Demo langsung

Back office untuk operator tur

Software back office untuk operator tur yang mengelola pemasok, dokumen, dan uang

Setiap pemesanan menjadi satu berkas berisi layanan, purchase order ke pemasok, voucher, faktur, pembayaran, dan margin, sehingga tim penjualan, operasional, dan keuangan bekerja dari catatan yang sama, bukan dari kotak masuk dan spreadsheet.

  • Satu berkas per pemesanan
  • Purchase order ke pemasok
  • Voucher dan faktur
  • Piutang, utang, dan margin

Berkas pemesanan

Apa yang disimpan software back office untuk operator tur di satu tempat

Pemesanan tur jarang hanya satu produk. Tur tujuh malam bisa berisi tiga hotel, kemah gurun, transfer, dan pemandu, masing-masing dari pemasok berbeda dengan tenggat dan syarat pembayaran sendiri. Back office menyimpan semuanya dalam satu berkas pemesanan.

Penjualan melihat apa yang dibeli pelanggan dan berapa yang masih terutang. Operasional melihat pemasok mana yang sudah mengonfirmasi. Keuangan melihat apa yang sudah diterima, apa yang terutang ke pemasok, dan berapa yang benar-benar dihasilkan pemesanan itu. Ubah satu baris sekali, maka voucher, faktur, dan margin ikut menyesuaikan.

Dibuat untuk
Operator tur, DMC, wholesaler, dan agen yang menjual paket
Menggantikan
Utas email dengan pemasok, spreadsheet biaya, dan voucher buatan tangan
Lisensi
Di server Anda sendiri, kode sumber disertakan

Mencari jadwal keberangkatan, itinerary, dan penjualan tur online?Software tour operatorTur & aktivitas

Berkas pemesananBK-24817Sedang berjalan

Kota-kota kekaisaran Maroko, 7 malam

2 dewasa, pelanggan langsung2026-03-14 → 2026-03-21

  • Hotel di Marrakesh, 3 malamHotel kota, tarif kontrakTerkonfirmasi
  • Riad di Fes, 2 malamRiad, allotmentTerkonfirmasi
  • Kemah gurun di Merzouga, 1 malamPengelola kemah, berdasarkan permintaanMenunggu balasan
  • Transfer privat, 4 ruteMitra transportasiTerkonfirmasi
  • Pemandu berlisensi, 2 hariPemandu lepasPO terkirim
  • PO-3101Hotel di Marrakesh, 3 malamTerkonfirmasi
  • PO-3102Riad di Fes, 2 malamTerkonfirmasi
  • PO-3103Kemah gurun di Merzouga, 1 malamMenunggu balasan
  • PO-3104Transfer privat, 4 ruteTerkonfirmasi
  • PO-3105Pemandu berlisensi, 2 hariPO terkirim
  • Voucher pemasokSebagian diterbitkan
  • Faktur pelangganDiterbitkan
  • Itinerary harianDiterbitkan
  • Kuitansi uang mukaDiterbitkan
  • Dokumen perjalanan finalDraf

Dokumen final menunggu sampai setiap layanan terkonfirmasi.

Total harga jual
$2,980.00
Biaya pemasok
−$2,215.00
Margin kotor25.7%
$765.00
Diterima dari pelanggan
$900.00
Sisa tagihan
$2,080.00

Contoh pemesanan untuk ilustrasi

Purchase order ke pemasok

PO pemasok di papan, bukan terkubur di kotak masuk

Setiap layanan membuat purchase order ke pemasoknya. Papan menunjukkan posisi setiap PO, siapa penanggung jawabnya, dan kapan opsi berakhir, sehingga tindak lanjut dilakukan sebelum tenggat, bukan sesudahnya.

Draf1

  • PO-3110

    Transfer bandara, 4 tamu

    Pemesanan grup BK-24822

    Balas sebelum 2026-03-04

Dikirim ke pemasok2

  • PO-3103

    Kemah gurun, 1 malam

    Pemesanan BK-24817

    Balas sebelum 2026-03-02Pengingat terkirim

  • PO-3105

    Pemandu berlisensi, 2 hari

    Pemesanan BK-24817

    Balas sebelum 2026-03-05

Terkonfirmasi2

  • PO-3102

    Riad di Fes, 2 malam

    Pemesanan BK-24817

    Tanpa tenggat

  • PO-3101

    Hotel di Marrakesh, 3 malam

    Pemesanan BK-24817

    Tanpa tenggat

Voucher diterbitkan2

  • PO-3098

    Tiket masuk monumen, 2 tamu

    Pemesanan BK-24809

    Tanpa tenggat

  • PO-3104

    Transfer privat Fes ke Merzouga

    Pemesanan BK-24817

    Tanpa tenggat

  • Tenggat per jenis layanan

    Tentukan berapa lama hotel, kemah, atau pemandu boleh membalas. Opsi yang hampir berakhir mudah terlihat.

  • Satu PO per layanan

    Setiap PO memuat tanggal, tamu, tarif, dan catatan dari tepat satu layanan, sehingga pemasok tidak perlu membaca seluruh itinerary.

  • Balasan tetap di pemesanan

    Nomor konfirmasi, perubahan, dan pembatalan disimpan di baris yang bersangkutan, lengkap dengan tanggal dan orang yang mencatatnya.

Menangani layanan darat untuk operator lain?Sistem manajemen destinasi

Uang masuk, uang keluar

Piutang, utang, dan margin di setiap pemesanan

Pembayaran pelanggan dan pembayaran ke pemasok ada di pemesanan yang sama, sehingga margin yang Anda laporkan adalah margin yang benar-benar Anda peroleh setelah setiap perubahan, diskon, dan pengembalian dana.

Buku besarUSD

Uang masuk

  • Uang muka pelanggan+900.002026-01-20Lunas
  • Pelunasan pelanggan+2,080.002026-02-12Jatuh tempo

Uang keluar

  • Pembayaran di muka hotel−1,140.002026-02-14Terjadwal
  • Pembayaran riad−520.002026-02-28Terjadwal
  • Pembayaran kemah−260.002026-03-02Terjadwal
  • Tagihan transportasi−175.002026-03-14Setelah layanan
  • Honor pemandu−120.002026-03-16Setelah layanan

Biaya $2,215.00Margin $765.00 · 25.7%

  • Belum jatuh tempo$18,400 · 23 pemesanan
  • Terlambat 1–30 hari$6,250 · 7 pemesanan
  • Terlambat 31–60 hari$2,100 · 3 pemesanan
  • Terlambat lebih dari 60 hari$640 · 1 pemesanan

Angka contoh untuk ilustrasi

Kontrol keuangan di back office

  • Uang muka dan pembayaran sebagianJadwal pembayaran per pemesanan, dengan uang muka dan tanggal pelunasan di berkas.
  • Kredit dan laporan agenAgen dengan tarif net memesan secara kredit atau dari saldo prabayar, dengan laporan setiap pemesanan dan pembayaran.
  • Pengembalian dana dan nota kreditBiaya pembatalan, penalti pemasok, dan pengembalian dana dicatat di berkas yang sama.
  • Persetujuan perubahan hargaDiskon dan perubahan harga manual di atas batas menunggu persetujuan manajer.
  • Ekspor untuk akuntan AndaFaktur, pembayaran, dan tagihan pemasok diekspor ke sistem akuntansi yang sudah Anda gunakan.

TerkaitAkuntansi agen perjalananGateway pembayaranDompet agen

Siapa yang mengerjakan berkas

Lima tim, satu catatan, dan serah terima yang jelas

Setiap tim memegang satu tahap pemesanan dan meneruskannya tanpa mengetik ulang apa pun. Peran menentukan siapa yang boleh mengubah harga, menyetujui diskon, atau memfinalkan faktur.

  1. Penjualan

    01
    Memegang
    Penawaran, data pelanggan, dan harga paket
    Meneruskan
    Pemesanan terkonfirmasi dengan uang muka diterima
    Memantau
    Penawaran menang dan kalah, penjualan per produk

  2. Operasional

    02
    Memegang
    Layanan, rooming list, dan rencana harian
    Meneruskan
    Layanan siap dipesan ke pemasok
    Memantau
    Keberangkatan minggu ini, permintaan terbuka

  3. Kontrak

    03
    Memegang
    Tarif pemasok, allotment, dan purchase order
    Meneruskan
    Layanan terkonfirmasi dan voucher pemasok
    Memantau
    Konfirmasi tertunda, keterlambatan pemasok

  4. Keuangan

    04
    Memegang
    Faktur, kuitansi, pembayaran pemasok, dan pengembalian dana
    Meneruskan
    Berkas tertutup dengan margin final
    Memantau
    Umur piutang, utang jatuh tempo

  5. Manajemen

    05
    Memegang
    Aturan harga, peran, dan batas persetujuan
    Meneruskan
    Keputusan atas diskon dan pengecualian
    Memantau
    Margin per destinasi, produk, kanal, dan agen

Tindakan yang dikunci ke peran

  • Mengubah harga jual setelah konfirmasiManajer
  • Menyetujui diskon di atas batasManajer
  • Membatalkan PO pemasok yang sudah terkonfirmasiKontrak
  • Memfinalkan atau mengkredit fakturKeuangan
  • Mencairkan pengembalian dana pelangganKeuangan

Setiap perubahan dicatat di riwayat pemesanan beserta pengguna dan waktunya.

Alat front office yang mengisi back office

Software CRM travelPortal travel B2B

Pilihan Anda

Spreadsheet, ERP umum, atau back office perjalanan

Alat bisnis umum bisa disesuaikan untuk operator tur. Berikut perbedaan praktis yang perlu dicek sebelum memilih.

Yang Anda butuhkanSpreadsheet dan emailCRM atau ERP umumBack office PHPTRAVELS
Kalkulasi paket dan marginSpreadsheet dan emailRumus disalin per perjalananCRM atau ERP umumBisa dengan kolom kustomBack office PHPTRAVELSBaris biaya, markup, dan aturan kanal per paket
Konfirmasi pemasokSpreadsheet dan emailEmail dan catatan tindak lanjutCRM atau ERP umumPurchase order umumBack office PHPTRAVELSSatu PO per layanan dengan tenggat balasan
Voucher dan fakturSpreadsheet dan emailDibuat manualCRM atau ERP umumTemplate umumBack office PHPTRAVELSTemplate perjalanan yang diisi dari pemesanan
Agen dan resellerSpreadsheet dan emailTidak tersediaCRM atau ERP umumBiasanya alat terpisahBack office PHPTRAVELSPortal agen dengan tarif net dan kredit
Pemesanan onlineSpreadsheet dan emailTidak tersediaCRM atau ERP umumPerlu mesin pemesananBack office PHPTRAVELSPemesanan situs web masuk ke back office yang sama
LaporanSpreadsheet dan emailDibuat ulang tiap mingguCRM atau ERP umumKebanyakan laporan penjualanBack office PHPTRAVELSPenjualan, operasional, dan keuangan dari satu data

Mulai beroperasi

Siapkan dalam lima langkah, satu tim setiap kali

Mulailah dengan cakupan kecil: satu lini produk, pemasok utama, dan satu kanal penjualan. Tambahkan sisanya setelah rutinitas harian stabil.

  1. 1

    Muat produk dan paket

    Tur, transfer, aktivitas, dan akomodasi, dengan biaya, pajak, markup, dan kebijakan per kanal.

    Selesai jika: Paket contoh menghasilkan harga yang sama dengan spreadsheet Anda.

  2. 2

    Atur peran dan status

    Hak akses untuk penjualan, operasional, kontrak, keuangan, dan manajer, plus status pemesanan dan batas persetujuan Anda.

    Selesai jika: Setiap orang hanya melihat tindakan yang diizinkan perannya.

  3. 3

    Hubungkan kanal penjualan

    Pemesanan situs web untuk wisatawan dan portal agen untuk reseller, masing-masing dengan harga dan kontrak sendiri.

    Selesai jika: Pemesanan uji dari setiap kanal membuka berkas pemesanan.

  4. 4

    Aktifkan PO pemasok dan dokumen

    Template PO, tenggat balasan per jenis layanan, template voucher dan faktur dengan merek Anda.

    Selesai jika: Satu pemesanan menghasilkan PO dan voucher tanpa mengetik ulang.

  5. 5

    Aktifkan keuangan dan laporan

    Jadwal pembayaran, utang pemasok, ekspor akuntansi, dan laporan yang dibaca manajemen setiap minggu.

    Selesai jika: Margin per pemesanan sama dengan hitungan tim keuangan.

FAQ

Pertanyaan tentang back office operator tur

Jawaban singkat tentang pemesanan, pemasok, dokumen, dan keuangan di back office PHPTRAVELS.

Hubungi sales

Ini adalah sistem operasional di balik penjualan Anda. Sistem ini mengelola produk dan paket, reservasi, data pelanggan dan agen, purchase order pemasok, voucher dan faktur, pembayaran, serta laporan, dengan setiap bagian terhubung ke pemesanan tempatnya berada.

Ya. Jika agen Anda menjual paket, tur, atau perjalanan multi-layanan, back office yang sama mengendalikan harga, konfirmasi pemasok, voucher, faktur, pembayaran, dan margin. Agen yang hanya menjual tiket pesawat satuan mungkin membutuhkan lebih sedikit.

Bisa. Pemesanan dari situs web dan portal agen masuk ke back office yang sama, setiap kanal dengan harga dan kontraknya sendiri, sementara inventaris, pembayaran, dan dokumen tetap di satu tempat.

Setiap layanan dalam pemesanan membuat purchase order ke pemasoknya dengan tenggat balasan. Tim memantau status di papan, mencatat nomor konfirmasi di baris tersebut, dan menerbitkan voucher setelah pemasok mengonfirmasi.

Pembayaran pelanggan melewati payment gateway yang Anda aktifkan, dan faktur, kuitansi, serta tagihan pemasok dapat diekspor ke sistem akuntansi Anda. Koneksi lain, seperti CRM atau API pemasok, bergantung pada kebutuhan dan penerapan Anda.

Ya. PHPTRAVELS adalah lisensi sekali bayar dengan kode sumber di bawah lisensi komersial. Anda memasangnya di server sendiri, menyimpan data Anda, dan dapat mengembangkan back office dengan developer Anda sendiri.

Jelajahi lebih lanjut

Selengkapnya tentang platform