ব্যাক-অফিস ইন্টিগ্রেশন
ট্রাভেল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ইন্টিগ্রেশন যা বুকিং ও হিসাবের খাতাকে এক তালে রাখে
আপনার বুকিং প্ল্যাটফর্মকে লেজারের সঙ্গে যুক্ত করুন। প্রতিটি টিকিট, হোটেল, রিফান্ড ও এজেন্ট টপ-আপ একটি ব্যালেন্সড জার্নাল হয়, BSP ও ARC স্টেটমেন্ট লাইন ধরে ধরে মেলানো হয়, আর পরিচ্ছন্ন এন্ট্রি QuickBooks, Xero বা Tally ও Sage-এর জন্য CSV-তে পৌঁছায়।
- প্রতিটি বুকিং থেকে জার্নাল
- BSP/ARC রিকনসিলিয়েশন
- QuickBooks, Xero ও Tally এক্সপোর্ট
- লেজারে এজেন্ট ক্রেডিট
বুকিং থেকে লেজার
ট্রাভেল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ইন্টিগ্রেশন কীভাবে বুকিংকে জার্নালে বদলায়
সাধারণ অ্যাকাউন্টিং টুল শুধু একটি পেমেন্ট দেখে। ট্রাভেল ব্যবসার দরকার তার পেছনের PNR, সাপ্লায়ার, ট্যাক্স ও কমিশন। ইন্টিগ্রেশন এসব বুকিং থেকে ডাবল-এন্ট্রি জার্নালে নিয়ে যায়, যার ওপর আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট ভরসা করতে পারেন।
- 01
বুকিং ইভেন্ট
টিকিট ইস্যু হয়, হোটেল কনফার্ম হয়, রিফান্ড প্রসেস হয় বা এজেন্ট ওয়ালেট টপ-আপ করে।
- 02
লেজার ডকুমেন্ট
প্ল্যাটফর্ম PNR, যাত্রী ও সাপ্লায়ার রেফারেন্সসহ ইনভয়েস, ক্রেডিট নোট বা রসিদ তৈরি করে।
- 03
অ্যাকাউন্ট ম্যাপিং
প্রতিটি লাইন আপনার চার্ট অব অ্যাকাউন্টস, ট্যাক্স কোড ও বেস কারেন্সিতে ম্যাপ হয়।
- 04
আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম
জার্নাল QuickBooks, Xero, Tally, Sage বা আপনার নিজস্ব ERP-তে পোস্ট বা এক্সপোর্ট হয়।
ইনভয়েস, রসিদ ও ক্রেডিট নোট তৈরির বিষয়টি ট্রাভেল এজেন্সি অ্যাকাউন্টিং পেজে আছে। এই পেজটি সেই ডকুমেন্টগুলো পুনরায় টাইপ না করে আপনার খাতায় নেওয়ার বিষয়ে।
জার্নাল এন্ট্রি
ফ্লাইট টিকিট ইস্যু
INV-10482USD- গ্রাহকের কাছে প্রাপ্য1100820.00
- BSP পেয়েবল (এয়ারলাইন)2110742.00
- সার্ভিস ফি আয়410065.00
- VAT আউটপুট220013.00
X7K2LMটিকিট157-2345678901এয়ারলাইনের অংশ BSP পেয়েবলে, আপনার সার্ভিস ফি আয়ে এবং ট্যাক্স নিজস্ব অ্যাকাউন্টে যায়, যাতে পরে BSP স্টেটমেন্ট মেলানো যায়।
জার্নাল এন্ট্রি
হোটেল বুকিং কনফার্ম
INV-10483EUR- গ্রাহকের কাছে প্রাপ্য11001,240.00
- হোটেল সাপ্লায়ার পেয়েবল21201,050.00
- মার্কআপ আয়4200158.00
- মার্জিনের ওপর VAT221032.00
HB-55120সাপ্লায়ার রেফSUP-7731সাপ্লায়ার খরচ ও মার্কআপ বুকিংয়ের সময়ই আলাদা হয়, তাই প্রোডাক্ট ও সাপ্লায়ার অনুযায়ী মার্জিন স্প্রেডশিট ছাড়াই দেখা যায়।
জার্নাল এন্ট্রি
টিকিট রিফান্ড
CN-0442USD- এয়ারলাইন থেকে প্রাপ্য রিফান্ড1210560.00
- গ্রাহককে দেয় রিফান্ড2300510.00
- ক্যানসেলেশন ফি আয়430050.00
X7K2LMইনভয়েসINV-10482ক্রেডিট নোট মূল ইনভয়েসের সঙ্গে যুক্ত থাকে, আর ক্যানসেলেশন ফি রিফান্ডে হারিয়ে না গিয়ে আয় হিসেবে থাকে।
জার্নাল এন্ট্রি
এজেন্ট ওয়ালেট টপ-আপ
RCPT-2210USD- ব্যাংক অ্যাকাউন্ট10105,000.00
- এজেন্ট ডিপোজিট24005,000.00
AG-118পেমেন্টTXN 88412এজেন্ট বুক করার আগে পর্যন্ত টপ-আপ একটি দায়, তাই এটি বিক্রিতে নয়, এজেন্ট ডিপোজিটে থাকে।
নমুনা পরিমাণ ও অ্যাকাউন্ট কোড। আপনার নিজস্ব চার্ট অব অ্যাকাউন্টস, ট্যাক্স নিয়ম ও কারেন্সি সেটআপের সময় ম্যাপ করা হয়।
BSP ও ARC
BSP/ARC ও সাপ্লায়ার রিকনসিলিয়েশন, লাইন ধরে ধরে
BSP বা ARC স্টেটমেন্ট ও সাপ্লায়ার স্টেটমেন্ট ইমপোর্ট করুন, টিকিটগুলো ইনভয়েসের সঙ্গে মিলতে দিন, আর কিছু পোস্ট হওয়ার আগে প্রতিটি পার্থক্যে কারণ ট্যাগ করুন।
- 01
স্টেটমেন্ট ইমপোর্ট
BSP, ARC ও সাপ্লায়ার স্টেটমেন্ট PDF, CSV বা API দিয়ে লোড করুন। - 02
স্বয়ংক্রিয় মিলান
টিকিট ইনভয়েসের সঙ্গে মেলানো হয়; ADM ও ACM, ট্যাক্স ও রিফান্ড ফ্ল্যাগ হয়। - 03
পার্থক্য সমাধান
নোটসহ সমন্বয় পোস্ট করুন, যাতে প্রতিটি পরিবর্তনের অডিট ট্রেইল থাকে। - 04
পোস্ট বা এক্সপোর্ট
জার্নাল QuickBooks বা Xero-তে পাঠান, বা Tally-র জন্য CSV এক্সপোর্ট করুন। - 05
পিরিয়ড লক
অডিট সারসংক্ষেপ প্রকাশ করুন এবং পরবর্তী সম্পাদনার বিরুদ্ধে পিরিয়ড বন্ধ করুন।
স্টেটমেন্ট বোর্ড (নমুনা)
| টিকিট / PNR | স্টেটমেন্ট | ইনভয়েস | পার্থক্য | কারণ |
|---|---|---|---|---|
| 157-2345678901PNR X7K2LM | 742.00 | 742.00 | 0.00 | মিলেছে |
| 176-4410023987PNR QH8M2P | 1,318.40 | 1,298.40 | +20.00 | ADM |
| 065-7781230045PNR ZT4K9W | 486.00 | 498.20 | -12.20 | কমিশন |
| 125-9012245561PNR BV7N1C | 905.10 | 905.10 | 0.00 | মিলেছে |
| 157-2345690112PNR LM3R8D | -560.00 | - | -560.00 | রিফান্ডের সময় |
| 618-3302114870PNR KD2X6Q | 0.00 | 312.00 | -312.00 | ভয়েড / রিইস্যু |
2মিলে যাওয়া লাইন
4সমাধানের জন্য পার্থক্য
নমুনা স্টেটমেন্ট লাইন। পার্থক্য কারণ অনুযায়ী ট্যাগ হয়, তাই বারবার হওয়া সমস্যা প্রতি পিরিয়ডে একইভাবে সমাধান হয়।
মিলানে ব্যবহৃত ফিল্ড
- টিকিট ও ডকুমেন্ট নম্বর
- PNR ও বুকিং রেফারেন্স
- যাত্রীর নাম ও ভ্রমণের তারিখ
- সাপ্লায়ার রেফারেন্স ও ইনভয়েস নম্বর
- ভাড়া, ট্যাক্স ও কমিশন লাইন
সেটলমেন্ট প্ল্যান
BSP না ARC: আপনার জন্য কোনটি প্রযোজ্য
দুটিই স্বীকৃত এজেন্সির জন্য এয়ারলাইন সেটলমেন্ট ও রিপোর্টিং মানসম্মত করে। আপনি কোনটি মেলাবেন তা নির্ভর করে আপনি কোন বাজারে বিক্রি করেন তার ওপর।
অনেক দেশে ব্যবহৃত
টিকিট বিক্রি ও রিফান্ডের মানসম্মত রিপোর্টিং, যেখানে স্টেটমেন্ট পিরিয়ডে এয়ারলাইনগুলোর পেয়েবল ও প্রাপ্য মোট দেখা যায়।
মূলত যুক্তরাষ্ট্রে ব্যবহৃত
বিক্রি, এক্সচেঞ্জ ও রিফান্ড ARC-র মাধ্যমে রিপোর্ট হয়, যেখানে সমন্বয় ইভেন্ট পেয়েবল মোট বদলায় এবং স্পষ্ট অডিট ট্রেইল দরকার হয়।
অ্যাকাউন্টিং কানেক্টর
QuickBooks, Xero, Tally ও Sage, আপনার চার্ট অব অ্যাকাউন্টসে ম্যাপ করা
আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট যে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ইতিমধ্যে ব্যবহার করেন সেটিই রাখুন। জার্নাল PNR রেফারেন্স, কমিশন লাইন ও সঠিক ট্যাক্স কোডসহ আসে, পোস্ট বা ইমপোর্টের জন্য প্রস্তুত।
- পোস্টিং
QuickBooks
PNR রেফারেন্স ও এজেন্ট কমিশন লাইনসহ ইনভয়েস, পেমেন্ট ও জার্নাল।
- পোস্টিং
Xero
আপনার Xero অ্যাকাউন্ট ও ট্যাক্স রেট অনুযায়ী পোস্ট করা ইনভয়েস, পেমেন্ট ও জার্নাল।
- CSV এক্সপোর্ট
Tally
Tally ইমপোর্টের জন্য সঠিক লেজার ও ট্যাক্স বিভাজনসহ অডিট-প্রস্তুত CSV।
- CSV এক্সপোর্ট
Sage
Sage এবং ফ্ল্যাট ফাইল থেকে কাজ করতে পছন্দ করা অডিটরদের জন্য CSV ফাইল।
- API হুক
আপনার ERP বা BI
কাস্টম হুক যা একই জার্নাল ডেটা ERP বা BI পাইপলাইনে পাঠায়।
- ফ্লাইট বিক্রি
4010Z0 - হোটেল বিক্রি
4020S - ট্যুর ও অ্যাক্টিভিটি
4030S - ভিসা সেবা
4040EX - সার্ভিস ফি
4100S - এজেন্ট কমিশন
5050- - কারেন্সি পার্থক্য
7010- - কার্ড ও গেটওয়ে ফি
6120EX
{
"event": "journal.ready",
"doc": "INV-10482",
"pnr": "X7K2LM",
"currency": "USD",
"lines": [
{ "account": "1100", "debit": 820.00 },
{ "account": "2110", "credit": 742.00 },
{ "account": "4100", "credit": 65.00 },
{ "account": "2200", "credit": 13.00 }
]
}লেজার যখন QuickBooks, Xero, Tally বা Sage নয়, তখন একই জার্নাল কাস্টম API ইন্টিগ্রেশন-এর মাধ্যমে আপনার নিজস্ব সিস্টেমে পাঠানো যায়। পেলোডের গঠন সেটআপের সময় ঠিক করা হয়।
সাপ্লায়ার, পেমেন্ট ও চ্যানেল কানেক্টরের জন্য সব ইন্টিগ্রেশন দেখুন।
এজেন্ট ক্রেডিট
এজেন্ট ক্রেডিট, স্টেটমেন্ট ও সেটলমেন্ট যা লেজারে পৌঁছায়
B2B এজেন্টরা ক্রেডিটে বুক করে, তাই এক্সপোজার বিক্রির মতোই ফিন্যান্সেরও প্রশ্ন। লিমিট, স্টেটমেন্ট ও সেটলমেন্ট সেই রেকর্ডেই থাকে যা আপনার খাতায় ডেটা দেয়।
- স্বয়ংক্রিয় লকসহ লিমিটপ্রতি এজেন্টের জন্য ক্রেডিট লিমিট ঠিক করুন; লিমিটে পৌঁছালে বুকিং থেমে যায়।
- রিস্ক ব্যান্ড ও গ্রেস পিরিয়ডআগে সতর্ক করুন, অল্প গ্রেস পিরিয়ড দিন, তারপর লক করুন।
- লেজারের সঙ্গে সিঙ্ক করা স্টেটমেন্টএজেন্ট স্টেটমেন্ট ও সেটলমেন্ট আপনার পোস্ট করা প্রাপ্যের সঙ্গে মেলে।
- API দিয়ে ওয়ালেট টপ-আপটপ-আপ ও সেটলমেন্ট API হুকের মাধ্যমে রসিদ হিসেবে আসে।
এজেন্টরা B2B এজেন্ট ওয়ালেট দিয়ে প্রিপে করতে এবং B2B ট্রাভেল পোর্টাল দিয়ে বুক করতে পারে, যেখানে কমিশন ও মার্কআপ প্রতি এজেন্ট অনুযায়ী ট্র্যাক হয়।
AG-104লিমিটের মধ্যে- ব্যবহৃত
- 4,200.00
- লিমিট
- 10,000.00
- অংশ
- 42%
AG-118ওয়াচ ব্যান্ড- ব্যবহৃত
- 21,600.00
- লিমিট
- 25,000.00
- অংশ
- 86%
AG-131গ্রেস পিরিয়ড- ব্যবহৃত
- 8,350.00
- লিমিট
- 8,000.00
- অংশ
- 104%
AG-142লিমিটে লক- ব্যবহৃত
- 15,000.00
- লিমিট
- 15,000.00
- অংশ
- 100%
নমুনা এজেন্ট। ব্যান্ড ও গ্রেস পিরিয়ড প্রতি এজেন্ট বা এজেন্ট গ্রুপ অনুযায়ী ঠিক করা হয়।
মাস শেষের ক্লোজ
স্প্রেডশিট ক্লোজ বনাম ইন্টিগ্রেটেড ক্লোজ
খাতা যদি Excel বা সাধারণ সিস্টেমে রাখা হয়, তবে মাস শেষের বেশিরভাগ কাজ হলো পুনরায় টাইপ করা আর পার্থক্য খোঁজা। এখানে দেখুন ইন্টিগ্রেশন রুটিন কীভাবে বদলায়।
| কাজ | স্প্রেডশিট ও ম্যানুয়াল এন্ট্রি | PHPTRAVELS-এর সঙ্গে ইন্টিগ্রেটেড |
|---|---|---|
| ইনভয়েস ও রসিদ | স্প্রেডশিট ও ম্যানুয়াল এন্ট্রিবুকিং স্ক্রিন দেখে হাতে টাইপ; ভুলে রাজস্ব হারায়। | PHPTRAVELS-এর সঙ্গে ইন্টিগ্রেটেডবুকিং থেকে তৈরি, PNR, যাত্রী ও ট্যাক্স আগেই পূরণ করা। |
| BSP/ARC মিলান | স্প্রেডশিট ও ম্যানুয়াল এন্ট্রিস্টেটমেন্টের সঙ্গে লাইন ধরে ধরে; ADM ও ACM দেরিতে ধরা পড়ে। | PHPTRAVELS-এর সঙ্গে ইন্টিগ্রেটেডস্বয়ংক্রিয়ভাবে মেলানো, পার্থক্য কারণ অনুযায়ী ট্যাগ করা। |
| এজেন্ট ক্রেডিট | স্প্রেডশিট ও ম্যানুয়াল এন্ট্রিএক্সপোজার পরে দেখা হয়, যদি আদৌ দেখা হয়। | PHPTRAVELS-এর সঙ্গে ইন্টিগ্রেটেডবুকিংয়ের সময়ই লিমিট কার্যকর, স্টেটমেন্ট প্রাপ্যের সঙ্গে যুক্ত। |
| ট্যাক্স ও কারেন্সি | স্প্রেডশিট ও ম্যানুয়াল এন্ট্রিVAT ও GST দেশ অনুযায়ী আলাদা শিটে হিসাব করা। | PHPTRAVELS-এর সঙ্গে ইন্টিগ্রেটেডপ্রতিটি লাইনে বাজার-নির্দিষ্ট VAT বা GST ও FX প্রয়োগ। |
| লেজারে পোস্টিং | স্প্রেডশিট ও ম্যানুয়াল এন্ট্রিমোট অঙ্ক অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে আবার টাইপ করা। | PHPTRAVELS-এর সঙ্গে ইন্টিগ্রেটেডজার্নাল QuickBooks বা Xero-তে পোস্ট, বা Tally ও Sage-এর জন্য এক্সপোর্ট। |
| অডিট ট্রেইল | স্প্রেডশিট ও ম্যানুয়াল এন্ট্রিনোট ইমেইল ও ফাইল ভার্সনে ছড়িয়ে থাকে। | PHPTRAVELS-এর সঙ্গে ইন্টিগ্রেটেডনোটসহ সমন্বয় এবং প্রতিটি লক করা পিরিয়ডের অডিট সারসংক্ষেপ। |
আপনার নিজের ডেটায় রিকনসিলিয়েশন দেখুন
একটি নমুনা স্টেটমেন্ট শেয়ার করুন, আমরা দেখাব পার্থক্য কীভাবে ফ্ল্যাগ, ট্যাগ ও অডিট নোটসহ এক্সপোর্ট হয়। লাইসেন্স অপশন মূল্য পেজে আছে, সোর্স কোডসহ এবং আপনার নিজস্ব সার্ভারে সেলফ-হোস্টিং।
FAQ
ট্রাভেল অ্যাকাউন্টিং ইন্টিগ্রেশনের প্রশ্ন
বুকিং খাতায় পোস্ট করা, BSP/ARC রিকনসিলিয়েশন, অ্যাকাউন্টিং এক্সপোর্ট ও এজেন্ট ক্রেডিট নিয়ে সাধারণ প্রশ্ন।
সেলসের সাথে কথা বলুনএটি আপনার বুকিং প্ল্যাটফর্মকে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সঙ্গে যুক্ত করে। বুকিং, রিফান্ড ও এজেন্ট টপ-আপ PNR, সাপ্লায়ার ও ট্যাক্স বিবরণসহ ব্যালেন্সড জার্নাল হয়, যা QuickBooks বা Xero-তে পোস্ট হয় অথবা Tally ও Sage-এর জন্য CSV হিসেবে এক্সপোর্ট হয়।
হ্যাঁ। PHPTRAVELS ট্রাভেল ইনভয়েস, এজেন্ট ক্রেডিট ও কমিশন, BSP/ARC রিকনসিলিয়েশন এবং প্রচলিত অ্যাকাউন্টিং স্যুটে এক্সপোর্ট সামলায়। এটি সোর্স কোডসহ লাইসেন্স করা এবং আপনার নিজস্ব সার্ভারে সেলফ-হোস্টেড চলে।
হ্যাঁ। স্টেটমেন্ট PDF, CSV বা API দিয়ে ইমপোর্ট হয়, টিকিট ইনভয়েসের সঙ্গে মেলানো হয়, আর ADM বা ACM, ট্যাক্স ও রিফান্ডের পার্থক্য কারণসহ ফ্ল্যাগ হয়ে অডিট-প্রস্তুত সারসংক্ষেপ হিসেবে এক্সপোর্ট হয়।
ইনভয়েস, পেমেন্ট ও জার্নাল QuickBooks ও Xero-তে পোস্ট করা যায়, আর Tally ও Sage-এর জন্য CSV ফাইল এক্সপোর্ট হয়। অন্য ERP বা BI সিস্টেম কাস্টম API হুকের মাধ্যমে একই ডেটা পেতে পারে।
হ্যাঁ। ক্রেডিট লিমিট, স্টেটমেন্ট, সেটলমেন্ট, কমিশন ও মার্কআপ প্রতি এজেন্ট অনুযায়ী ট্র্যাক হয়, আর ওয়ালেট টপ-আপ এজেন্ট বুক করার আগে পর্যন্ত জমা হিসেবে রেকর্ড থাকে।
ট্রাভেলে দরকার BSP/ARC সেটলমেন্ট, PNR-ভিত্তিক বিলিং, সাপ্লায়ার রিকনসিলিয়েশন এবং দেশ ও প্রোডাক্ট অনুযায়ী ভিন্ন ট্যাক্স। সাধারণ টুল মোট অঙ্ক রেকর্ড করতে পারে, কিন্তু সেই রেফারেন্সগুলো বুকিং থেকে বয়ে আনে না।
আরও দেখুন
প্ল্যাটফর্ম সম্পর্কে আরও
- ট্রাভেল এজেন্সি অ্যাকাউন্টিংবুকিংয়ের সাথে যুক্ত ইনভয়েস, দেনা ও কমিশন
- B2B এজেন্ট ওয়ালেটপ্রিপেইড ব্যালান্স, অনুমোদিত ডিপোজিট ও এজেন্ট লেজার
- পেমেন্ট গেটওয়ে ইন্টিগ্রেশনচেকআউট, 3D Secure, রিফান্ড ও ওয়েবহুক
- ট্রাভেল এক্সপেন্স ম্যানেজমেন্টপ্রতি ভ্রমণে অনুমোদন, রসিদ ও প্রতিদান
- ট্রাভেল APIGDS, হোটেল, ট্যুর, গাড়ি ও পেমেন্ট API
- সব ইন্টিগ্রেশনলাইভ ও সম্পূর্ণ তালিকা