Gruppenreisen-Modul
Gruppenreisen-Buchungssoftware mit festen Terminen, Angeboten und Rooming-Listen
Gruppenreisen aus einem Backoffice verkaufen und abwickeln: feste Abreisetermine mit Mindest- und Höchstteilnehmerzahl, Gruppenangebote und Anfragen, Rooming-Listen, Anzahlungen und Raten pro Gruppe und ein namentlich genannter Gruppenleiter bei jeder Buchung.
- Feste Gruppentermine
- Mindest- und Höchstteilnehmerzahl
- Gruppenangebote und Anfragen
- Anzahlungen und Raten
Das Gruppenreisen-Modul
Gruppenreisen-Management in einem System
Veröffentlichen Sie feste Termine, die in den Verkauf gehen und garantiert durchgeführt werden, sobald genug Reisende gebucht haben, oder erstellen Sie ein Angebot für eine private Reise einer Schule, eines Vereins, eines Unternehmens oder einer Gemeinde. Jede Gruppe hat einen Leiter, eine Teilnehmerliste, eine Rooming-Liste und einen Zahlungsplan, sodass Ihr Team Gruppen nicht mehr aus E-Mail-Verläufen und Tabellen zusammensetzen muss.
- Feste Termine mit Mindest- und Höchstteilnehmerzahl öffnen
- Gruppenanfragen in kalkulierte Angebote verwandeln, die der Leiter annehmen kann
- Namen, Passdaten und Zimmerwünsche jedes Reisenden erfassen
- Gruppenanzahlung einziehen, dann Raten und Restzahlung planen
- Termin als garantiert bestätigen und Unterlagen an die Gruppe senden
- Reise
- Jordanien und Petra, 8 Tage
- Abreise
- 15. März
- Gruppengröße
- 24 Reisende
- Zimmer
- 10 Zweibett, 4 Einzel
- Gruppenleiter
- Wanderverein Westfield
Termine und Gruppen
Gruppengröße, Status und Zahlungsplan bei jedem Termin
Feste Termine und private Gruppen nebeneinander, mit den Angaben, die ein Gruppenleiter vor der Zusage prüft.
- 18/30Abreise 15. März18 von 30 Plätzen verkauft · Mindestens 121.490 $pro Person
- 8/30Abreise 12. April8 von 30 Plätzen verkauft · Mindestens 121.490 $pro Person
- Wanderverein WestfieldPrivate Gruppe · 24 Reisende · Angebot gesendet1.365 $pro Person
Feste Termine
Termine für eine Gruppenreise festlegen, jeder mit eigenem Preis, eigener Kapazität und Buchungsfrist.
Regeln zur Gruppengröße
Ein Minimum zur Durchführung und ein Maximum für den Verkauf je Termin, mit stets sichtbarer Zahl verkaufter Plätze.
Garantierte Termine
Einen Termin als garantiert markieren, sobald das Minimum erreicht ist, oder Reisende umbuchen bzw. stornieren, wenn nicht.
Gruppenangebote
Private Gruppen pro Person mit Hotels, Transport und Extras kalkulieren und ein Angebot zur Online-Annahme senden.
Rooming-Listen
Einzel-, Zweibett-, Doppel- und Dreibettzimmer je Reisendem, mit Einzelzuschlägen und Teilungswünschen.
Gruppenleiter
Ein Ansprechpartner pro Gruppe, der Teilnehmerliste und Zahlungen sieht, mit kostenlosen oder ermäßigten Leiterplätzen.
Gruppenablauf
Von der Anfrage bis zum Abreisetag
Ein Prozess für feste Termine und private Gruppen, von der ersten Anfrage bis zur finalen Rooming-Liste.
Anfrage
Ein Gruppenleiter fragt Termine, Größe und Budget über die Website oder telefonisch an.
Angebot
Ihr Team kalkuliert die Reise pro Person und sendet das Angebot mit seinen Optionen.
Annahme
Der Leiter nimmt an und die Gruppenbuchung wird mit reservierten Plätzen eröffnet.
Anzahlung
Eine Anzahlung pro Reisendem oder pro Gruppe sichert die Plätze.
Namen
Reisende ergänzen vor Fristende ihre Daten, Zimmerwahl und Dokumente.
Restzahlung
Raten und Restzahlung werden je Reisendem verfolgt.
Abreise
Finale Rooming-Liste, Teilnehmermanifest und Unterlagen an Leistungsträger und Gruppe gesendet.
Die Reise zusammenstellen
Hotels, Transport und Touren in einer Gruppenreise kombiniert
Eine Gruppenreise entsteht aus Bausteinen, die die Plattform bereits verkauft, zusammen kalkuliert als ein Preis pro Person.
Hotelzimmer für Gruppen
Hotels aus dem Unterkunftsmodul nutzen, mit Zimmerkontingenten für die Gruppe.
Flüge und Transport
Gruppenflüge, Busse, Bahn oder Fähren hinzufügen, mit Plätzen für die ganze Gruppe.
Touren und Aktivitäten
Besichtigungen und Aktivitäten aus dem Tourenmodul ins Programm aufnehmen.
Backoffice
Jede Gruppe aus einem Dashboard steuern
Termine, Angebote, Reisende und Zahlungen im selben Backoffice wie alle anderen Produkte, die Sie verkaufen.
Terminübersicht
Verkaufte Plätze, erreichtes Minimum, Fristen und fällige Restbeträge für jeden Termin.
Teilnehmerlisten
Namen, Pässe, Ernährungswünsche und Notfallkontakte je Gruppe, bereit zum Export.
Zahlungspläne
Anzahlungen, Ratentermine und Restbeträge pro Reisendem oder Gruppe, mit Erinnerungen.
Gruppenverkauf über Agenturen
Agenturen buchen Plätze auf festen Terminen oder fragen Gruppenangebote im B2B-Portal an.
Gruppenunterlagen
Rechnungen, Voucher, Rooming-Listen und Manifeste direkt aus der Buchung erstellt.
Berichte
Auslastung je Termin, Umsatz, fällige Zahlungen und Leistungsträgerkosten, bereit zum Export.
Vergleich
Tabellen und E-Mail vs Gruppenreisen-Managementsoftware
Die meisten Gruppenreisen laufen noch über einen E-Mail-Verlauf und eine Tabelle pro Gruppe. Das ändert sich.
| Aufgabe | Manueller Prozess | PHPTRAVELS |
|---|---|---|
| Angebote | Manueller ProzessIn einem Dokument erstellt und bei jeder Änderung neu kalkuliert | PHPTRAVELSPreis pro Person aus den Reisebausteinen, online angenommen |
| Gruppengröße | Manueller ProzessPlätze über mehrere Vertriebskanäle von Hand gezählt | PHPTRAVELSLive-Zählung gegen Minimum und Maximum je Termin |
| Teilnehmernamen | Manueller ProzessPer E-Mail gesammelt und in eine Tabelle abgetippt | PHPTRAVELSReisende tragen ihre Daten selbst in die Gruppenbuchung ein |
| Rooming-Liste | Manueller ProzessNach jeder Änderung für das Hotel neu erstellt | PHPTRAVELSZimmer je Reisendem zugeteilt und bei Bedarf exportiert |
| Zahlungen | Manueller ProzessAnzahlungen und Raten einzeln nachverfolgt | PHPTRAVELSZahlungsplan je Reisendem mit sichtbaren Restbeträgen |
| Durchführung ja oder nein | Manueller ProzessSpät entschieden, anhand geschätzter Teilnehmerzahlen | PHPTRAVELSErreichtes Minimum je Termin vor Fristende sichtbar |
Anwendungsfälle
Gebaut für die Art, wie Sie Gruppenreisen verkaufen
Gruppenreiseveranstalter
Geführte Rundreisen mit festen Terminen, Gruppengrößen und garantierten Abreisen.
Themen- und Pilgergruppen
Schulen, Vereine, Glaubens- und Incentive-Gruppen mit Leiter, Rooming-Liste und Zahlungsplan.
Reisebüros und DMCs
Gruppenangebote aus Hotels, Transport und Touren, direkt oder über Agenturen verkauft.
Warum PHPTRAVELS
Ihr System zum Betreiben, Anpassen und Wachsen
Quellcode inklusive
Selbst gehostet unter kommerzieller Lizenz, damit Sie jede Ansicht anpassen können.
Unbegrenzte Gruppen
So viele Reisen, Termine und Gruppen, wie Ihr Geschäft braucht.
24 Sprachen
Verkaufen Sie in den Sprachen und Währungen Ihrer Märkte, auch von rechts nach links.
B2C und B2B
Eine Installation für Ihre öffentliche Website und Ihr Agenturportal.
FAQ
Fragen zur Gruppenreisen-Buchungssoftware
Was Gruppenreiseveranstalter und Reisebüros fragen, bevor sie Gruppenreisen online bringen.
Vertrieb kontaktierenSoftware zum Verkaufen und Abwickeln von Reisen, bei denen Reisende gemeinsam unterwegs sind: feste Termine mit Gruppengrößen, Angebote für private Gruppen, Teilnehmer- und Rooming-Listen sowie Anzahlungen und Raten je Reisendem. Als Gruppenreisen-Managementsystem hält sie jede Gruppe, ihren Leiter und ihre Zahlungen in einem Backoffice zusammen.
Das Tourenmodul verkauft Tagestouren und Aktivitäten Platz für Platz. Das Gruppenreisen-Modul verwaltet die Gruppe als Ganzes: Mindestteilnehmerzahl, Gruppenleiter, Rooming-Listen, Zahlungspläne und Angebote für private Gruppen.
Sie sehen die Zählung gegen das Minimum vor Fristende. Dann können Sie den Verkauf verlängern, Reisende auf einen anderen Termin umbuchen oder den Termin absagen und im Backoffice erstatten.
Ja. Kalkulieren Sie einen Preis pro Person aus Hotels, Transport, Touren und Extras mit Ihrem Aufschlag, senden Sie das Angebot an den Gruppenleiter und wandeln Sie es nach der Annahme in eine Buchung um.
Ja. Eine Gruppe kann eine Anzahlung pro Reisendem oder für die ganze Gruppe erheben, gefolgt von geplanten Raten und einer Restzahlung, die jeweils an der Buchung verfolgt werden.
Ja. Jedem Reisenden werden Zimmertyp und Zimmerpartner zugeordnet, und die Rooming-Liste lässt sich für das Hotel exportieren, sobald sich Namen oder Zimmer ändern.
Ja. Agenturen buchen Plätze auf festen Terminen oder fragen Gruppenangebote im B2B-Portal an, mit eigenen Preisen und Provisionen, aus derselben Installation.
Ja. Jeder Plan enthält den vollständigen Quellcode unter kommerzieller Lizenz, und Sie hosten selbst, sodass Ihre Entwickler den Gruppenreisen-Ablauf an Ihren Betrieb anpassen können.