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Integración de back office

Integración de sistemas contables de viajes que mantiene reservas y libros al día

Conecte su plataforma de reservas con su contabilidad. Cada billete, hotel, reembolso y recarga de agente se convierte en un asiento cuadrado, los extractos BSP y ARC se concilian línea a línea y los asientos limpios llegan a QuickBooks, Xero o a un CSV para Tally y Sage.

  • Asientos desde cada reserva
  • Conciliación BSP/ARC
  • Exportación a QuickBooks, Xero y Tally
  • Crédito de agentes en la contabilidad

De la reserva al libro mayor

Cómo la integración de sistemas contables de viajes convierte reservas en asientos

Una herramienta contable genérica ve un pago. Un negocio de viajes necesita el PNR, el proveedor, el impuesto y la comisión que hay detrás. La integración lleva todo eso desde la reserva hasta un asiento de partida doble en el que su contable puede confiar.

  1. 01

    Evento de reserva

    Se emite un billete, se confirma un hotel, se procesa un reembolso o un agente recarga su monedero.

  2. 02

    Documento contable

    La plataforma emite la factura, la nota de crédito o el recibo con las referencias de PNR, pasajero y proveedor.

  3. 03

    Mapeo de cuentas

    Cada línea se asigna a su plan de cuentas, sus códigos de impuesto y su moneda base.

  4. 04

    Su sistema contable

    Los asientos se publican o exportan a QuickBooks, Xero, Tally, Sage o su propio ERP.

La emisión de facturas, recibos y notas de crédito se explica en la página Contabilidad para agencias. Esta página trata de llevar esos documentos a sus libros sin volver a teclearlos.

Asiento contable

Billete aéreo emitido

INV-10482USD
CuentaDebeHaber
  • Clientes por cobrar1100820.00
  • BSP a pagar (aerolínea)2110742.00
  • Ingresos por cargos de servicio410065.00
  • IVA repercutido220013.00
Cuadrado820.00820.00
Desde la reservaPNRX7K2LMBillete157-2345678901

La parte de la aerolínea va a la cuenta a pagar BSP, su cargo por servicio a ingresos y el impuesto a su propia cuenta, para conciliar después el extracto BSP.

Asiento contable

Reserva de hotel confirmada

INV-10483EUR
CuentaDebeHaber
  • Clientes por cobrar11001,240.00
  • Proveedor hotelero a pagar21201,050.00
  • Ingresos por margen4200158.00
  • IVA sobre el margen221032.00
Cuadrado1,240.001,240.00
Desde la reservaReservaHB-55120Ref. proveedorSUP-7731

El coste del proveedor y el margen se separan al reservar, así el margen por producto y proveedor se ve sin hojas de cálculo.

Asiento contable

Billete reembolsado

CN-0442USD
CuentaDebeHaber
  • Reembolso de aerolínea por cobrar1210560.00
  • Reembolso a cliente pendiente2300510.00
  • Ingresos por penalización430050.00
Cuadrado560.00560.00
Desde la reservaPNRX7K2LMFacturaINV-10482

La nota de crédito queda vinculada a la factura original y la penalización por cancelación se conserva como ingreso en lugar de perderse en el reembolso.

Asiento contable

Recarga del monedero de un agente

RCPT-2210USD
CuentaDebeHaber
  • Cuenta bancaria10105,000.00
  • Depósitos de agentes retenidos24005,000.00
Cuadrado5,000.005,000.00
Desde la reservaAgenteAG-118PagoTXN 88412

Una recarga es un pasivo hasta que el agente reserva, por eso va a depósitos de agentes y no a ventas.

Importes y códigos de cuenta de ejemplo. Su propio plan de cuentas, reglas fiscales y monedas se configuran durante la implantación.

BSP y ARC

Conciliación BSP/ARC y de proveedores, línea a línea

Importe el extracto BSP o ARC y los extractos de proveedores, deje que los billetes se casen con las facturas y etiquete cada diferencia con un motivo antes de contabilizar nada.

  1. 01

    Importar extractos

    Cargue extractos BSP, ARC y de proveedores en PDF, CSV o por API.
  2. 02

    Casar automáticamente

    Los billetes se casan con las facturas; se marcan ADM y ACM, impuestos y reembolsos.
  3. 03

    Resolver diferencias

    Registre ajustes con notas para que cada cambio conserve su rastro de auditoría.
  4. 04

    Publicar o exportar

    Envíe asientos a QuickBooks o Xero, o exporte un CSV para Tally.
  5. 05

    Cerrar el periodo

    Publique el resumen de auditoría y bloquee el periodo frente a cambios posteriores.

Panel de extracto (ejemplo)

Panel de extracto (ejemplo)
Billete / PNRExtractoFacturaDiferenciaMotivo
157-2345678901PNR X7K2LM742.00742.000.00Casada
176-4410023987PNR QH8M2P1,318.401,298.40+20.00ADM
065-7781230045PNR ZT4K9W486.00498.20-12.20Comisión
125-9012245561PNR BV7N1C905.10905.100.00Casada
157-2345690112PNR LM3R8D-560.00--560.00Desfase de reembolso
618-3302114870PNR KD2X6Q0.00312.00-312.00Anulación / reemisión

2Líneas casadas

4Diferencias por resolver

Líneas de extracto de ejemplo. Las diferencias se etiquetan por motivo, así los casos repetidos se resuelven igual cada periodo.

Campos usados para casar

  • Número de billete y de documento
  • PNR y referencia de reserva
  • Nombre del pasajero y fecha de viaje
  • Referencia del proveedor y número de factura
  • Líneas de tarifa, impuestos y comisión

Planes de liquidación

BSP o ARC: cuál le corresponde

Ambos estandarizan la liquidación y los informes de las aerolíneas para agencias acreditadas. El que concilie depende del mercado en el que venda.

BSP

Usado en muchos países

Informe estándar de ventas y reembolsos de billetes, con periodos de extracto que muestran totales a pagar y a cobrar de varias aerolíneas.

ARC

Usado sobre todo en Estados Unidos

Ventas, cambios y reembolsos informados a través de ARC, con ajustes que modifican los totales a pagar y necesitan un rastro de auditoría claro.

Conectores contables

QuickBooks, Xero, Tally y Sage, mapeados a su plan de cuentas

Mantenga el sistema contable que ya usa su contable. Los asientos llegan con referencias de PNR, líneas de comisión y el código de impuesto correcto, listos para publicar o importar.

  • Publicación

    QuickBooks

    Facturas, pagos y asientos con referencias de PNR y líneas de comisión de agentes.

  • Publicación

    Xero

    Facturas, pagos y asientos publicados contra sus cuentas y tipos impositivos de Xero.

  • Exportación CSV

    Tally

    CSV listo para auditoría con los libros y desgloses fiscales correctos para importar en Tally.

  • Exportación CSV

    Sage

    Archivos CSV para Sage y para auditores que prefieren trabajar con archivos planos.

  • Hooks de API

    Su ERP o BI

    Hooks a medida que envían los mismos datos contables a un ERP o a un flujo de BI.

Hoja de mapeo (ejemplo)
Elemento de PHPTRAVELSCuentaCódigo fiscal
  • Ventas de vuelos4010Z0
  • Ventas de hoteles4020S
  • Tours y actividades4030S
  • Servicios de visados4040EX
  • Cargos por servicio4100S
  • Comisiones de agentes5050-
  • Diferencias de cambio7010-
  • Comisiones de tarjeta y pasarela6120EX
{
  "event": "journal.ready",
  "doc": "INV-10482",
  "pnr": "X7K2LM",
  "currency": "USD",
  "lines": [
    { "account": "1100", "debit": 820.00 },
    { "account": "2110", "credit": 742.00 },
    { "account": "4100", "credit": 65.00 },
    { "account": "2200", "credit": 13.00 }
  ]
}

Si su contabilidad no es QuickBooks, Xero, Tally ni Sage, el mismo asiento puede enviarse a su propio sistema mediante una Integración de API personalizada. El formato de los datos se acuerda durante la implantación.

Para conectores de proveedores, pagos y canales, consulte Todas las integraciones.

Crédito de agentes

Crédito de agentes, extractos y liquidaciones que llegan a la contabilidad

Los agentes B2B reservan a crédito, así que el riesgo es una cuestión financiera tanto como comercial. Límites, extractos y liquidaciones viven en los mismos registros que alimentan sus libros.

  • Límites con bloqueo automáticoFije un límite de crédito por agente; las reservas se detienen al alcanzarlo.
  • Bandas de riesgo y periodos de graciaAvise pronto, conceda un breve periodo de gracia y después bloquee.
  • Extractos sincronizados con la contabilidadLos extractos y liquidaciones de agentes cuadran con las cuentas por cobrar que publica.
  • Recargas del monedero por APIRecargas y liquidaciones llegan como recibos a través de hooks de API.

Los agentes pueden prepagar con el Billetera de agentes B2B y reservar en el Portal B2B de viajes, con comisiones y márgenes controlados por agente.

Exposición de agentes (ejemplo)USD
  • AG-104Dentro del límite
    Usado
    4,200.00
    Límite
    10,000.00
    Uso
    42%
  • AG-118Banda de vigilancia
    Usado
    21,600.00
    Límite
    25,000.00
    Uso
    86%
  • AG-131Periodo de gracia
    Usado
    8,350.00
    Límite
    8,000.00
    Uso
    104%
  • AG-142Bloqueado en el límite
    Usado
    15,000.00
    Límite
    15,000.00
    Uso
    100%

Agentes de ejemplo. Las bandas y los periodos de gracia se fijan por agente o por grupo de agentes.

Cierre de mes

Cierre con hojas de cálculo frente a cierre integrado

Si los libros se llevan en Excel o en un sistema genérico, la mayor parte del cierre consiste en volver a teclear y perseguir diferencias. Aquí es donde la integración cambia la rutina.

TareaHojas de cálculo y entrada manualIntegrado con PHPTRAVELS
Facturas y recibosHojas de cálculo y entrada manualTecleados a mano desde las pantallas de reserva; los errores hacen perder ingresos.Integrado con PHPTRAVELSEmitidos desde la reserva con PNR, pasajero e impuestos ya rellenados.
Conciliación BSP/ARCHojas de cálculo y entrada manualLínea a línea contra el extracto; los ADM y ACM se detectan tarde.Integrado con PHPTRAVELSCasada automáticamente, con las diferencias etiquetadas por motivo.
Crédito de agentesHojas de cálculo y entrada manualEl riesgo se revisa a posteriori, si se revisa.Integrado con PHPTRAVELSLímites aplicados al reservar, extractos ligados a las cuentas por cobrar.
Impuestos y monedasHojas de cálculo y entrada manualIVA y GST calculados por país en hojas separadas.Integrado con PHPTRAVELSIVA o GST de cada mercado y tipo de cambio aplicados en cada línea.
Publicación en el libro mayorHojas de cálculo y entrada manualTotales tecleados de nuevo en el sistema contable.Integrado con PHPTRAVELSAsientos publicados en QuickBooks o Xero, o exportados para Tally y Sage.
Rastro de auditoríaHojas de cálculo y entrada manualNotas repartidas entre correos y versiones de archivos.Integrado con PHPTRAVELSAjustes con notas y un resumen de auditoría por cada periodo cerrado.

Vea la conciliación con sus propios datos

Comparta un extracto de ejemplo y le mostraremos cómo se marcan, etiquetan y exportan las diferencias con notas de auditoría. Las opciones de licencia están en la página de Precios, con código fuente incluido y alojamiento en su propio servidor.

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Preguntas frecuentes

Preguntas sobre integración contable de viajes

Preguntas habituales sobre llevar reservas a los libros, conciliación BSP/ARC, exportaciones contables y crédito de agentes.

Habla con ventas

Conecta su plataforma de reservas con su sistema contable. Reservas, reembolsos y recargas de agentes se convierten en asientos cuadrados con datos de PNR, proveedor e impuestos, que se publican en QuickBooks o Xero o se exportan en CSV para Tally y Sage.

Sí. PHPTRAVELS gestiona facturas de viaje, crédito y comisiones de agentes, conciliación BSP/ARC y exportaciones a las suites contables más comunes. Se licencia con el código fuente incluido y se aloja en su propio servidor.

Sí. Los extractos se importan en PDF, CSV o por API, los billetes se casan con las facturas y las diferencias de ADM o ACM, impuestos y reembolsos se marcan con su motivo y se exportan en un resumen listo para auditoría.

Facturas, pagos y asientos pueden publicarse en QuickBooks y Xero, y se exportan archivos CSV para Tally y Sage. Otros sistemas ERP o de BI pueden recibir los mismos datos mediante hooks de API a medida.

Sí. Límites de crédito, extractos, liquidaciones, comisiones y márgenes se controlan por agente, y las recargas del monedero se registran como depósitos retenidos hasta que el agente reserva.

Los viajes requieren liquidación BSP/ARC, facturación por PNR, conciliación de proveedores e impuestos que varían por país y producto. Las herramientas genéricas registran los totales, pero no conservan esas referencias desde la reserva.

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