Live-Demo

Backoffice-Integration

Integration von Reise-Buchhaltungssystemen, die Buchungen und Bücher im Gleichschritt hält

Verbinden Sie Ihre Buchungsplattform mit Ihrer Buchhaltung. Jedes Ticket, Hotel, jede Erstattung und jede Agenten-Aufladung wird zu einem ausgeglichenen Journal, BSP- und ARC-Abrechnungen werden Zeile für Zeile abgestimmt, und saubere Buchungen gehen an QuickBooks, Xero oder als CSV an Tally und Sage.

  • Journale aus jeder Buchung
  • BSP/ARC-Abstimmung
  • Export nach QuickBooks, Xero und Tally
  • Agentenkredit in der Buchhaltung

Von der Buchung ins Hauptbuch

Wie die Integration von Reise-Buchhaltungssystemen Buchungen zu Journalen macht

Ein allgemeines Buchhaltungsprogramm sieht eine Zahlung. Ein Reiseunternehmen braucht die PNR, den Lieferanten, die Steuer und die Provision dahinter. Die Integration trägt all das von der Buchung in ein doppeltes Journal, dem Ihr Steuerberater vertrauen kann.

  1. 01

    Buchungsereignis

    Ein Ticket wird ausgestellt, ein Hotel bestätigt, eine Erstattung verarbeitet oder ein Agent lädt sein Wallet auf.

  2. 02

    Buchungsbeleg

    Die Plattform erstellt Rechnung, Gutschrift oder Quittung mit PNR-, Passagier- und Lieferantenreferenz.

  3. 03

    Kontenzuordnung

    Jede Zeile wird Ihrem Kontenplan, Ihren Steuerschlüsseln und Ihrer Basiswährung zugeordnet.

  4. 04

    Ihr Buchhaltungssystem

    Journale werden an QuickBooks, Xero, Tally, Sage oder Ihr eigenes ERP gebucht oder exportiert.

Wie Rechnungen, Quittungen und Gutschriften erstellt werden, zeigt die Seite Reisebüro-Buchhaltung. Hier geht es darum, diese Belege ohne erneutes Abtippen in Ihre Bücher zu bringen.

Buchungssatz

Flugticket ausgestellt

INV-10482USD
KontoSollHaben
  • Forderungen an Kunden1100820.00
  • BSP-Verbindlichkeit (Airline)2110742.00
  • Erlöse aus Servicegebühren410065.00
  • Umsatzsteuer220013.00
Ausgeglichen820.00820.00
Aus der BuchungPNRX7K2LMTicket157-2345678901

Der Airline-Anteil geht auf die BSP-Verbindlichkeit, Ihre Servicegebühr auf Erlöse und die Steuer auf ein eigenes Konto, damit die BSP-Abrechnung später abgestimmt werden kann.

Buchungssatz

Hotelbuchung bestätigt

INV-10483EUR
KontoSollHaben
  • Forderungen an Kunden11001,240.00
  • Verbindlichkeit Hotellieferant21201,050.00
  • Erlöse aus Aufschlag4200158.00
  • Umsatzsteuer auf Marge221032.00
Ausgeglichen1,240.001,240.00
Aus der BuchungBuchungHB-55120Lieferanten-Ref.SUP-7731

Lieferantenkosten und Aufschlag werden schon bei der Buchung getrennt, so ist die Marge je Produkt und Lieferant ohne Tabelle sichtbar.

Buchungssatz

Ticket erstattet

CN-0442USD
KontoSollHaben
  • Forderung Airline-Erstattung1210560.00
  • Fällige Kundenerstattung2300510.00
  • Erlöse aus Stornogebühren430050.00
Ausgeglichen560.00560.00
Aus der BuchungPNRX7K2LMRechnungINV-10482

Die Gutschrift bleibt mit der Originalrechnung verknüpft, und die Stornogebühr bleibt als Erlös erhalten, statt in der Erstattung unterzugehen.

Buchungssatz

Wallet-Aufladung eines Agenten

RCPT-2210USD
KontoSollHaben
  • Bankkonto10105,000.00
  • Gehaltene Agenteneinlagen24005,000.00
Ausgeglichen5,000.005,000.00
Aus der BuchungAgentAG-118ZahlungTXN 88412

Eine Aufladung ist eine Verbindlichkeit, bis der Agent bucht, daher steht sie unter Agenteneinlagen und nicht im Umsatz.

Beispielbeträge und Kontonummern. Ihr eigener Kontenplan, Ihre Steuerregeln und Währungen werden bei der Einrichtung zugeordnet.

BSP und ARC

BSP/ARC- und Lieferantenabstimmung, Zeile für Zeile

Importieren Sie die BSP- oder ARC-Abrechnung und die Lieferantenauszüge, lassen Sie Tickets den Rechnungen zuordnen und versehen Sie jede Abweichung mit einem Grund, bevor etwas gebucht wird.

  1. 01

    Abrechnungen importieren

    BSP-, ARC- und Lieferantenauszüge per PDF, CSV oder API laden.
  2. 02

    Automatisch zuordnen

    Tickets werden Rechnungen zugeordnet; ADM und ACM, Steuern und Erstattungen werden markiert.
  3. 03

    Abweichungen klären

    Korrekturen mit Notizen buchen, damit jede Änderung ihren Prüfpfad behält.
  4. 04

    Buchen oder exportieren

    Journale an QuickBooks oder Xero senden oder CSV für Tally exportieren.
  5. 05

    Periode sperren

    Prüfbericht veröffentlichen und die Periode gegen spätere Änderungen sperren.

Abrechnungsübersicht (Beispiel)

Abrechnungsübersicht (Beispiel)
Ticket / PNRAbrechnungRechnungDifferenzGrund
157-2345678901PNR X7K2LM742.00742.000.00Zugeordnet
176-4410023987PNR QH8M2P1,318.401,298.40+20.00ADM
065-7781230045PNR ZT4K9W486.00498.20-12.20Provision
125-9012245561PNR BV7N1C905.10905.100.00Zugeordnet
157-2345690112PNR LM3R8D-560.00--560.00Erstattung zeitversetzt
618-3302114870PNR KD2X6Q0.00312.00-312.00Storno / Neuausstellung

2Zugeordnete Zeilen

4Offene Abweichungen

Beispielzeilen. Abweichungen werden nach Grund markiert, so werden wiederkehrende Fälle jede Periode gleich gelöst.

Felder für die Zuordnung

  • Ticket- und Belegnummer
  • PNR und Buchungsreferenz
  • Passagiername und Reisedatum
  • Lieferantenreferenz und Rechnungsnummer
  • Tarif-, Steuer- und Provisionszeilen

Abrechnungsverfahren

BSP oder ARC: was für Sie gilt

Beide standardisieren die Abrechnung und das Reporting der Airlines für akkreditierte Agenturen. Welches Sie abstimmen, hängt vom Markt ab, in dem Sie verkaufen.

BSP

In vielen Ländern genutzt

Standardisiertes Reporting von Ticketverkäufen und Erstattungen, mit Abrechnungsperioden, die Verbindlichkeiten und Forderungen über mehrere Airlines zeigen.

ARC

Vor allem in den USA genutzt

Verkäufe, Umbuchungen und Erstattungen werden über ARC gemeldet, mit Anpassungen, die Verbindlichkeiten ändern und einen klaren Prüfpfad brauchen.

Buchhaltungs-Konnektoren

QuickBooks, Xero, Tally und Sage, Ihrem Kontenplan zugeordnet

Behalten Sie die Buchhaltungssoftware, die Ihr Steuerberater schon nutzt. Journale kommen mit PNR-Referenzen, Provisionszeilen und dem richtigen Steuerschlüssel an, bereit zum Buchen oder Importieren.

  • Buchung

    QuickBooks

    Rechnungen, Zahlungen und Journale mit PNR-Referenzen und Provisionszeilen der Agenten.

  • Buchung

    Xero

    Rechnungen, Zahlungen und Journale, gebucht auf Ihre Xero-Konten und Steuersätze.

  • CSV-Export

    Tally

    Prüffähige CSV mit den richtigen Konten und Steueraufschlüsselungen für den Tally-Import.

  • CSV-Export

    Sage

    CSV-Dateien für Sage und für Prüfer, die mit flachen Dateien arbeiten.

  • API-Hooks

    Ihr ERP oder BI

    Individuelle Hooks, die dieselben Buchungsdaten in ein ERP oder eine BI-Pipeline senden.

Zuordnungstabelle (Beispiel)
PHPTRAVELS-PositionKontoSteuerschlüssel
  • Flugumsätze4010Z0
  • Hotelumsätze4020S
  • Touren und Aktivitäten4030S
  • Visa-Services4040EX
  • Servicegebühren4100S
  • Agentenprovisionen5050-
  • Währungsdifferenzen7010-
  • Karten- und Gateway-Gebühren6120EX
{
  "event": "journal.ready",
  "doc": "INV-10482",
  "pnr": "X7K2LM",
  "currency": "USD",
  "lines": [
    { "account": "1100", "debit": 820.00 },
    { "account": "2110", "credit": 742.00 },
    { "account": "4100", "credit": 65.00 },
    { "account": "2200", "credit": 13.00 }
  ]
}

Ist Ihre Buchhaltung weder QuickBooks, Xero, Tally noch Sage, kann dasselbe Journal über eine Individuelle API-Integration an Ihr eigenes System gehen. Das Datenformat wird bei der Einrichtung vereinbart.

Lieferanten-, Zahlungs- und Kanal-Konnektoren: siehe Alle Integrationen.

Agentenkredit

Agentenkredit, Auszüge und Abrechnungen, die im Hauptbuch landen

B2B-Agenten buchen auf Kredit, daher ist das Risiko ebenso eine Finanz- wie eine Vertriebsfrage. Limits, Auszüge und Abrechnungen liegen in denselben Daten, die Ihre Bücher speisen.

  • Limits mit automatischer SperreKreditlimit je Agent festlegen; ist es erreicht, stoppt das Buchen.
  • Risikostufen und KulanzfristenFrüh warnen, eine kurze Kulanzfrist geben, dann sperren.
  • Auszüge im Einklang mit dem HauptbuchAgentenauszüge und Abrechnungen passen zu den gebuchten Forderungen.
  • Wallet-Aufladungen per APIAufladungen und Abrechnungen kommen über API-Hooks als Quittungen an.

Agenten können über das B2B-Agentur-Wallet vorauszahlen und im B2B-Reiseportal buchen, mit Provisionen und Aufschlägen je Agent.

Agentenrisiko (Beispiel)USD
  • AG-104Im Limit
    Genutzt
    4,200.00
    Limit
    10,000.00
    Anteil
    42%
  • AG-118Beobachtung
    Genutzt
    21,600.00
    Limit
    25,000.00
    Anteil
    86%
  • AG-131Kulanzfrist
    Genutzt
    8,350.00
    Limit
    8,000.00
    Anteil
    104%
  • AG-142Am Limit gesperrt
    Genutzt
    15,000.00
    Limit
    15,000.00
    Anteil
    100%

Beispielagenten. Stufen und Kulanzfristen werden je Agent oder Agentengruppe festgelegt.

Monatsabschluss

Abschluss mit Tabellen oder integrierter Abschluss

Werden die Bücher in Excel oder einem allgemeinen System geführt, besteht der Monatsabschluss vor allem aus Abtippen und Abweichungen suchen. Hier ändert die Integration die Routine.

AufgabeTabellen und manuelle ErfassungIntegriert mit PHPTRAVELS
Rechnungen und QuittungenTabellen und manuelle ErfassungVon Buchungsmasken abgetippt; Fehler kosten Umsatz.Integriert mit PHPTRAVELSAus der Buchung erstellt, mit PNR, Passagier und Steuer bereits ausgefüllt.
BSP/ARC-AbgleichTabellen und manuelle ErfassungZeile für Zeile gegen die Abrechnung; ADM und ACM fallen spät auf.Integriert mit PHPTRAVELSAutomatisch zugeordnet, Abweichungen nach Grund markiert.
AgentenkreditTabellen und manuelle ErfassungRisiko nachträglich geprüft, wenn überhaupt.Integriert mit PHPTRAVELSLimits bei der Buchung durchgesetzt, Auszüge mit Forderungen verknüpft.
Steuern und WährungenTabellen und manuelle ErfassungUSt. und GST je Land in getrennten Tabellen berechnet.Integriert mit PHPTRAVELSMarktspezifische USt. oder GST und Wechselkurs auf jeder Zeile.
Buchung ins HauptbuchTabellen und manuelle ErfassungSummen erneut in die Buchhaltung eingegeben.Integriert mit PHPTRAVELSJournale an QuickBooks oder Xero gebucht oder für Tally und Sage exportiert.
PrüfpfadTabellen und manuelle ErfassungNotizen verstreut über E-Mails und Dateiversionen.Integriert mit PHPTRAVELSKorrekturen mit Notizen und ein Prüfbericht je gesperrter Periode.

Abstimmung mit Ihren eigenen Daten sehen

Senden Sie eine Beispielabrechnung, und wir zeigen, wie Abweichungen markiert, begründet und mit Prüfnotizen exportiert werden. Lizenzoptionen finden Sie auf der Seite Preise, mit Quellcode und Betrieb auf Ihrem eigenen Server.

Live-Demo testenMit einem Buchhaltungsexperten sprechen

Verwandte Backoffice-Seiten

FAQ

Fragen zur Reise-Buchhaltungsintegration

Häufige Fragen zum Buchen von Reservierungen, zur BSP/ARC-Abstimmung, zu Buchhaltungsexporten und zum Agentenkredit.

Vertrieb kontaktieren

Sie verbindet Ihre Buchungsplattform mit Ihrer Buchhaltung. Buchungen, Erstattungen und Agenten-Aufladungen werden zu ausgeglichenen Journalen mit PNR-, Lieferanten- und Steuerdaten, die an QuickBooks oder Xero gebucht oder als CSV für Tally und Sage exportiert werden.

Ja. PHPTRAVELS deckt Reiserechnungen, Agentenkredit und Provisionen, BSP/ARC-Abstimmung und Exporte in gängige Buchhaltungsprogramme ab. Es wird mit Quellcode lizenziert und auf Ihrem eigenen Server betrieben.

Ja. Abrechnungen werden per PDF, CSV oder API importiert, Tickets den Rechnungen zugeordnet, und ADM- oder ACM-, Steuer- und Erstattungsdifferenzen werden mit Grund markiert und als prüffähige Übersicht exportiert.

Rechnungen, Zahlungen und Journale können an QuickBooks und Xero gebucht werden, für Tally und Sage werden CSV-Dateien exportiert. Andere ERP- oder BI-Systeme erhalten dieselben Daten über individuelle API-Hooks.

Ja. Kreditlimits, Auszüge, Abrechnungen, Provisionen und Aufschläge werden je Agent geführt, und Wallet-Aufladungen werden als Einlagen gehalten, bis der Agent bucht.

Reisen erfordern BSP/ARC-Abrechnung, PNR-basierte Rechnungen, Lieferantenabstimmung und Steuern, die je Land und Produkt variieren. Allgemeine Programme erfassen die Summen, übernehmen diese Referenzen aber nicht aus der Buchung.

Weiter entdecken

Mehr zur Plattform