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Reisebüro-Verwaltung

Reisebüro-Verwaltungssoftware, die das ganze Reisebüro steuert, nicht nur den Checkout

PHPTRAVELS verbindet Angebote, Buchungen, Lieferantenaufschläge, Subagenten-Kredit, Voucher, Rechnungen und Erstattungen mit einem Buchungsdatensatz, damit Vertrieb, Operations und Buchhaltung in jeder Filiale an derselben Akte arbeiten.

  • Vom Angebot zur Buchung zur Rechnung
  • Nettopreise, Aufschläge und Provisionen
  • Filialen, Rollen und Subagenten
  • Selbst gehostet, Quellcode inklusive

Umfang

Was Reisebüro-Verwaltungssoftware abdeckt

Eine Buchungsmaschine übernimmt Suche und Checkout. Reisebüro-Verwaltungssoftware begleitet dieselbe Buchung von der ersten Anfrage bis zum letzten Bericht, und genau dort verbringt ein Reisebüro die meisten Stunden.

Suche, Preisbildung und Zahlung sind Aufgabe von Reisebuchungssoftware. Die Verwaltungsebene hält die Reise nach dem Verkauf in Ordnung: Änderungen, Dokumente, offene Beträge in beide Richtungen und ein Protokoll, wer was getan hat.

Wo jedes Werkzeug die Buchung führt

Allgemeines CRM

  • Anfrage: Integriert
  • Angebot: Teilweise oder per Add-on
  • Buchung: Außerhalb des Werkzeugs
  • Zahlung: Außerhalb des Werkzeugs
  • Voucher und Tickets: Außerhalb des Werkzeugs
  • Änderungen und Erstattungen: Außerhalb des Werkzeugs
  • Rechnungsstellung: Außerhalb des Werkzeugs
  • Berichte: Außerhalb des Werkzeugs

Buchungsmaschine

  • Anfrage: Außerhalb des Werkzeugs
  • Angebot: Außerhalb des Werkzeugs
  • Buchung: Integriert
  • Zahlung: Integriert
  • Voucher und Tickets: Teilweise oder per Add-on
  • Änderungen und Erstattungen: Außerhalb des Werkzeugs
  • Rechnungsstellung: Außerhalb des Werkzeugs
  • Berichte: Außerhalb des Werkzeugs

PHPTRAVELS

  • Anfrage: Integriert
  • Angebot: Integriert
  • Buchung: Integriert
  • Zahlung: Integriert
  • Voucher und Tickets: Integriert
  • Änderungen und Erstattungen: Integriert
  • Rechnungsstellung: Integriert
  • Berichte: Integriert
  • Integriert
  • Teilweise oder per Add-on
  • Außerhalb des Werkzeugs

Typische Abdeckung, keine feste Regel: Manche CRMs und Buchungsmaschinen ergänzen Module oder Integrationen. Entscheidend ist, wo der Buchungsdatensatz liegt.

Was zwischen getrennten Werkzeugen verloren geht

  • Doppelte Eingabe

    Dieselben Reisendennamen, Daten und Preise werden in ein CRM, eine Lieferantenseite, eine Rechnungsvorlage und eine Tabelle getippt.

  • Unsichtbare Marge

    Aufschläge liegen an einer Stelle, Lieferantenkosten an einer anderen, also sieht niemand den echten Gewinn einer Akte vor Monatsende.

  • Keine gemeinsame Historie

    Ruft ein Kunde wegen einer Änderung an, ist die Antwort über Postfächer verteilt und die Person, die Bescheid weiß, hat frei.

Preissteuerung

Angebot erstellen, Aufschlag setzen, Marge sehen

Nettopreise kommen von den Lieferanten, Ihre Regeln bestimmen den Verkaufspreis je Kanal. Testen Sie es an einer Beispielreise: Ändern Sie den Aufschlag oder verkaufen Sie über einen Subagenten, und das Angebot aktualisiert sich Zeile für Zeile.

Dubai, 4 Nächte, 2 ErwachseneUSD

Aufschlag

Kanal

PositionNettoVerkauf
  • Hin- und Rückflug, 2 Reisende860963
  • Hotel, 4 Nächte640717
  • Flughafentransfers90101
  • Wüstensafari, 2 Gäste150168
Nettokosten
1,740
Angebotssumme
USD 1,949
Subagenten-Provision (3%)
- 0
Marge des Reisebüros
209

Beispielwerte in USD, nur zur Veranschaulichung.

  1. Verträge und Nettopreise je Lieferant

    Hinterlegen Sie Lieferantenverträge und Nettopreise und wenden Sie Aufschläge je Lieferant oder Produkt an, statt Preise von Hand zu ändern.

  2. Provisionen auf jeder Agentenbuchung

    Verkauft ein Subagent, wird die Provision an der Buchung erfasst, sodass Auszahlungen zum tatsächlichen Umsatz passen.

  3. Das angenommene Angebot wird zur Buchung

    Kein Abtippen: Das angenommene Angebot wird im selben Datensatz zur Reservierung, dann zu Voucher und Rechnung.

Margen, Forderungen und Lieferantenverbindlichkeiten fließen anschließend in Reisebüro-Buchhaltung.

Filialen und Agenten

Ein Reisebüro, viele Schalter, klare Rechte

Zentrale, Filialen, Online-Vertrieb und ein B2B-Netz aus Subagenten arbeiten im selben System. Jede Person sieht und tut nur, was ihre Rolle erlaubt, und jeder Subagent bucht innerhalb seines eigenen Kreditlimits.

Beispielstruktur
ZentraleInhaber und Admin
Online-VertriebB2C-Website und App
StadtfilialeLaufkundschaft und Telefonverkauf
B2B-AbteilungSubagenten-Netz
  • Subagent SA-01Genutzter Kredit3,100 / 5,000
  • Subagent SA-02Nahe am LimitGenutzter Kredit7,400 / 8,000
  • Subagent SA-03Genutzter Kredit900 / 3,000

Rolle wählen

Was diese Rolle darf

  • Angebote erstellenErlaubt
  • Buchungen bestätigenErlaubt
  • Aufschlagsregeln bearbeitenErlaubt
  • Erstattungen freigebenErlaubt
  • Berichte einsehenErlaubt
  • Lieferantenverträge verwaltenErlaubt
  • Angebote erstellenErlaubt
  • Buchungen bestätigenErlaubt
  • Aufschlagsregeln bearbeitenNicht erlaubt
  • Erstattungen freigebenErlaubt
  • Berichte einsehenNur eigener Bereich
  • Lieferantenverträge verwaltenNicht erlaubt
  • Angebote erstellenErlaubt
  • Buchungen bestätigenErlaubt
  • Aufschlagsregeln bearbeitenNicht erlaubt
  • Erstattungen freigebenNicht erlaubt
  • Berichte einsehenNur eigener Bereich
  • Lieferantenverträge verwaltenNicht erlaubt
  • Angebote erstellenNicht erlaubt
  • Buchungen bestätigenNicht erlaubt
  • Aufschlagsregeln bearbeitenNicht erlaubt
  • Erstattungen freigebenErlaubt
  • Berichte einsehenErlaubt
  • Lieferantenverträge verwaltenNicht erlaubt
  • Angebote erstellenErlaubt
  • Buchungen bestätigenErlaubt
  • Aufschlagsregeln bearbeitenNicht erlaubt
  • Erstattungen freigebenNicht erlaubt
  • Berichte einsehenNur eigener Bereich
  • Lieferantenverträge verwaltenNicht erlaubt

Eine Beispielkonfiguration. Passen Sie die Rollen an die Organisation Ihres Reisebüros an.

Subagenten arbeiten in ihrem eigenen Portal mit eigenem Branding: siehe B2B-Reiseportal.

Operations

Die Arbeitsliste, die Ihr Team jeden Morgen öffnet

Buchungen haben klare Status, nichts bleibt in einem Postfach liegen. Filtern Sie nach Team und sehen Sie, was Vertrieb, Operations und Buchhaltung heute erledigen müssen.

Warum eine Liste besser ist als ein Postfach

  • Jede Buchung hat genau einen Status, den alle gleich lesen.
  • Zahlungs- und Erstattungsstatus stehen neben dem Lieferantenstatus, nicht in einer separaten Tabelle.
  • Änderungen werden am Datensatz protokolliert, so dauert eine Schichtübergabe nur Minuten.
Heutige ListeBeispielbuchungen
  • Q-2051Angebot gesendet, Kunde antwortet noch nichtNachfassen oder Angebot überarbeitenVertrieb
  • BK-10482Bestätigt, Restzahlung offenRestbetrag vor Fälligkeit einziehenBuchhaltung
  • BK-10477Auf Anfrage beim LieferantenBestätigung anmahnen oder Lieferant wechselnOperations
  • BK-10471Bestätigt, Voucher nicht ausgestelltVoucher und Reiseplan ausstellenOperations
  • BK-10466Änderung angefragtNeu kalkulieren und mit dem Kunden bestätigenVertrieb
  • BK-10459Storniert, Erstattung offenLieferantenerstattung mit Kundenerstattung abgleichenBuchhaltung
  • BK-10431Reise beendet, bereit zum AbschlussAbstimmen und Akte schließenBuchhaltung

Geschäftsmodelle

Eingerichtet für die Art, wie Ihr Reisebüro verkauft

Dieselbe Lizenz betreibt ein Reisebüro, einen Reiseveranstalter oder eine DMC. Was sich ändert: welche Module die Hauptlast tragen und wer sich anmeldet.

  • 01

    Reisebüro und OTA

    B2C-Shop und B2B-Agenten nebeneinander, mit Aufschlägen, Gutscheinen, Wallets und Kundennachrichten rund um jede Buchung.

    • B2C-WebsiteKern
    • B2B-AgentenportalKern
    • Flug- und HotellieferantenKern
    • Touren und PaketeOptional
    • Agentenkredit und WalletsKern
    • Rechnungen und VoucherKern
    • FilialberichteKern
    Mehr zu diesem Modell:ReisebürosOnline-Reisebüros

  • 02

    Reiseveranstalter

    Pakete, Abreisetermine, Zusatzleistungen und Voucher, mit Lieferantenabstimmung und Zahlungen je Termin.

    • B2C-WebsiteKern
    • B2B-AgentenportalOptional
    • Flug- und HotellieferantenOptional
    • Touren und PaketeKern
    • Agentenkredit und WalletsOptional
    • Rechnungen und VoucherKern
    • FilialberichteKern
    Mehr zu diesem Modell:ReiseveranstalterReiseveranstalter-Software

  • 03

    DMC und Firmenreisen

    Nettopreisverträge, B2B-Partner, Rechnungen, Filialen und Reisedokumente für Incoming oder Geschäftsreisen.

    • B2C-WebsiteOptional
    • B2B-AgentenportalKern
    • Flug- und HotellieferantenKern
    • Touren und PaketeKern
    • Agentenkredit und WalletsKern
    • Rechnungen und VoucherKern
    • FilialberichteKern
    Mehr zu diesem Modell:DMCsGeschäftsreisen

Vergleich

Verwaltungssystem, allgemeines CRM oder Tabellen

Ein CRM ist gut bei Kontakten und Pipelines. Gebaut wurde es aber nicht rund um PNR, Voucher und Lieferanten-Nettopreise. Ein fairer Blick darauf, wo jede Option bei Reisearbeit steht:

Reise-WorkflowPHPTRAVELSAllgemeines CRMTabellen und E-Mail
Vom Angebot zur Buchung zur RechnungIntegriertIndividuelle EntwicklungManuell
Lieferantenverträge und AufschlägeIntegriertIndividuelle EntwicklungManuell
Reisepläne und VoucherIntegriertÜber Add-onsManuell
GDS-, Hotel- und Touren-APIVerfügbarSeltenNicht verfügbar
Subagenten mit KreditlimitsIntegriertIndividuelle EntwicklungManuell
White-Label-PortaleIntegriertSeltenNicht verfügbar
Quellcode inklusiveIntegriertSeltenNicht verfügbar

CRMs unterscheiden sich stark, und manche Reise-CRMs decken mehr ab. Ist die CRM-Seite Ihre größte Lücke, siehe Reisebüro-CRM.

Das System besitzen, mit dem Sie arbeiten

Eine einmalige Lizenz, selbst gehostet auf Ihrem eigenen Server, mit Quellcode unter kommerzieller Lizenz. Wenn Sie den Server nicht selbst betreiben möchten, gibt es Managed Hosting als Add-on.

Budget über die Lizenz hinaus? Ratgeber Softwarekosten behandelt Hosting, Lieferanten und Anpassungen.

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  • Startup$2499einmalig
  • Agency$4999einmalig
  • Enterprise$9999einmalig

FAQ

Fragen zur Reisebüro-Verwaltungssoftware

Kurze Antworten zu Umfang, Preissteuerung, Agenten und Kosten.

Vertrieb kontaktieren

Es ist das operative System hinter einem Reisebüro. Es verbindet Angebote, Buchungen, Voucher, Rechnungen, Zahlungen, Erstattungen, Lieferanten, Agenten, Kundendaten und Berichte, sodass der gesamte Lebenszyklus einer Buchung an einem Ort läuft statt verteilt über CRM, Lieferantenseiten und Tabellen.

Eine Buchungsmaschine konzentriert sich auf Suche, Preise und Checkout. Ein Verwaltungssystem geht nach dem Checkout weiter: Dokumente, Änderungen, Erstattungen, Lieferantensteuerung, Agentenrechte, Rechnungen und Berichte. PHPTRAVELS vereint Online-Buchung und Verwaltung in einer Plattform.

Ja. Sie hinterlegen Verträge und Nettopreise je Lieferant, setzen Aufschläge je Lieferant oder Produkt und verfolgen Provisionen auf Buchungen von Subagenten, sodass die Marge jeder Akte sichtbar ist.

Ja. Sie können Agentenzugänge mit eigenen Kreditlimits und Preisen anlegen und Partnern sowie Unteragenturen ein Portal mit eigenem Branding geben, das im selben System bucht.

Ja. B2C-Shop, B2B-Agentenportal und B2B2C-Vertrieb sind Einsatzarten derselben PHPTRAVELS-Lizenz, keine getrennten Produkte. Flüge, Hotels, Touren, Transfers und Mietwagen lassen sich aus einer Installation verkaufen und verwalten.

PHPTRAVELS wird als einmalige Lizenz verkauft: Startup $2499, Agency $4999 und Enterprise $9999. Sie wird selbst gehostet, der Quellcode ist enthalten. Gebühren für Lieferanten-APIs, Hosting und individuelle Entwicklung hängen von Ihrem Setup ab; die Preisseite zeigt, was jedes Paket enthält.

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