Back office cho công ty lữ hành

Phần mềm back office cho công ty lữ hành quản lý nhà cung cấp, chứng từ và dòng tiền

Mỗi đặt chỗ trở thành một hồ sơ duy nhất với các dịch vụ, đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, voucher, hóa đơn, thanh toán và lợi nhuận, để bộ phận bán hàng, điều hành và tài chính làm việc trên cùng một bản ghi thay vì hộp thư và bảng tính.

Một hồ sơ cho mỗi đặt chỗ
Đơn đặt hàng nhà cung cấp
Voucher và hóa đơn
Phải thu, phải trả và lợi nhuận

Hồ sơ đặt chỗ

Phần mềm back office cho công ty lữ hành gom những gì vào một chỗ

Một đặt chỗ tour hiếm khi chỉ là một sản phẩm. Một tour bảy đêm có thể gồm ba khách sạn, một trại sa mạc, xe đưa đón và hướng dẫn viên, mỗi thứ từ một nhà cung cấp khác nhau với hạn chót và điều kiện thanh toán riêng. Back office giữ tất cả trong một hồ sơ đặt chỗ.

Bán hàng thấy khách đã mua gì và còn nợ bao nhiêu. Điều hành thấy nhà cung cấp nào đã xác nhận. Tài chính thấy đã thu được gì, còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu và đặt chỗ thực sự lãi bao nhiêu. Sửa một dòng một lần, voucher, hóa đơn và lợi nhuận đều cập nhật theo.

Dành cho: Công ty lữ hành, DMC, nhà bán buôn và đại lý bán tour trọn gói
Thay thế: Chuỗi email với nhà cung cấp, bảng tính giá thành và voucher làm thủ công
Giấy phép: Tự lưu trữ trên máy chủ của bạn, kèm mã nguồn

Bạn đang tìm lịch khởi hành, lịch trình và bán tour trực tuyến?Phần mềm công ty lữ hành Tour & hoạt động

Hồ sơ đặt chỗBK-24817Đang khai thác

Các thành phố hoàng gia Maroc, 7 đêm

2 người lớn, khách trực tiếp2026-03-14 → 2026-03-21

Khách sạn ở Marrakesh, 3 đêmKhách sạn trong thành phố, giá hợp đồngĐã xác nhận
Riad ở Fes, 2 đêmRiad, phòng giữ chỗĐã xác nhận
Trại sa mạc ở Merzouga, 1 đêmĐơn vị vận hành trại, theo yêu cầuChờ phản hồi
Xe đưa đón riêng, 4 chặngĐối tác vận chuyểnĐã xác nhận
Hướng dẫn viên có giấy phép, 2 ngàyHướng dẫn viên tự doĐã gửi đơn

Đơn đặt hàngDịch vụTrạng tháiPhản hồi trước

PO-3101Khách sạn ở Marrakesh, 3 đêmĐã xác nhận—
PO-3102Riad ở Fes, 2 đêmĐã xác nhận—
PO-3103Trại sa mạc ở Merzouga, 1 đêmChờ phản hồi2026-03-02
PO-3104Xe đưa đón riêng, 4 chặngĐã xác nhận—
PO-3105Hướng dẫn viên có giấy phép, 2 ngàyĐã gửi đơn2026-03-05

Voucher nhà cung cấp3/5Phát hành một phần
Hóa đơn khách hàngINV-7712Đã phát hành
Lịch trình theo ngàyv2Đã phát hành
Biên nhận tiền cọcRC-5530Đã phát hành
Bộ chứng từ chuyến đi cuối cùngBản nháp

Bộ chứng từ cuối cùng chờ đến khi mọi dịch vụ được xác nhận.

Tổng giá bán: $2,980.00
Chi phí nhà cung cấp: −$2,215.00
Lợi nhuận gộp25.7%: $765.00
Đã thu của khách: $900.00
Số còn phải thu: $2,080.00

Đặt chỗ mẫu để minh họa

Đơn đặt hàng nhà cung cấp

Đơn nhà cung cấp trên bảng, không chìm trong hộp thư

Mỗi dịch vụ tạo một đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp của nó. Bảng cho thấy từng đơn đang ở đâu, ai phụ trách và khi nào hết hạn giữ chỗ, để việc nhắc nhở diễn ra trước hạn chót chứ không phải sau.

Bản nháp1

PO-3110
Đưa đón sân bay, 4 khách
Đặt chỗ đoàn BK-24822
Phản hồi trước 2026-03-04

Đã gửi nhà cung cấp2

PO-3103
Trại sa mạc, 1 đêm
Đặt chỗ BK-24817
Phản hồi trước 2026-03-02Đã gửi nhắc nhở
PO-3105
Hướng dẫn viên có giấy phép, 2 ngày
Đặt chỗ BK-24817
Phản hồi trước 2026-03-05

Đã xác nhận2

PO-3102
Riad ở Fes, 2 đêm
Đặt chỗ BK-24817
Không có hạn
PO-3101
Khách sạn ở Marrakesh, 3 đêm
Đặt chỗ BK-24817
Không có hạn

Đã phát hành voucher2

PO-3098
Vé vào cửa di tích, 2 khách
Đặt chỗ BK-24809
Không có hạn
PO-3104
Xe riêng từ Fes đến Merzouga
Đặt chỗ BK-24817
Không có hạn

Hạn chót theo loại dịch vụ
Quy định khách sạn, trại hay hướng dẫn viên có bao lâu để phản hồi. Các lựa chọn sắp hết hạn rất dễ nhận ra.
Mỗi dịch vụ một đơn
Mỗi đơn chỉ mang ngày, khách, giá và ghi chú của đúng một dịch vụ, nên nhà cung cấp không bao giờ phải đọc cả lịch trình.
Phản hồi nằm lại trên đặt chỗ
Số xác nhận, thay đổi và hủy được lưu trên đúng dòng dịch vụ, kèm ngày và người ghi nhận.

Bạn cung cấp dịch vụ mặt đất cho các nhà điều hành khác?Hệ thống quản lý điểm đến

Tiền vào, tiền ra

Phải thu, phải trả và lợi nhuận trên từng đặt chỗ

Khoản khách trả và khoản trả nhà cung cấp nằm trên cùng một đặt chỗ, nên lợi nhuận bạn báo cáo chính là lợi nhuận thực tế, sau mọi thay đổi, giảm giá và hoàn tiền.

Sổ cáiUSD

Tiền vào

Tiền cọc của khách+900.002026-01-20Đã trả
Số dư của khách+2,080.002026-02-12Đến hạn

Tiền ra

Trả trước khách sạn−1,140.002026-02-14Đã lên lịch
Thanh toán riad−520.002026-02-28Đã lên lịch
Thanh toán trại−260.002026-03-02Đã lên lịch
Hóa đơn vận chuyển−175.002026-03-14Sau dịch vụ
Phí hướng dẫn viên−120.002026-03-16Sau dịch vụ

Chi phí $2,215.00Lợi nhuận $765.00 · 25.7%

Chưa đến hạn$18,400 · 23 đặt chỗ
Trễ 1–30 ngày$6,250 · 7 đặt chỗ
Trễ 31–60 ngày$2,100 · 3 đặt chỗ
Trễ hơn 60 ngày$640 · 1 đặt chỗ

Số liệu mẫu để minh họa

Kiểm soát tài chính trong back office

Tiền cọc và thanh toán từng phầnLịch thanh toán cho từng đặt chỗ, với tiền cọc và ngày đến hạn số dư trong hồ sơ.
Hạn mức và sao kê đại lýĐại lý giá net đặt chỗ bằng hạn mức tín dụng hoặc số dư trả trước, kèm sao kê từng đặt chỗ và thanh toán.
Hoàn tiền và giấy báo cóPhí hủy, tiền phạt của nhà cung cấp và hoàn tiền được ghi vào cùng một hồ sơ.
Duyệt thay đổi giáGiảm giá và sửa giá thủ công vượt hạn mức phải chờ quản lý duyệt.
Xuất dữ liệu cho kế toánHóa đơn, thanh toán và hóa đơn nhà cung cấp được xuất sang hệ thống kế toán bạn đang dùng.

Liên quanKế toán đại lý du lịch Cổng thanh toán Ví đại lý

Ai làm việc với hồ sơ

Năm bộ phận, một bản ghi và bàn giao rõ ràng

Mỗi bộ phận phụ trách một giai đoạn của đặt chỗ và chuyển tiếp mà không phải gõ lại gì. Vai trò quyết định ai được đổi giá, duyệt giảm giá hay chốt hóa đơn.

Bán hàng
01
Phụ trách
Báo giá, thông tin khách và giá trọn gói
Bàn giao
Đặt chỗ đã xác nhận và đã thu cọc
Theo dõi
Báo giá thắng và thua, doanh số theo sản phẩm
Điều hành
02
Phụ trách
Dịch vụ, rooming list và kế hoạch từng ngày
Bàn giao
Dịch vụ sẵn sàng đặt với nhà cung cấp
Theo dõi
Các đoàn khởi hành tuần này, yêu cầu đang mở
Hợp đồng
03
Phụ trách
Giá nhà cung cấp, phòng giữ chỗ và đơn đặt hàng
Bàn giao
Dịch vụ đã xác nhận và voucher nhà cung cấp
Theo dõi
Xác nhận đang chờ, nhà cung cấp chậm trễ
Tài chính
04
Phụ trách
Hóa đơn, biên nhận, thanh toán nhà cung cấp và hoàn tiền
Bàn giao
Hồ sơ đã đóng với lợi nhuận cuối cùng
Theo dõi
Tuổi nợ phải thu, khoản phải trả đến hạn
Ban lãnh đạo
05
Phụ trách
Quy tắc giá, vai trò và hạn mức phê duyệt
Bàn giao
Quyết định về giảm giá và ngoại lệ
Theo dõi
Lợi nhuận theo điểm đến, sản phẩm, kênh và đại lý

Thao tác gắn với vai trò

Sửa giá bán sau khi đã xác nhậnQuản lý
Duyệt giảm giá vượt hạn mứcQuản lý
Hủy đơn nhà cung cấp đã xác nhậnHợp đồng
Chốt hoặc ghi giảm hóa đơnTài chính
Giải ngân hoàn tiền cho kháchTài chính

Mọi thay đổi được ghi vào lịch sử đặt chỗ kèm người dùng và thời gian.

Công cụ front office cung cấp dữ liệu cho back office

Phần mềm CRM du lịch Cổng du lịch B2B

Lựa chọn của bạn

Bảng tính, ERP đa năng hay back office du lịch

Công cụ quản lý đa năng có thể được điều chỉnh cho công ty lữ hành. Đây là những khác biệt thực tế nên kiểm tra trước khi chọn.

Bạn cần gì	Bảng tính và email	CRM hoặc ERP đa năng	Back office PHPTRAVELS
Giá thành và lợi nhuận tour	Bảng tính và emailCông thức sao chép cho từng chuyến	CRM hoặc ERP đa năngCó thể với trường tùy chỉnh	Back office PHPTRAVELSDòng chi phí, markup và quy tắc theo kênh cho từng gói
Xác nhận nhà cung cấp	Bảng tính và emailEmail và ghi chú nhắc việc	CRM hoặc ERP đa năngĐơn mua hàng chung chung	Back office PHPTRAVELSMỗi dịch vụ một đơn với hạn phản hồi
Voucher và hóa đơn	Bảng tính và emailLàm thủ công	CRM hoặc ERP đa năngMẫu chung	Back office PHPTRAVELSMẫu du lịch điền từ đặt chỗ
Đại lý và người bán lại	Bảng tính và emailKhông có	CRM hoặc ERP đa năngThường là công cụ riêng	Back office PHPTRAVELSCổng đại lý với giá net và hạn mức
Đặt chỗ trực tuyến	Bảng tính và emailKhông có	CRM hoặc ERP đa năngCần booking engine	Back office PHPTRAVELSĐặt chỗ từ website vào cùng back office
Báo cáo	Bảng tính và emailLàm lại mỗi tuần	CRM hoặc ERP đa năngChủ yếu báo cáo bán hàng	Back office PHPTRAVELSBán hàng, điều hành và tài chính từ một bộ dữ liệu

Đưa vào vận hành

Thiết lập trong năm bước, từng bộ phận một

Giữ phạm vi ban đầu thật gọn: một dòng sản phẩm, các nhà cung cấp chính và một kênh bán. Thêm phần còn lại khi công việc hằng ngày đã ổn định.

1
Nhập sản phẩm và gói tour
Tour, đưa đón, hoạt động và lưu trú, kèm chi phí, thuế, markup và chính sách theo kênh.
Hoàn tất khi: Một gói thử cho ra cùng giá với bảng tính của bạn.
2
Thiết lập vai trò và trạng thái
Quyền cho bán hàng, điều hành, hợp đồng, tài chính và quản lý, cùng trạng thái đặt chỗ và hạn mức phê duyệt.
Hoàn tất khi: Mỗi người chỉ thấy các thao tác vai trò của họ cho phép.
3
Kết nối kênh bán
Đặt chỗ trên website cho du khách và cổng đại lý cho người bán lại, mỗi kênh có giá và hợp đồng riêng.
Hoàn tất khi: Một đặt chỗ thử từ mỗi kênh tạo ra một hồ sơ.
4
Bật đơn nhà cung cấp và chứng từ
Mẫu đơn, hạn phản hồi theo loại dịch vụ, mẫu voucher và hóa đơn mang thương hiệu của bạn.
Hoàn tất khi: Một đặt chỗ tạo đơn và voucher mà không phải gõ lại.
5
Bật tài chính và báo cáo
Lịch thanh toán, khoản phải trả nhà cung cấp, xuất dữ liệu kế toán và các báo cáo ban lãnh đạo đọc hằng tuần.
Hoàn tất khi: Lợi nhuận mỗi đặt chỗ khớp với số tài chính tính.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về back office cho công ty lữ hành

Câu trả lời ngắn về đặt chỗ, nhà cung cấp, chứng từ và tài chính trong back office PHPTRAVELS.

Liên hệ kinh doanh

Đó là hệ thống vận hành đứng sau hoạt động bán hàng. Nó quản lý sản phẩm và gói tour, đặt chỗ, hồ sơ khách hàng và đại lý, đơn đặt hàng nhà cung cấp, voucher và hóa đơn, thanh toán và báo cáo, với mọi phần đều gắn với đặt chỗ tương ứng.

Có. Nếu đại lý bán tour trọn gói, tour hoặc chuyến đi nhiều dịch vụ, cùng một back office sẽ kiểm soát giá, xác nhận nhà cung cấp, voucher, hóa đơn, thanh toán và lợi nhuận. Đại lý chỉ bán vé máy bay lẻ có thể cần ít hơn.

Có. Đặt chỗ từ website và từ cổng đại lý đều vào cùng một back office, mỗi kênh có giá và hợp đồng riêng, trong khi tồn kho, thanh toán và chứng từ ở một nơi.

Mỗi dịch vụ trong đặt chỗ tạo một đơn gửi nhà cung cấp kèm hạn phản hồi. Nhân viên theo dõi trạng thái trên bảng, ghi số xác nhận vào dòng dịch vụ và phát hành voucher khi nhà cung cấp xác nhận.

Khoản thanh toán của khách đi qua các cổng thanh toán bạn bật, còn hóa đơn, biên nhận và hóa đơn nhà cung cấp có thể xuất sang hệ thống kế toán của bạn. Các kết nối khác như CRM hay API nhà cung cấp tùy thuộc vào yêu cầu và cách triển khai.

Có. PHPTRAVELS là giấy phép trả một lần kèm mã nguồn theo giấy phép thương mại. Bạn cài trên máy chủ của mình, giữ dữ liệu của mình và có thể mở rộng back office với đội ngũ lập trình riêng.

Khám phá thêm

Phần mềm back office cho công ty lữ hành quản lý nhà cung cấp, chứng từ và dòng tiền

Phần mềm back office cho công ty lữ hành gom những gì vào một chỗ

Đơn nhà cung cấp trên bảng, không chìm trong hộp thư

Bản nháp1

Đã gửi nhà cung cấp2

Đã xác nhận2

Đã phát hành voucher2

Hạn chót theo loại dịch vụ

Mỗi dịch vụ một đơn

Phản hồi nằm lại trên đặt chỗ

Phải thu, phải trả và lợi nhuận trên từng đặt chỗ

Kiểm soát tài chính trong back office

Năm bộ phận, một bản ghi và bàn giao rõ ràng

Bán hàng

Điều hành

Hợp đồng

Tài chính

Ban lãnh đạo

Thao tác gắn với vai trò

Bảng tính, ERP đa năng hay back office du lịch

Thiết lập trong năm bước, từng bộ phận một

Nhập sản phẩm và gói tour

Thiết lập vai trò và trạng thái

Kết nối kênh bán

Bật đơn nhà cung cấp và chứng từ

Bật tài chính và báo cáo

Câu hỏi về back office cho công ty lữ hành

Phần mềm back office cho công ty lữ hành là gì?

Có dùng làm back office cho đại lý du lịch được không?

Tôi có thể bán B2C và B2B từ một back office không?

Đơn đặt hàng nhà cung cấp hoạt động thế nào?

Có kết nối với thanh toán và công cụ kế toán không?

Có kèm mã nguồn không và hệ thống chạy ở đâu?

Thêm về nền tảng