Live-Demo

Gruppenreisen-Modul

Gruppenreisen-Buchungssoftware mit festen Terminen, Angeboten und Rooming-Listen

Gruppenreisen aus einem Backoffice verkaufen und abwickeln: feste Abreisetermine mit Mindest- und Höchstteilnehmerzahl, Gruppenangebote und Anfragen, Rooming-Listen, Anzahlungen und Raten pro Gruppe und ein namentlich genannter Gruppenleiter bei jeder Buchung.

  • Feste Gruppentermine
  • Mindest- und Höchstteilnehmerzahl
  • Gruppenangebote und Anfragen
  • Anzahlungen und Raten

Eine Gruppe von 40 Personen, Schritt für Schritt bewegen

  1. 01AnfrageEin Gruppenleiter fragt Termine, Größe und Budget über die Website oder telefonisch an.
  2. 02AngebotIhr Team kalkuliert die Reise pro Person und sendet das Angebot mit seinen Optionen.
  3. 03AnnahmeDer Leiter nimmt an und die Gruppenbuchung wird mit reservierten Plätzen eröffnet.
  4. 04AnzahlungEine Anzahlung pro Reisendem oder pro Gruppe sichert die Plätze.
  5. 05NamenReisende ergänzen vor Fristende ihre Daten, Zimmerwahl und Dokumente.
  6. 06RestzahlungRaten und Restzahlung werden je Reisendem verfolgt.
  7. 07AbreiseFinale Rooming-Liste, Teilnehmermanifest und Unterlagen an Leistungsträger und Gruppe gesendet.

Anfrage und Angebot

Von der Gruppenanfrage zum Angebot, das der Gruppenleiter annehmen kann

Ein Wanderverein fragt im März eine Reise nach Jordanien und Petra für rund 40 Personen an. Ihr Team kalkuliert den Preis pro Person aus Hotels, Transport und Touren und schickt dem Gruppenleiter ein einziges Angebot.

Ein Angebot kann mehrere Optionen enthalten, sodass der Leiter den Preis pro Person für jede Gruppengröße sieht und wie viele Leiterplätze frei oder ermäßigt sind. Sobald der Leiter annimmt, wird die Gruppenbuchung mit gehaltenen Plätzen eröffnet, und die Mindest- und Höchstteilnehmerzahl zählt ab da mit.

  • Gruppenangebote

    Private Gruppen pro Person mit Hotels, Transport und Extras kalkulieren und ein Angebot zur Online-Annahme senden.

  • Gruppenleiter

    Ein Ansprechpartner pro Gruppe, der Teilnehmerliste und Zahlungen sieht, mit kostenlosen oder ermäßigten Leiterplätzen.

  • Regeln zur Gruppengröße

    Ein Minimum zur Durchführung und ein Maximum für den Verkauf je Termin, mit stets sichtbarer Zahl verkaufter Plätze.

Siehe auchReiseveranstalter-SoftwareTouren & Aktivitäten

GruppenanfrageGT-2041
Reise
Jordanien und Petra, 8 Tage
Termin
15. bis 22. März
Gruppengröße
Benötigte Zimmer
5 Zweibett, 2 Einzel12 Reisende
10 Zweibett, 4 Einzel24 Reisende
18 Zweibett, 4 Einzel40 Reisende

Angebotsoptionen

GruppengrößePro PersonLeiterplätze
10–19–1 frei
20–29–2 frei
30+–3 frei

Angebotssumme

–

11 zahlende Reisende · – · Leiterplätze: 1

–

22 zahlende Reisende · – · Leiterplätze: 2

–

37 zahlende Reisende · – · Leiterplätze: 3

Beispieldaten zur Veranschaulichung

Gruppenmanifest

Alle Reisenden der Gruppe auf einer Liste

Namen, Pässe, Zimmer, Ernährungswünsche und Zahlungen pro Reisendem, von den Reisenden selbst vor Fristende erfasst, statt aus E-Mails neu abgetippt.

Der Gruppenleiter sieht die Reisendenliste und die Zahlungen seiner Gruppe. Ihr Team filtert die Liste, um Fehlendes nachzufassen, und das Manifest lässt sich für Leistungsträger und für die Gruppe exportieren.

Teilnehmermanifest · Westfield Walking Club
ReisenderReisepassZimmerErnährungZahlung
Helen CarterLeiterErhalten•••• 4821Zweibett 1KeineVollständig bezahlt
Tom CarterErhalten•••• 4822Zweibett 1VegetarischVollständig bezahlt
Priya ShahErhalten•••• 7310Zweibett 2VegetarischAnzahlung geleistet
Anna LewisFehltZweibett 2GlutenfreiAnzahlung geleistet
Samir HaddadErhalten•••• 1958Doppel 1HalalVollständig bezahlt
Leila HaddadErhalten•••• 1959Doppel 1HalalVollständig bezahlt
Mark OwensFehltEinzel 1KeineRestzahlung offen
Grace KimErhalten•••• 6604Einzel 2KeineRestzahlung offen
8 von 40 Reisenden angezeigt2 von 40 Reisenden angezeigt4 von 40 Reisenden angezeigtBeispieldaten zur Veranschaulichung

  • Teilnehmerlisten

    Namen, Pässe, Ernährungswünsche und Notfallkontakte je Gruppe, bereit zum Export.

  • Gruppenunterlagen

    Rechnungen, Voucher, Rooming-Listen und Manifeste direkt aus der Buchung erstellt.

  • Gruppenleiter

    Ein Ansprechpartner pro Gruppe, der Teilnehmerliste und Zahlungen sieht, mit kostenlosen oder ermäßigten Leiterplätzen.

Rooming-ListeHotel in Amman, Nächte 1 bis 3
Zweibett
16 Zimmer
Doppel
2 Zimmer
Einzel
4 Zimmer
  • Zweibett 1Helen CarterTom Carter
  • Zweibett 2Priya ShahAnna Lewis
  • Zweibett 3Ruth EvansJane Moss
  • Zweibett 4Paul GrantIan Brooks
  • Zweibett 5Clare DunnWartet auf ein Zimmer
  • Doppel 1Samir HaddadLeila Haddad
  • Doppel 2Ben FordSara Ford
  • Einzel 1+ –Mark Owens
  • Einzel 2+ –Grace Kim
Wartet auf ein ZimmerLucy Hart

Beispieldaten zur Veranschaulichung

Rooming-Liste

Eine Rooming-Liste aus der Gruppe heraus, nicht fürs Hotel neu abgetippt

Jedem Reisenden werden ein Zimmertyp und ein Zimmerpartner zugeordnet. Zweibett-, Doppel- und Einzelzimmer füllen sich, sobald Namen eingehen, und die Rooming-Liste wird fürs Hotel exportiert, sobald sich Namen oder Zimmer ändern.

Wünsche zum Zimmerteilen bleiben an der Buchung, der Einzelzimmerzuschlag wird dem Reisenden berechnet, der das Einzelzimmer belegt, und wer noch auf einen Partner wartet, ist sichtbar, bevor das Hotel nachfragt.

  • Rooming-Listen

    Einzel-, Zweibett-, Doppel- und Dreibettzimmer je Reisendem, mit Einzelzuschlägen und Teilungswünschen.

  • Hotelzimmer für Gruppen

    Hotels aus dem Unterkunftsmodul nutzen, mit Zimmerkontingenten für die Gruppe.

Siehe auchHotelsUmrah

Anzahlungen und Raten

Ein Zahlungsplan pro Reisendem, mit Erinnerungen vor jedem Termin

Eine Anzahlung sichert jeden Platz, eine zweite Zahlung folgt, und die Restzahlung ist vor der Abreise fällig. Der Plan jedes Reisenden wird innerhalb der Gruppenbuchung nachverfolgt.

ZahlungsplanGT-2041
  1. 01Anzahlung–Bei Buchung
  2. 02Zweite Zahlung–15. DezemberErinnerung 14 Tage vorher
  3. 03Restzahlung–15. FebruarErinnerung 7 Tage vorher
ReisenderAnzahlungZweite ZahlungRestzahlung
Tom CarterBezahltBezahltBezahlt
Priya ShahBezahltBezahltAnstehend
Anna LewisBezahltFälligAnstehend
Samir HaddadBezahltBezahltBezahlt
Mark OwensBezahltFälligAnstehend
Grace KimBezahltBezahltAnstehend
Eingegangen
–
Noch offen
–

Beispieldaten zur Veranschaulichung

Erheben Sie die Anzahlung pro Reisendem oder einmalig für die ganze Gruppe. Ihr Team sieht, was eingegangen ist, was offen ist und wer eine Erinnerung braucht, ohne Anzahlungen und Raten einzeln hinterherzulaufen.

  • Zahlungspläne

    Anzahlungen, Ratentermine und Restbeträge pro Reisendem oder Gruppe, mit Erinnerungen.

Abreisetag

Abreisetag: ein Manifest, eine Sitzliste, ein Unterlagenpaket

Sobald die Abreise garantiert ist, gehen die finale Rooming-Liste, das Teilnehmermanifest und die Gruppenunterlagen an Leistungsträger und Gruppe.

BusbestuhlungTag 1, Flughafen nach Amman

Vorne

  • Gruppenleiter(1)
  • Reisender(39)
  • Freier Platz(8)
Reiseverlauf, Tag für TagJordanien und Petra, 8 Tage
  1. Tag 1Ankunft in Amman
  2. Tag 2Jerash und das Tote Meer
  3. Tag 4Petra
  4. Tag 6Wadi Rum
  5. Tag 8Rückflug
GruppenleiterHelen Carter+44 7700 900123Ein Ansprechpartner für die ganze Gruppe
Unterlagenpaket
  • Reiseverlauf, Tag für Tag
  • Hotel- und Transportvoucher
  • Finale Rooming-Liste
  • Teilnehmermanifest
  • Gruppenrechnung

An die Gruppe gesendet

Beispieldaten zur Veranschaulichung

Plätze in Bussen, Flügen und anderen Verkehrsmitteln werden für die ganze Gruppe gehalten. Der Gruppenleiter ist der einzige Ansprechpartner der Gruppe, und der Notfallkontakt jedes Reisenden steht im Manifest.

  • Garantierte Termine

    Einen Termin als garantiert markieren, sobald das Minimum erreicht ist, oder Reisende umbuchen bzw. stornieren, wenn nicht.

  • Terminübersicht

    Verkaufte Plätze, erreichtes Minimum, Fristen und fällige Restbeträge für jeden Termin.

Kontingente und Agenten

Für die Gruppe gehaltene Zimmer und Plätze, und über Agenten verkaufte Termine

Eine Gruppenreise setzt sich aus Bausteinen zusammen, die die Plattform bereits verkauft. Zimmer und Plätze werden für die Gruppe gehalten, und Agenten buchen Plätze auf festen Terminen im B2B-Portal.

Hotelzimmer kommen aus dem Unterkunftsmodul, Flüge und Transport aus den Transportmodulen und Besichtigungen aus dem Tourenmodul, zusammen zu einem Preis pro Person kalkuliert. Pilgergruppen laufen mit denselben Werkzeugen neben dem Umrah-Modul.

  • Gruppenverkauf über Agenturen

    Agenturen buchen Plätze auf festen Terminen oder fragen Gruppenangebote im B2B-Portal an.

  • Berichte

    Auslastung je Termin, Umsatz, fällige Zahlungen und Leistungsträgerkosten, bereit zum Export.

Siehe auchUmrahB2B-ReiseportalAlle Integrationen

Gruppenreisen-Demo testenPreise ansehen
Für diese Gruppe gehaltenGT-2041
LeistungGehaltenNamentlichNamen bis
Zimmer im Hotel in Amman222115. Februar
Plätze im Gruppenflug403815. Februar
Busplätze, 8 Tage484015. Februar

Feste Termine im Agentenportal

  • 15. März18 von 30 PlätzenGarantiert
  • 12. April8 von 30 PlätzenNoch 4 bis zur Garantie
  • 10. Mai27 von 30 PlätzenGarantiert

Beispieldaten zur Veranschaulichung

  • Hotelzimmer für Gruppen

    Hotels aus dem Unterkunftsmodul nutzen, mit Zimmerkontingenten für die Gruppe.

    Hotels

  • Flüge und Transport

    Gruppenflüge, Busse, Bahn oder Fähren hinzufügen, mit Plätzen für die ganze Gruppe.

    Flüge

  • Touren und Aktivitäten

    Besichtigungen und Aktivitäten aus dem Tourenmodul ins Programm aufnehmen.

    Touren & Aktivitäten

FAQ

Fragen zur Gruppenreisen-Buchungssoftware

Was Gruppenreiseveranstalter und Reisebüros fragen, bevor sie Gruppenreisen online bringen.

Vertrieb kontaktieren

Software zum Verkaufen und Abwickeln von Reisen, bei denen Reisende gemeinsam unterwegs sind: feste Termine mit Gruppengrößen, Angebote für private Gruppen, Teilnehmer- und Rooming-Listen sowie Anzahlungen und Raten je Reisendem. Als Gruppenreisen-Managementsystem hält sie jede Gruppe, ihren Leiter und ihre Zahlungen in einem Backoffice zusammen.

Das Tourenmodul verkauft Tagestouren und Aktivitäten Platz für Platz. Das Gruppenreisen-Modul verwaltet die Gruppe als Ganzes: Mindestteilnehmerzahl, Gruppenleiter, Rooming-Listen, Zahlungspläne und Angebote für private Gruppen.

Sie sehen die Zählung gegen das Minimum vor Fristende. Dann können Sie den Verkauf verlängern, Reisende auf einen anderen Termin umbuchen oder den Termin absagen und im Backoffice erstatten.

Ja. Kalkulieren Sie einen Preis pro Person aus Hotels, Transport, Touren und Extras mit Ihrem Aufschlag, senden Sie das Angebot an den Gruppenleiter und wandeln Sie es nach der Annahme in eine Buchung um.

Ja. Eine Gruppe kann eine Anzahlung pro Reisendem oder für die ganze Gruppe erheben, gefolgt von geplanten Raten und einer Restzahlung, die jeweils an der Buchung verfolgt werden.

Ja. Jedem Reisenden werden Zimmertyp und Zimmerpartner zugeordnet, und die Rooming-Liste lässt sich für das Hotel exportieren, sobald sich Namen oder Zimmer ändern.

Ja. Agenturen buchen Plätze auf festen Terminen oder fragen Gruppenangebote im B2B-Portal an, mit eigenen Preisen und Provisionen, aus derselben Installation.

Ja. Jeder Plan enthält den vollständigen Quellcode unter kommerzieller Lizenz, und Sie hosten selbst, sodass Ihre Entwickler den Gruppenreisen-Ablauf an Ihren Betrieb anpassen können.

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