旅行社管理

旅行社管理软件:管理整个旅行社,而不只是结账

PHPTRAVELS 将报价、预订、供应商加价、分销代理信用额度、凭证、发票和退款关联到同一条预订记录,让每个分店的销售、运营和财务都基于同一份档案工作。

  • 从报价到预订再到发票
  • 净价、加价与佣金
  • 分店、角色与分销代理
  • 自托管,附带源代码

范围

旅行社管理软件涵盖哪些内容

预订引擎负责搜索和结账。旅行社管理软件则从第一次咨询一直跟进到最终报表,而这正是旅行社花费大部分工时的地方。

搜索、定价和支付属于旅游预订软件的工作。管理层负责售后让行程保持正确:变更、文件、双向往来款项,以及谁做了什么的记录。

各类工具在哪些环节保存预订

通用 CRM

  • 咨询: 内置
  • 报价: 部分支持或需插件
  • 预订: 不在工具内
  • 付款: 不在工具内
  • 凭证与机票: 不在工具内
  • 变更与退款: 不在工具内
  • 开票: 不在工具内
  • 报表: 不在工具内

预订引擎

  • 咨询: 不在工具内
  • 报价: 不在工具内
  • 预订: 内置
  • 付款: 内置
  • 凭证与机票: 部分支持或需插件
  • 变更与退款: 不在工具内
  • 开票: 不在工具内
  • 报表: 不在工具内

PHPTRAVELS

  • 咨询: 内置
  • 报价: 内置
  • 预订: 内置
  • 付款: 内置
  • 凭证与机票: 内置
  • 变更与退款: 内置
  • 开票: 内置
  • 报表: 内置
  • 内置
  • 部分支持或需插件
  • 不在工具内

这是典型覆盖范围,并非定律:部分 CRM 和引擎会增加模块或集成。关键在于预订记录存放在哪里。

分散工具之间会漏掉什么

  • 重复录入

    同样的旅客姓名、日期和价格,要分别录入 CRM、供应商网站、发票模板和电子表格。

  • 看不见的利润

    加价在一处,供应商成本在另一处,直到月底才有人知道每份档案的真实利润。

  • 没有统一的历史记录

    客户来电询问变更时,答案散落在各个收件箱里,而知情的同事恰好不在班。

价格控制

生成报价,设定加价,看清利润

净价来自供应商,您的规则决定每个渠道的售价。用示例行程试试:调整加价或改为通过分销代理销售,报价会逐行更新。

迪拜,4 晚,2 位成人USD

加价

渠道

项目净价售价
  • 往返机票,2 位旅客860963
  • 酒店,4 晚640717
  • 机场接送90101
  • 沙漠探险,2 人150168
净成本
1,740
报价总额
USD 1,949
分销代理佣金(3%)
- 0
旅行社利润
209

示例金额以 USD 计,仅供说明。

  1. 按供应商管理合同与净价

    保存供应商合同和净价,再按供应商或产品应用加价,无需手动修改价格。

  2. 每笔代理预订都记录佣金

    分销代理成交时,佣金记录在预订上,结算金额与实际销售一致。

  3. 确认的报价直接变成预订

    无需重新录入:确认的报价在同一记录上依次变成预订、凭证和发票。

利润、应收款和供应商应付款随后流入旅行社会计软件。

分店与代理

一家旅行社,多个柜台,权限清晰

总部、分店、线上销售和 B2B 分销代理网络在同一系统中工作。每个人只能查看和操作其角色允许的内容,每个分销代理都在自己的信用额度内预订。

示例架构
总部所有者与管理员
线上部门B2C 网站与应用
城市分店门店与电话销售
B2B 部门分销代理网络
  • 分销代理 SA-01已用额度3,100 / 5,000
  • 分销代理 SA-02接近上限已用额度7,400 / 8,000
  • 分销代理 SA-03已用额度900 / 3,000

选择角色

该角色可以做什么

  • 创建报价允许
  • 确认预订允许
  • 编辑加价规则允许
  • 审批退款允许
  • 查看报表允许
  • 管理供应商合同允许
  • 创建报价允许
  • 确认预订允许
  • 编辑加价规则不允许
  • 审批退款允许
  • 查看报表仅限自身范围
  • 管理供应商合同不允许
  • 创建报价允许
  • 确认预订允许
  • 编辑加价规则不允许
  • 审批退款不允许
  • 查看报表仅限自身范围
  • 管理供应商合同不允许
  • 创建报价不允许
  • 确认预订不允许
  • 编辑加价规则不允许
  • 审批退款允许
  • 查看报表允许
  • 管理供应商合同不允许
  • 创建报价允许
  • 确认预订允许
  • 编辑加价规则不允许
  • 审批退款不允许
  • 查看报表仅限自身范围
  • 管理供应商合同不允许

这只是一个示例配置,请根据贵社的组织方式设置角色。

分销代理通过自己的品牌门户工作:请参阅B2B旅游门户。

运营

团队每天早上打开的工作队列

每笔预订都处于清晰的状态,不会滞留在某人的收件箱里。按团队筛选,查看销售、运营和财务今天需要处理的事项。

为什么队列胜过收件箱

  • 每笔预订只有一个状态,所有人理解一致。
  • 付款和退款状态与供应商状态并列显示,而不是在另一张表里。
  • 变更都记录在档案上,交接班只需几分钟。
今日队列示例预订
  • Q-2051报价已发送,等待客户回复跟进或修改报价销售
  • BK-10482已确认,尾款未付在到期日前收取尾款财务
  • BK-10477向供应商申请中催促确认或更换供应商运营
  • BK-10471已确认,凭证未出出具凭证和行程单运营
  • BK-10466客户申请变更重新计价并与客户确认销售
  • BK-10459已取消,退款待处理核对供应商退款与客户退款财务
  • BK-10431已出行,可结案对账并关闭档案财务

业务模式

按您旅行社的销售方式配置

同一份许可证可用于零售旅行社、旅游运营商或 DMC。不同的只是哪些模块承担主要工作,以及谁来登录。

  • 01

    旅行社与 OTA

    B2C 店面与 B2B 代理并行,每笔预订都配有加价、优惠券、钱包和客户消息。

    • B2C 网站核心
    • B2B 代理门户核心
    • 机票和酒店供应商核心
    • 旅游线路与套餐可选
    • 代理信用额度与钱包核心
    • 发票与凭证核心
    • 分店报表核心
    了解该模式:旅行社在线旅行社
  • 02

    旅游运营商

    套餐、团期、附加项和凭证,按团期跟踪供应商协调和付款。

    • B2C 网站核心
    • B2B 代理门户可选
    • 机票和酒店供应商可选
    • 旅游线路与套餐核心
    • 代理信用额度与钱包可选
    • 发票与凭证核心
    • 分店报表核心
  • 03

    DMC 与企业差旅

    净价合同、B2B 合作伙伴、开票、分店和旅客文件,适用于入境游或企业出行。

    • B2C 网站可选
    • B2B 代理门户核心
    • 机票和酒店供应商核心
    • 旅游线路与套餐核心
    • 代理信用额度与钱包核心
    • 发票与凭证核心
    • 分店报表核心
    了解该模式:DMC差旅管理

对比

管理系统、通用 CRM 还是电子表格

CRM 擅长管理联系人和销售漏斗,但并非围绕 PNR、凭证和供应商净价设计。以下是各选项在旅游业务中的客观对比:

旅游业务流程PHPTRAVELS通用 CRM电子表格与邮件
从报价到预订再到发票内置需定制开发手动
供应商合同与加价内置需定制开发手动
行程单与凭证内置通过插件手动
GDS、酒店和旅游 API可用很少不可用
带信用额度的分销代理内置需定制开发手动
白标门户内置很少不可用
附带源代码内置很少不可用

CRM 差异很大,部分专注旅游的 CRM 覆盖更多功能。如果您主要缺的是 CRM,请参阅旅行社 CRM。

拥有您所使用的系统

一次性许可证,自托管在您自己的服务器上,并在商业许可下附带源代码。如果您不想自行运维服务器,可另购托管服务。

预算不止许可证?软件成本指南涵盖托管、供应商和定制开发。

  • Startup$2499一次性
  • Agency$4999一次性
  • Enterprise$9999一次性

常见问题

关于旅行社管理软件的问题

关于范围、价格控制、代理和费用的简短解答。

联系销售

它是旅行社背后的运营系统,将报价、预订、凭证、发票、付款、退款、供应商、代理、客户档案和报表连接起来,使一笔预订的整个生命周期都在一个地方处理,而不是分散在 CRM、供应商网站和电子表格之间。

预订引擎侧重搜索、定价和结账。管理系统在结账之后继续处理文件、变更、退款、供应商控制、代理权限、开票和报表。PHPTRAVELS 在一个平台中同时包含在线预订和管理两部分。

可以。您可以按供应商保存合同和净价,按供应商或产品应用加价,并跟踪分销代理预订的佣金,从而看清每份档案的利润。

支持。您可以为代理创建带独立信用额度和价格的登录账号,并为合作伙伴和下级旅行社提供品牌门户,预订直接进入同一系统。

适合。B2C 店面、B2B 代理门户和 B2B2C 分销是同一 PHPTRAVELS 许可证的不同部署模式,而不是独立产品。机票、酒店、旅游线路、接送和租车都可以在同一套安装中销售和管理。

PHPTRAVELS 以一次性许可证出售:Startup $2499、Agency $4999、Enterprise $9999。系统自托管并附带源代码。供应商 API 费用、托管和定制开发取决于您的配置;价格页面列出了各方案包含的内容。