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Software para DMC

Sistema de gestión de destinos para DMC que calculan, venden y operan servicios en destino

Un sistema de gestión de destinos es el software que usa una DMC para calcular el coste de programas de grupo, gestionar contratos con proveedores y vender servicios en destino a agentes. PHPTRAVELS reúne traslados, excursiones, hoteles, guías y comidas en una sola hoja de costes y la convierte en presupuesto, reserva y factura.

  • Hojas de costes de grupo
  • Contratos directos con proveedores
  • Portal de agentes y API
  • Facturas en varias divisas

Costes de servicios en destino

Calcule un programa de grupo de cinco días línea a línea

Cada servicio de un expediente de grupo tiene un día, un proveedor, un coste neto y un margen. Cambie el tamaño del grupo y vea cómo varía el precio por persona: autocares y guías se pagan por grupo, habitaciones y entradas por persona.

Expediente de grupo: Estambul y Capadocia, 5 díasUSDTamaño del grupo
Calcule un programa de grupo de cinco días línea a línea
DíaServicioProveedorCoste netoMargenVentaTotal acumulado
Día 1Traslado de llegada, aeropuerto IST al hotelPor grupo · 420Empresa de autocares, 46 plazas42015%483483
Hotel en la Ciudad Vieja, 2 noches, habitación doble, desayunoPor persona · 140Hotel boutique, Sultanahmet3,36012%3,7634,246
Día 2Guía de día completo por la Ciudad Vieja, en inglésPor grupo · 180Guía oficial18015%2074,453
Entradas a palacios y museosPor persona · 45Taquilla de museos1,0808%1,1665,619
Crucero con cena por el BósforoPor persona · 55Operador de cruceros1,32020%1,5847,203
Día 3Traslado del aeropuerto de Kayseri a CapadociaPor grupo · 380Empresa de traslados, Kayseri38015%4377,640
Hotel cueva, 2 noches, media pensiónPor persona · 160Hotel cueva, Göreme3,84012%4,30111,941
Día 4Vuelo en globo al amanecerPor persona · 210Operador de globos5,04010%5,54417,485
Excursión por los valles con autocar y guíaPor grupo · 520Proveedor de excursiones52018%61418,099
Almuerzo de menú en AvanosPor persona · 18Restaurante local43225%54018,639
Día 5Traslado de salida al aeropuerto de KayseriPor grupo · 220Empresa de traslados, Kayseri22015%25318,892
Coste neto total
USD16,792
Venta total
USD18,892
Beneficio bruto
USD2,100
Precio por persona
USD788

Pantalla de ejemplo. Los nombres de proveedores, tarifas y márgenes son ilustrativos.

Los costes de grupo se reparten, los de persona se multiplican
Un autocar cuesta lo mismo para 16 que para 32 clientes, así que un grupo mayor reduce el precio por persona. Habitaciones, entradas y comidas crecen con cada cliente.
Un margen en cada línea
Defina un margen distinto por servicio. Los hoteles suelen llevar menos que las excursiones, y la hoja muestra el beneficio antes de enviar el presupuesto.
Los vuelos quedan aparte
La mayoría de las DMC venden solo servicios de tierra. Los vuelos nacionales o internacionales se pueden añadir desde el módulo de vuelos cuando un agente los pide.

Servicios y proveedores

Cinco servicios en destino, tres formas de contratarlos

Una DMC rara vez compra todos los servicios de la misma manera. Los hoteles pueden venir de sus propios contratos o de un mayorista, mientras que guías y comidas casi siempre son acuerdos locales. El sistema mantiene cada fuente junto a las demás.

Cinco servicios en destino, tres formas de contratarlos
ServicioPrecio porContrato directoExtranet del proveedorProveedor XML o API
TrasladosVehículo, por traslado o por horaTarifas por tipo de vehículo y zonaEl proveedor actualiza sus propias tarifasContenido de traslados en tiempo real de proveedores conectados
ExcursionesPersona, con tarifas de niño y de grupoTemporadas, salidas y tarifas de niñoEl proveedor gestiona su propia disponibilidadTours y entradas de proveedores de actividades
HotelesHabitación por noche, por temporada y régimenTemporadas, cupos, condiciones y cierres de ventaEl hotel actualiza tarifas y ofertasLas habitaciones de mayoristas cubren las fechas no contratadas
GuíasDía o medio día, por idiomaTarifas diarias añadidas como línea de servicioNo se usa para este servicioNo se usa para este servicio
ComidasCubierto, por menúPrecios de menú añadidos como línea de servicioNo se usa para este servicioNo se usa para este servicio

Relacionado:Tecnología de traslados al aeropuertoTours y actividadesLista de proveedores XML API de viajes

Definición

Qué hace un sistema de gestión de destinos

Una empresa de gestión de destinos, o DMC, es el socio local que opera un viaje sobre el terreno. Turoperadores y agencias extranjeras le envían grupos y viajeros individuales, y la DMC reserva los hoteles, recibe los vuelos, contrata autocares y guías y se asegura de que cada servicio se preste el día correcto.

Un sistema de gestión de destinos es el software detrás de ese trabajo. Guarda lo negociado con los proveedores locales, añade contenido de mayoristas, prepara el cálculo de costes de cada solicitud y mantiene el expediente al día hasta que se paga el último traslado. Sin él, la misma tarifa se escribe en una hoja de cálculo, un presupuesto, un correo y una factura, y cada copia puede desviarse.

En PHPTRAVELS la misma instalación gestiona sus contratos, sus presupuestos y sus canales de venta. Los agentes reservan desde un portal B2B, los clientes directos desde su web y los socios a través de su propia API.

TuroperadoresMayoristas B2BBack office para turoperadores

En resumen
Lo usan
DMC receptivas, agentes de handling, turoperadores y agencias de eventos
Contiene
Contratos con proveedores, temporadas, cupos, condiciones y ofertas
Genera
Hojas de costes, presupuestos, paquetes y salidas garantizadas
Vende a
Agentes extranjeros, turoperadores, empresas y clientes directos
Emite
Bonos, programas de viaje, órdenes de servicio y facturas
En PHPTRAVELS
Alojamiento propio, código fuente incluido, licencia de pago único

Flujo de trabajo

De la solicitud del agente al pago al proveedor

Un expediente de grupo pasa por ventas, operaciones y finanzas. Cada paso trabaja sobre el mismo registro, así que nadie vuelve a teclear una tarifa o un nombre.

Ventas

  1. 01SolicitudUn agente envía fechas, tamaño del grupo y preferencias. La solicitud se registra y se asigna a un miembro del equipo.
  2. 02Cálculo de costesEl asesor monta el programa día a día y elige proveedor y margen para cada servicio.
  3. 03PresupuestoEl cálculo se convierte en un presupuesto en la divisa del agente, con precio por persona y servicios incluidos.

Operaciones

  1. 04ConfirmaciónCuando el agente acepta, el presupuesto pasa a ser una reserva y los servicios se solicitan a cada proveedor.
  2. 05Rooming y nombresNombres, tipos de habitación y necesidades especiales llegan del agente y se añaden a la reserva.
  3. 06Bonos y programa de viajeLos bonos van a los proveedores y un programa día a día va al agente y al guía.

Finanzas

  1. 07Factura y cobroEl agente recibe una factura y los cobros se registran en el expediente.
  2. 08Liquidación a proveedoresLo que debe a cada proveedor aparece junto a lo que pagó el agente, así el beneficio real del expediente queda claro.

Contabilidad para agencias

Reglas de precios

Una tarifa neta, un precio distinto para cada canal

Contrata un servicio una sola vez. Después, las reglas de margen deciden lo que ve cada comprador, de modo que un agente, un cliente directo y un socio API obtienen su propio precio a partir del mismo coste neto.

Reglas que puede definir

  • Por proveedor, servicio, destino, agente o canal
  • Como importe fijo o porcentaje
  • Tarifas de temporada y ofertas del contrato
  • Conversión automática a la divisa del comprador
  • Impuestos aplicados en cada factura

Monedero B2B para agentes

Vista previa del precio

Excursión por los valles, por persona

Coste neto–
Regla aplicadaMargen de agente, 12%
Precio mostrado–
Regla aplicadaMargen B2C, 25%
Precio mostrado–
Regla aplicadaMargen de socio, 8%
Precio mostrado–

Pantalla de ejemplo. Las tarifas y los márgenes son ilustrativos.

Compare enfoques

Hojas de cálculo y correo, o un sistema de gestión de destinos

Muchas DMC empiezan con hojas de cálculo, y funcionan con pocos expedientes al mes. Empiezan a fallar cuando varias personas presupuestan a la vez.

  • Hoja de cálculo y correoLas tarifas se copian de los contratos a cada nuevo presupuestoSistema de gestión de destinosLas tarifas se cargan una vez y las usa cada presupuesto
  • Hoja de cálculo y correoEl cupo se comprueba escribiendo al hotelSistema de gestión de destinosCupos y cierres de venta están en el contrato
  • Hoja de cálculo y correoVarias versiones de un presupuesto circulan por correoSistema de gestión de destinosUn expediente reúne el presupuesto, la reserva y su historial
  • Hoja de cálculo y correoBonos y facturas se escriben a manoSistema de gestión de destinosBonos y facturas se generan desde la reserva
  • Hoja de cálculo y correoLos agentes esperan una respuesta para ver un precioSistema de gestión de destinosLos agentes cotizan y reservan solos en el portal B2B
  • Hoja de cálculo y correoEl beneficio por expediente se conoce al terminar la temporadaSistema de gestión de destinosEl beneficio por expediente se ve antes de confirmar

Primeros pasos

Qué preparar antes de migrar su DMC

La migración se basa sobre todo en datos que ya tiene. Reúna lo siguiente y la configuración será rápida.

  • Sus contratos con proveedoresTarifas de hoteles, traslados y excursiones con temporadas y condiciones. Los archivos Excel se pueden cargar de forma masiva.
  • Cuentas de proveedoresCredenciales de los mayoristas o proveedores de actividades que desee conectar.
  • Su política de márgenesMárgenes por tipo de servicio y canal, y tarifas específicas por agente.
  • Su lista de agentesAgentes asociados con su divisa, condiciones de crédito y persona de contacto.
  • Plantillas de documentosSu logotipo y textos para bonos, programas de viaje y facturas.
  • Equipo y funcionesQuién recibe las solicitudes, quién calcula los costes y quién confirma con los proveedores.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre sistemas de gestión de destinos

Lo que preguntan las DMC antes de llevar costes, contratos y ventas a un solo sistema.

Habla con ventas

Es el software que usa una empresa de gestión de destinos para dirigir su negocio: contratos con proveedores, cálculo de costes de programas de grupo e individuales, presupuestos, reservas, bonos, facturas y pagos a proveedores, todo en un único registro por expediente.

Sí, ambos nombres describen el mismo tipo de sistema. Sistema de gestión de destinos nombra la plataforma, y software para DMC nombra a quién lo usa.

Cada servicio es una línea con un día, un proveedor, un coste neto y un margen. Los servicios con precio por grupo, como autocares y guías, se reparten entre los clientes, y los servicios con precio por persona se multiplican por el tamaño del grupo. La hoja muestra la venta total, el beneficio y el precio por persona.

Sí. Los contratos directos y los proveedores XML o API conectados aparecen uno junto al otro, así puede usar su propia tarifa cuando la tenga y cubrir los huecos con un mayorista.

Sí. Los agentes asociados disponen de un portal B2B con sus propias tarifas y divisa, y los socios más grandes pueden conectarse a su inventario a través de su propia API.

Sí. Tarifas, presupuestos y facturas se convierten automáticamente entre divisas, y los impuestos se aplican según sus reglas.

Las licencias empiezan en como pago único, con el código fuente incluido. El alojamiento y los contratos con proveedores corren de su cuenta. La página de precios compara los planes.

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