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Gestión de agencias de viajes

Software de gestión para agencias de viajes que gestiona toda la agencia, no solo el pago

PHPTRAVELS vincula cotizaciones, reservas, márgenes de proveedores, crédito de subagentes, bonos, facturas y reembolsos a un único expediente de reserva, para que ventas, operaciones y finanzas trabajen sobre el mismo archivo en cada sucursal.

  • De la cotización a la reserva y la factura
  • Tarifas netas, márgenes y comisiones
  • Sucursales, roles y subagentes
  • Autoalojado, código fuente incluido

Alcance

Qué cubre el software de gestión para agencias de viajes

Un motor de reservas se ocupa de la búsqueda y el pago. El software de gestión para agencias de viajes sigue esa misma reserva desde la primera consulta hasta el informe final, que es donde la agencia invierte la mayor parte de sus horas.

La búsqueda, los precios y el pago son tarea de Software de reservas de viajes. La capa de gestión mantiene el viaje en orden después de la venta: cambios, documentos, dinero pendiente en ambas direcciones y un registro de quién hizo qué.

Dónde guarda cada herramienta la reserva

CRM genérico

  • Consulta: Integrado
  • Cotización: En parte o con complementos
  • Reserva: Fuera de la herramienta
  • Pago: Fuera de la herramienta
  • Bonos y billetes: Fuera de la herramienta
  • Cambios y reembolsos: Fuera de la herramienta
  • Facturación: Fuera de la herramienta
  • Informes: Fuera de la herramienta

Motor de reservas

  • Consulta: Fuera de la herramienta
  • Cotización: Fuera de la herramienta
  • Reserva: Integrado
  • Pago: Integrado
  • Bonos y billetes: En parte o con complementos
  • Cambios y reembolsos: Fuera de la herramienta
  • Facturación: Fuera de la herramienta
  • Informes: Fuera de la herramienta

PHPTRAVELS

  • Consulta: Integrado
  • Cotización: Integrado
  • Reserva: Integrado
  • Pago: Integrado
  • Bonos y billetes: Integrado
  • Cambios y reembolsos: Integrado
  • Facturación: Integrado
  • Informes: Integrado
  • Integrado
  • En parte o con complementos
  • Fuera de la herramienta

Cobertura habitual, no una regla: algunos CRM y motores añaden módulos o integraciones. Lo importante es dónde vive el expediente de la reserva.

Lo que se pierde entre herramientas separadas

  • Volver a teclear

    Los mismos nombres de pasajeros, fechas y precios escritos en un CRM, la web de un proveedor, una plantilla de factura y una hoja de cálculo.

  • Margen invisible

    Los márgenes están en un sitio y los costes de proveedores en otro, así que nadie ve el beneficio real de un expediente hasta fin de mes.

  • Sin un historial único

    Cuando un cliente llama por un cambio, la respuesta está repartida entre bandejas de entrada y quien la conoce no está de turno.

Control de precios

Crea una cotización, fija el margen, ve el beneficio

Las tarifas netas llegan de los proveedores y tus reglas deciden el precio de venta de cada canal. Pruébalo con un viaje de ejemplo: cambia el margen o vende a través de un subagente y la cotización se actualiza línea a línea.

Dubái, 4 noches, 2 adultosUSD

Margen

Canal

ConceptoNetoVenta
  • Vuelos de ida y vuelta, 2 pasajeros860963
  • Hotel, 4 noches640717
  • Traslados al aeropuerto90101
  • Safari por el desierto, 2 personas150168
Coste neto
1,740
Total de la cotización
USD 1,949
Comisión del subagente (3%)
- 0
Margen de la agencia
209

Cifras de ejemplo en USD, solo a modo ilustrativo.

  1. Contratos y tarifas netas por proveedor

    Guarda los contratos y tarifas netas de cada proveedor y aplica márgenes por proveedor o producto en lugar de editar precios a mano.

  2. Comisiones en cada reserva de agente

    Cuando vende un subagente, la comisión queda registrada en la reserva, así que los pagos coinciden con lo que realmente se vendió.

  3. La cotización aceptada se convierte en reserva

    Sin volver a escribir: la cotización aceptada pasa a ser la reserva, luego el bono y la factura, en el mismo expediente.

Márgenes, cobros y pagos a proveedores pasan después a Contabilidad para agencias.

Sucursales y agentes

Una agencia, muchos puestos, permisos claros

La oficina central, las sucursales, la venta online y una red B2B de subagentes trabajan en el mismo sistema. Cada persona ve y hace solo lo que su rol permite, y cada subagente reserva contra su propio límite de crédito.

Estructura de ejemplo
Oficina centralPropietario y administrador
Canal onlineWeb B2C y app
Sucursal urbanaVentas presenciales y por teléfono
Departamento B2BRed de subagentes
  • Subagente SA-01Crédito usado3,100 / 5,000
  • Subagente SA-02Cerca del límiteCrédito usado7,400 / 8,000
  • Subagente SA-03Crédito usado900 / 3,000

Elige un rol

Qué puede hacer este rol

  • Crear cotizacionesPermitido
  • Confirmar reservasPermitido
  • Editar reglas de margenPermitido
  • Aprobar reembolsosPermitido
  • Ver informesPermitido
  • Gestionar contratos de proveedoresPermitido
  • Crear cotizacionesPermitido
  • Confirmar reservasPermitido
  • Editar reglas de margenNo permitido
  • Aprobar reembolsosPermitido
  • Ver informesSolo su ámbito
  • Gestionar contratos de proveedoresNo permitido
  • Crear cotizacionesPermitido
  • Confirmar reservasPermitido
  • Editar reglas de margenNo permitido
  • Aprobar reembolsosNo permitido
  • Ver informesSolo su ámbito
  • Gestionar contratos de proveedoresNo permitido
  • Crear cotizacionesNo permitido
  • Confirmar reservasNo permitido
  • Editar reglas de margenNo permitido
  • Aprobar reembolsosPermitido
  • Ver informesPermitido
  • Gestionar contratos de proveedoresNo permitido
  • Crear cotizacionesPermitido
  • Confirmar reservasPermitido
  • Editar reglas de margenNo permitido
  • Aprobar reembolsosNo permitido
  • Ver informesSolo su ámbito
  • Gestionar contratos de proveedoresNo permitido

Una configuración de ejemplo. Adapta los roles a cómo se organiza tu agencia.

Los subagentes trabajan desde su propio portal con su marca: consulta Portal B2B de viajes.

Operaciones

La cola de trabajo que tu equipo abre cada mañana

Las reservas están en estados claros, así que nada se queda esperando en la bandeja de entrada de alguien. Filtra por equipo para ver qué deben resolver hoy ventas, operaciones y finanzas.

Por qué una cola es mejor que una bandeja de entrada

  • Cada reserva tiene un único estado que todos interpretan igual.
  • El estado del pago y del reembolso está junto al del proveedor, no en una hoja aparte.
  • Los cambios quedan registrados en el expediente, así que el relevo entre turnos lleva minutos.
Cola de hoyReservas de ejemplo
  • Q-2051Cotización enviada, esperando al clienteHacer seguimiento o revisar la cotizaciónVentas
  • BK-10482Confirmada, saldo pendienteCobrar el saldo antes del vencimientoFinanzas
  • BK-10477A petición con el proveedorReclamar la confirmación o cambiar de proveedorOperaciones
  • BK-10471Confirmada, bonos sin emitirEmitir los bonos y el itinerarioOperaciones
  • BK-10466Cambio solicitadoRecalcular el precio y confirmar con el clienteVentas
  • BK-10459Cancelada, reembolso pendienteCuadrar el reembolso del proveedor con el del clienteFinanzas
  • BK-10431Viaje realizado, lista para cerrarConciliar y cerrar el expedienteFinanzas

Modelos de negocio

Configurado según cómo vende tu agencia

La misma licencia sirve para una agencia minorista, un turoperador o un DMC. Lo que cambia es qué módulos llevan el peso y quién inicia sesión.

  • 01

    Agencia y OTA

    Tienda B2C y agentes B2B en paralelo, con márgenes, cupones, monederos y mensajes al cliente en torno a cada reserva.

    • Web B2CPrincipal
    • Portal de agentes B2BPrincipal
    • Proveedores de vuelos y hotelesPrincipal
    • Tours y paquetesOpcional
    • Crédito y monederos de agentesPrincipal
    • Facturas y bonosPrincipal
    • Informes por sucursalPrincipal
    Más sobre este modelo:Agencias de viajesAgencias online (OTA)

  • 02

    Turoperador

    Paquetes, salidas, extras y bonos, con coordinación de proveedores y pagos controlados por salida.

    • Web B2CPrincipal
    • Portal de agentes B2BOpcional
    • Proveedores de vuelos y hotelesOpcional
    • Tours y paquetesPrincipal
    • Crédito y monederos de agentesOpcional
    • Facturas y bonosPrincipal
    • Informes por sucursalPrincipal
    Más sobre este modelo:TuroperadoresSoftware para turoperadores

  • 03

    DMC y corporativo

    Contratos de tarifa neta, socios B2B, facturación, sucursales y documentos de viajeros para turismo receptivo o viajes de empresa.

    • Web B2COpcional
    • Portal de agentes B2BPrincipal
    • Proveedores de vuelos y hotelesPrincipal
    • Tours y paquetesPrincipal
    • Crédito y monederos de agentesPrincipal
    • Facturas y bonosPrincipal
    • Informes por sucursalPrincipal
    Más sobre este modelo:DMCViajes corporativos

Comparativa

Sistema de gestión, CRM genérico u hojas de cálculo

Un CRM es bueno con contactos y embudos de venta. No se diseñó en torno a PNR, bonos y tarifas netas de proveedores. Una visión justa de dónde queda cada opción para el trabajo de viajes:

Flujo de trabajo de viajesPHPTRAVELSCRM genéricoHojas de cálculo y correo
De la cotización a la reserva y la facturaIntegradoDesarrollo a medidaManual
Contratos de proveedores y márgenesIntegradoDesarrollo a medidaManual
Itinerarios y bonosIntegradoCon complementosManual
API de GDS, hoteles y toursDisponibleRara vezNo disponible
Subagentes con límites de créditoIntegradoDesarrollo a medidaManual
Portales de marca blancaIntegradoRara vezNo disponible
Código fuente incluidoIntegradoRara vezNo disponible

Los CRM varían mucho y algunos centrados en viajes cubren más. Si tu principal carencia es el CRM, consulta CRM para agencias de viajes.

Sé dueño del sistema con el que trabajas

Una licencia de pago único, autoalojada en tu propio servidor, con el código fuente incluido bajo licencia comercial. Si prefieres no gestionar el servidor, el alojamiento gestionado está disponible como complemento.

¿Presupuestas algo más que la licencia? Guía de costes del software cubre alojamiento, proveedores y personalización.

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  • Startup$2499pago único
  • Agency$4999pago único
  • Enterprise$9999pago único

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre el software de gestión de agencias

Respuestas breves sobre alcance, control de precios, agentes y coste.

Habla con ventas

Es el sistema operativo que hay detrás de una agencia de viajes. Conecta cotizaciones, reservas, bonos, facturas, pagos, reembolsos, proveedores, agentes, fichas de clientes e informes, para que toda la vida de una reserva se gestione en un solo lugar y no repartida entre un CRM, webs de proveedores y hojas de cálculo.

Un motor de reservas se centra en la búsqueda, los precios y el pago. Un sistema de gestión continúa después del pago con documentos, cambios, reembolsos, control de proveedores, permisos de agentes, facturación e informes. PHPTRAVELS incluye la parte de reserva online y la de gestión en una sola plataforma.

Sí. Guardas contratos y tarifas netas por proveedor, aplicas márgenes por proveedor o producto y controlas las comisiones de las reservas hechas por subagentes, así que el margen de cada expediente es visible.

Sí. Puedes crear accesos de agente con sus propios límites de crédito y precios, y dar a socios y subagencias un portal con su marca que reserva en el mismo sistema.

Sí. La tienda B2C, el portal de agentes B2B y la distribución B2B2C son modos de despliegue de la misma licencia de PHPTRAVELS, no productos separados. Vuelos, hoteles, tours, traslados y coches se venden y gestionan desde una sola instalación.

PHPTRAVELS se vende como licencia de pago único: Startup $2499, Agency $4999 y Enterprise $9999. Es autoalojado y el código fuente está incluido. Las tarifas de API de proveedores, el alojamiento y los desarrollos a medida dependen de tu configuración; la página de precios detalla qué incluye cada plan.

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