Tích hợp back office
Tích hợp hệ thống kế toán du lịch giữ đặt chỗ và sổ sách luôn khớp nhau
Kết nối nền tảng đặt chỗ với kế toán. Mỗi vé, khách sạn, hoàn tiền và lần nạp tiền của đại lý trở thành một bút toán cân đối, sao kê BSP và ARC được đối soát từng dòng, và bút toán sạch được chuyển sang QuickBooks, Xero hoặc CSV cho Tally và Sage.
- Bút toán từ mọi đặt chỗ
- Đối soát BSP/ARC
- Xuất sang QuickBooks, Xero và Tally
- Tín dụng đại lý trên sổ sách
Từ đặt chỗ đến sổ cái
Cách tích hợp hệ thống kế toán du lịch biến đặt chỗ thành bút toán
Một công cụ kế toán thông thường chỉ thấy một khoản thanh toán. Doanh nghiệp du lịch cần PNR, nhà cung cấp, thuế và hoa hồng đằng sau nó. Tích hợp mang tất cả từ đặt chỗ vào một bút toán kép mà kế toán viên của bạn có thể tin cậy.
- 01
Sự kiện đặt chỗ
Vé được xuất, khách sạn được xác nhận, hoàn tiền được xử lý hoặc đại lý nạp tiền vào ví.
- 02
Chứng từ kế toán
Nền tảng lập hóa đơn, giấy báo có hoặc biên nhận với tham chiếu PNR, hành khách và nhà cung cấp.
- 03
Ánh xạ tài khoản
Mỗi dòng được ánh xạ vào hệ thống tài khoản, mã thuế và đồng tiền gốc của bạn.
- 04
Hệ thống kế toán của bạn
Bút toán được ghi sổ hoặc xuất sang QuickBooks, Xero, Tally, Sage hoặc ERP riêng của bạn.
Việc lập hóa đơn, biên nhận và giấy báo có được trình bày ở trang Kế toán đại lý du lịch. Trang này nói về cách đưa các chứng từ đó vào sổ sách mà không phải nhập lại.
Bút toán
Xuất vé máy bay
INV-10482USD- Phải thu khách hàng1100820.00
- Phải trả BSP (hãng bay)2110742.00
- Doanh thu phí dịch vụ410065.00
- Thuế GTGT đầu ra220013.00
X7K2LMVé157-2345678901Phần của hãng bay vào khoản phải trả BSP, phí dịch vụ vào doanh thu và thuế vào tài khoản riêng, để sau này đối soát sao kê BSP.
Bút toán
Xác nhận đặt phòng khách sạn
INV-10483EUR- Phải thu khách hàng11001,240.00
- Phải trả nhà cung cấp khách sạn21201,050.00
- Doanh thu phần lãi4200158.00
- Thuế GTGT trên phần lãi221032.00
HB-55120Mã nhà cung cấpSUP-7731Giá vốn nhà cung cấp và phần lãi được tách ngay khi đặt chỗ, nên biên lợi nhuận theo sản phẩm và nhà cung cấp hiện rõ mà không cần bảng tính.
Bút toán
Hoàn tiền vé
CN-0442USD- Phải thu hoàn tiền hãng bay1210560.00
- Hoàn tiền phải trả khách2300510.00
- Doanh thu phí hủy430050.00
X7K2LMHóa đơnINV-10482Giấy báo có luôn gắn với hóa đơn gốc, và phí hủy vẫn được ghi nhận là doanh thu thay vì mất trong khoản hoàn tiền.
Bút toán
Nạp tiền ví đại lý
RCPT-2210USD- Tài khoản ngân hàng10105,000.00
- Ký quỹ đại lý đang giữ24005,000.00
AG-118Thanh toánTXN 88412Khoản nạp là nợ phải trả cho đến khi đại lý đặt chỗ, nên được ghi vào ký quỹ đại lý chứ không vào doanh thu.
Số tiền và mã tài khoản minh họa. Hệ thống tài khoản, quy tắc thuế và đồng tiền của bạn được ánh xạ khi triển khai.
BSP và ARC
Đối soát BSP/ARC và nhà cung cấp, từng dòng một
Nhập sao kê BSP hoặc ARC và sao kê nhà cung cấp, để vé được khớp với hóa đơn và gắn lý do cho từng chênh lệch trước khi ghi sổ bất cứ thứ gì.
- 01
Nhập sao kê
Tải sao kê BSP, ARC và nhà cung cấp qua PDF, CSV hoặc API. - 02
Khớp tự động
Vé được khớp với hóa đơn; ADM và ACM, thuế và hoàn tiền được đánh dấu. - 03
Xử lý chênh lệch
Ghi điều chỉnh kèm ghi chú để mọi thay đổi đều có dấu vết kiểm toán. - 04
Ghi sổ hoặc xuất
Gửi bút toán sang QuickBooks hoặc Xero, hoặc xuất CSV cho Tally. - 05
Khóa kỳ
Công bố bản tóm tắt kiểm toán và khóa kỳ trước các chỉnh sửa sau đó.
Bảng sao kê (minh họa)
| Vé / PNR | Sao kê | Hóa đơn | Chênh lệch | Lý do |
|---|---|---|---|---|
| 157-2345678901PNR X7K2LM | 742.00 | 742.00 | 0.00 | Đã khớp |
| 176-4410023987PNR QH8M2P | 1,318.40 | 1,298.40 | +20.00 | ADM |
| 065-7781230045PNR ZT4K9W | 486.00 | 498.20 | -12.20 | Hoa hồng |
| 125-9012245561PNR BV7N1C | 905.10 | 905.10 | 0.00 | Đã khớp |
| 157-2345690112PNR LM3R8D | -560.00 | - | -560.00 | Lệch thời điểm hoàn |
| 618-3302114870PNR KD2X6Q | 0.00 | 312.00 | -312.00 | Hủy / xuất lại |
2Dòng đã khớp
4Chênh lệch cần xử lý
Dòng sao kê minh họa. Chênh lệch được gắn lý do, nên các trường hợp lặp lại được xử lý giống nhau mỗi kỳ.
Trường dùng để khớp
- Số vé và số chứng từ
- PNR và mã đặt chỗ
- Tên hành khách và ngày đi
- Mã nhà cung cấp và số hóa đơn
- Dòng giá vé, thuế và hoa hồng
Hệ thống thanh toán
BSP hay ARC: cái nào áp dụng cho bạn
Cả hai chuẩn hóa việc thanh toán và báo cáo của hãng bay cho các đại lý được công nhận. Bạn đối soát cái nào tùy vào thị trường bạn bán.
Dùng ở nhiều quốc gia
Báo cáo chuẩn về bán và hoàn vé, với các kỳ sao kê thể hiện tổng phải trả và phải thu trên nhiều hãng bay.
Chủ yếu dùng ở Hoa Kỳ
Bán, đổi và hoàn vé được báo cáo qua ARC, với các điều chỉnh làm thay đổi tổng phải trả và cần dấu vết kiểm toán rõ ràng.
Kết nối kế toán
QuickBooks, Xero, Tally và Sage, ánh xạ vào hệ thống tài khoản của bạn
Giữ nguyên phần mềm kế toán mà kế toán viên của bạn đang dùng. Bút toán đến kèm tham chiếu PNR, dòng hoa hồng và đúng mã thuế, sẵn sàng ghi sổ hoặc nhập.
- Ghi sổ
QuickBooks
Hóa đơn, thanh toán và bút toán kèm tham chiếu PNR và dòng hoa hồng đại lý.
- Ghi sổ
Xero
Hóa đơn, thanh toán và bút toán ghi vào tài khoản và thuế suất Xero của bạn.
- Xuất CSV
Tally
CSV sẵn sàng kiểm toán với sổ và phân tách thuế đúng để nhập vào Tally.
- Xuất CSV
Sage
Tệp CSV cho Sage và cho kiểm toán viên thích làm việc với tệp phẳng.
- Hook API
ERP hoặc BI của bạn
Hook tùy chỉnh gửi cùng dữ liệu kế toán đó sang ERP hoặc luồng BI.
- Doanh thu vé máy bay
4010Z0 - Doanh thu khách sạn
4020S - Tour và hoạt động
4030S - Dịch vụ thị thực
4040EX - Phí dịch vụ
4100S - Hoa hồng đại lý
5050- - Chênh lệch tỷ giá
7010- - Phí thẻ và cổng thanh toán
6120EX
{
"event": "journal.ready",
"doc": "INV-10482",
"pnr": "X7K2LM",
"currency": "USD",
"lines": [
{ "account": "1100", "debit": 820.00 },
{ "account": "2110", "credit": 742.00 },
{ "account": "4100", "credit": 65.00 },
{ "account": "2200", "credit": 13.00 }
]
}Nếu sổ sách của bạn không dùng QuickBooks, Xero, Tally hay Sage, cùng bút toán đó có thể được gửi tới hệ thống của bạn qua Tích hợp API tùy chỉnh. Định dạng dữ liệu được thống nhất khi triển khai.
Về kết nối nhà cung cấp, thanh toán và kênh bán, xem Tất cả tích hợp.
Tín dụng đại lý
Tín dụng đại lý, sao kê và quyết toán được ghi vào sổ cái
Đại lý B2B đặt chỗ bằng tín dụng, nên rủi ro là chuyện tài chính không kém chuyện kinh doanh. Hạn mức, sao kê và quyết toán nằm trong cùng dữ liệu nuôi sổ sách của bạn.
- Hạn mức tự động khóaĐặt hạn mức tín dụng cho từng đại lý; đạt hạn mức thì dừng đặt chỗ.
- Mức rủi ro và thời gian ân hạnCảnh báo sớm, cho ân hạn ngắn, rồi khóa.
- Sao kê đồng bộ với sổ cáiSao kê và quyết toán của đại lý khớp với khoản phải thu bạn ghi sổ.
- Nạp ví qua APIKhoản nạp và quyết toán đến dưới dạng biên nhận qua hook API.
Đại lý có thể trả trước qua Ví đại lý B2B và đặt chỗ trên Cổng du lịch B2B, với hoa hồng và phần lãi theo dõi theo từng đại lý.
AG-104Trong hạn mức- Đã dùng
- 4,200.00
- Hạn mức
- 10,000.00
- Tỷ lệ
- 42%
AG-118Cần theo dõi- Đã dùng
- 21,600.00
- Hạn mức
- 25,000.00
- Tỷ lệ
- 86%
AG-131Đang ân hạn- Đã dùng
- 8,350.00
- Hạn mức
- 8,000.00
- Tỷ lệ
- 104%
AG-142Khóa tại hạn mức- Đã dùng
- 15,000.00
- Hạn mức
- 15,000.00
- Tỷ lệ
- 100%
Đại lý minh họa. Mức rủi ro và ân hạn được đặt theo từng đại lý hoặc nhóm đại lý.
Khóa sổ cuối tháng
Khóa sổ bằng bảng tính so với khóa sổ tích hợp
Nếu sổ sách nằm trong Excel hay một hệ thống chung, phần lớn việc cuối tháng là nhập lại và truy tìm chênh lệch. Đây là chỗ tích hợp thay đổi quy trình.
| Công việc | Bảng tính và nhập tay | Tích hợp với PHPTRAVELS |
|---|---|---|
| Hóa đơn và biên nhận | Bảng tính và nhập tayGõ tay từ màn hình đặt chỗ; sai sót làm thất thoát doanh thu. | Tích hợp với PHPTRAVELSLập từ đặt chỗ với PNR, hành khách và thuế đã điền sẵn. |
| Đối soát BSP/ARC | Bảng tính và nhập tayTừng dòng với sao kê; ADM và ACM bị phát hiện muộn. | Tích hợp với PHPTRAVELSKhớp tự động, chênh lệch được gắn lý do. |
| Tín dụng đại lý | Bảng tính và nhập tayRủi ro được kiểm tra sau khi xảy ra, nếu có. | Tích hợp với PHPTRAVELSÁp hạn mức khi đặt chỗ, sao kê gắn với khoản phải thu. |
| Thuế và tiền tệ | Bảng tính và nhập tayVAT và GST tính theo từng nước trên các bảng riêng. | Tích hợp với PHPTRAVELSVAT hoặc GST theo thị trường và tỷ giá áp dụng trên từng dòng. |
| Ghi sổ cái | Bảng tính và nhập taySố tổng được nhập lại vào phần mềm kế toán. | Tích hợp với PHPTRAVELSBút toán ghi sang QuickBooks hoặc Xero, hoặc xuất cho Tally và Sage. |
| Dấu vết kiểm toán | Bảng tính và nhập tayGhi chú rải rác trong email và các phiên bản tệp. | Tích hợp với PHPTRAVELSĐiều chỉnh có ghi chú và bản tóm tắt kiểm toán cho mỗi kỳ đã khóa. |
Xem đối soát trên chính dữ liệu của bạn
Gửi một sao kê mẫu và chúng tôi sẽ cho thấy chênh lệch được đánh dấu, gắn lý do và xuất kèm ghi chú kiểm toán thế nào. Các gói giấy phép có ở trang Bảng giá, kèm mã nguồn và tự lưu trữ trên máy chủ của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tích hợp kế toán du lịch
Những câu hỏi thường gặp về ghi sổ đặt chỗ, đối soát BSP/ARC, xuất dữ liệu kế toán và tín dụng đại lý.
Liên hệ kinh doanhNó kết nối nền tảng đặt chỗ với hệ thống kế toán của bạn. Đặt chỗ, hoàn tiền và nạp tiền của đại lý trở thành bút toán cân đối kèm dữ liệu PNR, nhà cung cấp và thuế, được ghi sang QuickBooks hoặc Xero hoặc xuất CSV cho Tally và Sage.
Có. PHPTRAVELS xử lý hóa đơn du lịch, tín dụng và hoa hồng đại lý, đối soát BSP/ARC và xuất sang các phần mềm kế toán phổ biến. Phần mềm được cấp phép kèm mã nguồn và chạy trên máy chủ của bạn.
Có. Sao kê được nhập qua PDF, CSV hoặc API, vé được khớp với hóa đơn, và chênh lệch ADM hoặc ACM, thuế và hoàn tiền được đánh dấu kèm lý do rồi xuất thành bản tóm tắt sẵn sàng kiểm toán.
Hóa đơn, thanh toán và bút toán có thể ghi sang QuickBooks và Xero, còn tệp CSV được xuất cho Tally và Sage. Các hệ thống ERP hoặc BI khác có thể nhận cùng dữ liệu qua hook API tùy chỉnh.
Có. Hạn mức tín dụng, sao kê, quyết toán, hoa hồng và phần lãi được theo dõi theo từng đại lý, còn khoản nạp ví được ghi là ký quỹ cho đến khi đại lý đặt chỗ.
Du lịch cần thanh toán BSP/ARC, lập hóa đơn theo PNR, đối soát nhà cung cấp và thuế thay đổi theo quốc gia và sản phẩm. Công cụ chung ghi nhận số tổng nhưng không mang theo các tham chiếu đó từ đặt chỗ.
Khám phá thêm
Thêm về nền tảng
- Kế toán đại lý du lịchHóa đơn, công nợ và hoa hồng gắn với booking
- Ví đại lý B2BSố dư trả trước, khoản nạp đã duyệt và sổ cái đại lý
- Tích hợp cổng thanh toánThanh toán, 3D Secure, hoàn tiền và webhook
- Quản lý chi phí công tácPhê duyệt, hóa đơn và hoàn ứng theo từng chuyến đi
- API du lịchAPI GDS, khách sạn, tour, xe và thanh toán
- Tất cả tích hợpDanh sách đầy đủ, cập nhật liên tục