas en el back office de PHPTRAVELS.

Habla con ventas

Es el sistema de operaciones detrás de sus ventas. Gestiona productos y paquetes, reservas, fichas de clientes y agentes, órdenes de compra a proveedores, bonos y facturas, pagos e informes, con cada elemento vinculado a la reserva a la que pertenece.

Sí. Si su agencia vende paquetes, circuitos o viajes con varios servicios, el mismo back office controla precios, confirmaciones de proveedores, bonos, facturas, pagos y margen. Las agencias que solo revenden vuelos sueltos pueden necesitar menos.

Sí. Las reservas de la web y del portal de agentes llegan al mismo back office, cada canal con sus precios y contratos, mientras el inventario, los pagos y los documentos siguen en un solo lugar.

Cada servicio de una reserva genera una orden de compra a su proveedor con un plazo de respuesta. El equipo sigue el estado en un tablero, registra el número de confirmación en la línea y emite el bono cuando el proveedor confirma.

Los pagos de clientes pasan por las pasarelas de pago que active, y las facturas, recibos y facturas de proveedores se pueden exportar a su sistema contable. Otras conexiones, como un CRM o una API de proveedor, dependen de sus requisitos y de la implantación.

Sí. PHPTRAVELS es una licencia de pago único con el código fuente incluido bajo licencia comercial. Lo instala en su propio servidor, conserva sus datos y puede ampliar el back office con sus propios desarrolladores.

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