Demo langsung

Integrasi back office

Integrasi sistem akuntansi perjalanan yang menjaga pemesanan dan pembukuan tetap selaras

Hubungkan platform pemesanan Anda ke pembukuan. Setiap tiket, hotel, refund, dan top-up agen menjadi jurnal seimbang, laporan BSP dan ARC dicocokkan baris per baris, dan entri yang bersih masuk ke QuickBooks, Xero, atau CSV untuk Tally dan Sage.

  • Jurnal dari setiap pemesanan
  • Rekonsiliasi BSP/ARC
  • Ekspor QuickBooks, Xero dan Tally
  • Kredit agen di pembukuan

Dari pemesanan ke buku besar

Cara integrasi sistem akuntansi perjalanan mengubah pemesanan menjadi jurnal

Alat akuntansi umum hanya melihat pembayaran. Bisnis perjalanan butuh PNR, pemasok, pajak, dan komisi di baliknya. Integrasi membawa semuanya dari pemesanan ke jurnal berpasangan yang bisa dipercaya akuntan Anda.

  1. 01

    Peristiwa pemesanan

    Tiket diterbitkan, hotel dikonfirmasi, refund diproses, atau agen mengisi saldo dompetnya.

  2. 02

    Dokumen pembukuan

    Platform membuat faktur, nota kredit, atau kuitansi dengan referensi PNR, penumpang, dan pemasok.

  3. 03

    Pemetaan akun

    Setiap baris dipetakan ke bagan akun, kode pajak, dan mata uang dasar Anda.

  4. 04

    Sistem akuntansi Anda

    Jurnal diposting atau diekspor ke QuickBooks, Xero, Tally, Sage, atau ERP Anda sendiri.

Pembuatan faktur, kuitansi, dan nota kredit dibahas di halaman Akuntansi agen perjalanan. Halaman ini membahas cara memasukkan dokumen tersebut ke pembukuan tanpa mengetik ulang.

Entri jurnal

Tiket pesawat diterbitkan

INV-10482USD
AkunDebitKredit
  • Piutang pelanggan1100820.00
  • Utang BSP (maskapai)2110742.00
  • Pendapatan biaya layanan410065.00
  • PPN keluaran220013.00
Seimbang820.00820.00
Dari pemesananPNRX7K2LMTiket157-2345678901

Bagian maskapai masuk ke utang BSP, biaya layanan ke pendapatan, dan pajak ke akunnya sendiri, sehingga laporan BSP bisa dicocokkan nanti.

Entri jurnal

Pemesanan hotel dikonfirmasi

INV-10483EUR
AkunDebitKredit
  • Piutang pelanggan11001,240.00
  • Utang pemasok hotel21201,050.00
  • Pendapatan markup4200158.00
  • PPN atas margin221032.00
Seimbang1,240.001,240.00
Dari pemesananPemesananHB-55120Ref. pemasokSUP-7731

Biaya pemasok dan markup dipisahkan saat pemesanan, sehingga margin per produk dan pemasok terlihat tanpa spreadsheet.

Entri jurnal

Tiket di-refund

CN-0442USD
AkunDebitKredit
  • Piutang refund maskapai1210560.00
  • Refund pelanggan terutang2300510.00
  • Pendapatan biaya pembatalan430050.00
Seimbang560.00560.00
Dari pemesananPNRX7K2LMFakturINV-10482

Nota kredit tetap terhubung ke faktur asli, dan biaya pembatalan tetap tercatat sebagai pendapatan, bukan hilang dalam refund.

Entri jurnal

Top-up dompet agen

RCPT-2210USD
AkunDebitKredit
  • Rekening bank10105,000.00
  • Deposit agen yang ditahan24005,000.00
Seimbang5,000.005,000.00
Dari pemesananAgenAG-118PembayaranTXN 88412

Top-up adalah kewajiban sampai agen memesan, jadi dicatat di deposit agen, bukan di penjualan.

Contoh jumlah dan kode akun. Bagan akun, aturan pajak, dan mata uang Anda dipetakan saat penyiapan.

BSP dan ARC

Rekonsiliasi BSP/ARC dan pemasok, baris per baris

Impor laporan BSP atau ARC dan laporan pemasok, biarkan tiket dicocokkan dengan faktur, dan beri setiap selisih label alasan sebelum apa pun diposting.

  1. 01

    Impor laporan

    Muat laporan BSP, ARC, dan pemasok lewat PDF, CSV, atau API.
  2. 02

    Cocokkan otomatis

    Tiket dicocokkan dengan faktur; ADM dan ACM, pajak, serta refund ditandai.
  3. 03

    Selesaikan selisih

    Posting penyesuaian dengan catatan agar setiap perubahan punya jejak audit.
  4. 04

    Posting atau ekspor

    Kirim jurnal ke QuickBooks atau Xero, atau ekspor CSV untuk Tally.
  5. 05

    Kunci periode

    Terbitkan ringkasan audit dan kunci periode dari perubahan berikutnya.

Papan laporan (contoh)

Papan laporan (contoh)
Tiket / PNRLaporanFakturSelisihAlasan
157-2345678901PNR X7K2LM742.00742.000.00Cocok
176-4410023987PNR QH8M2P1,318.401,298.40+20.00ADM
065-7781230045PNR ZT4K9W486.00498.20-12.20Komisi
125-9012245561PNR BV7N1C905.10905.100.00Cocok
157-2345690112PNR LM3R8D-560.00--560.00Waktu refund
618-3302114870PNR KD2X6Q0.00312.00-312.00Void / terbit ulang

2Baris cocok

4Selisih untuk diselesaikan

Contoh baris laporan. Selisih diberi label alasan, sehingga kasus berulang diselesaikan dengan cara yang sama tiap periode.

Kolom yang dipakai untuk pencocokan

  • Nomor tiket dan dokumen
  • PNR dan referensi pemesanan
  • Nama penumpang dan tanggal perjalanan
  • Referensi pemasok dan nomor faktur
  • Baris tarif, pajak, dan komisi

Sistem penyelesaian

BSP atau ARC: mana yang berlaku untuk Anda

Keduanya menstandarkan penyelesaian dan pelaporan maskapai untuk agen terakreditasi. Mana yang Anda rekonsiliasi tergantung pasar tempat Anda menjual.

BSP

Dipakai di banyak negara

Pelaporan standar penjualan dan refund tiket, dengan periode laporan yang menunjukkan total utang dan piutang lintas maskapai.

ARC

Terutama dipakai di Amerika Serikat

Penjualan, penukaran, dan refund dilaporkan lewat ARC, dengan penyesuaian yang mengubah total utang dan butuh jejak audit yang jelas.

Konektor akuntansi

QuickBooks, Xero, Tally dan Sage, dipetakan ke bagan akun Anda

Tetap pakai sistem akuntansi yang sudah dipakai akuntan Anda. Jurnal datang dengan referensi PNR, baris komisi, dan kode pajak yang tepat, siap diposting atau diimpor.

  • Posting

    QuickBooks

    Faktur, pembayaran, dan jurnal dengan referensi PNR dan baris komisi agen.

  • Posting

    Xero

    Faktur, pembayaran, dan jurnal diposting ke akun dan tarif pajak Xero Anda.

  • Ekspor CSV

    Tally

    CSV siap audit dengan buku besar dan rincian pajak yang benar untuk impor ke Tally.

  • Ekspor CSV

    Sage

    File CSV untuk Sage dan untuk auditor yang lebih suka file datar.

  • Hook API

    ERP atau BI Anda

    Hook khusus yang mengirim data akuntansi yang sama ke ERP atau pipeline BI.

Lembar pemetaan (contoh)
Item PHPTRAVELSAkunKode pajak
  • Penjualan penerbangan4010Z0
  • Penjualan hotel4020S
  • Tur dan aktivitas4030S
  • Layanan visa4040EX
  • Biaya layanan4100S
  • Komisi agen5050-
  • Selisih kurs7010-
  • Biaya kartu dan gateway6120EX
{
  "event": "journal.ready",
  "doc": "INV-10482",
  "pnr": "X7K2LM",
  "currency": "USD",
  "lines": [
    { "account": "1100", "debit": 820.00 },
    { "account": "2110", "credit": 742.00 },
    { "account": "4100", "credit": 65.00 },
    { "account": "2200", "credit": 13.00 }
  ]
}

Jika pembukuan Anda bukan QuickBooks, Xero, Tally, atau Sage, jurnal yang sama bisa dikirim ke sistem Anda melalui Integrasi API kustom. Format datanya disepakati saat penyiapan.

Untuk konektor pemasok, pembayaran, dan kanal, lihat Semua integrasi.

Kredit agen

Kredit agen, laporan, dan penyelesaian yang masuk ke buku besar

Agen B2B memesan dengan kredit, jadi eksposur adalah urusan keuangan sekaligus penjualan. Limit, laporan, dan penyelesaian ada di catatan yang sama yang mengisi pembukuan Anda.

  • Limit dengan kunci otomatisTetapkan limit kredit per agen; pemesanan berhenti saat limit tercapai.
  • Tingkat risiko dan masa tenggangPeringatkan lebih awal, beri masa tenggang singkat, lalu kunci.
  • Laporan sinkron dengan buku besarLaporan dan penyelesaian agen cocok dengan piutang yang Anda posting.
  • Top-up dompet lewat APITop-up dan penyelesaian masuk sebagai kuitansi melalui hook API.

Agen dapat membayar di muka melalui Dompet agen B2B dan memesan lewat Portal travel B2B, dengan komisi dan markup dilacak per agen.

Eksposur agen (contoh)USD
  • AG-104Dalam limit
    Terpakai
    4,200.00
    Limit
    10,000.00
    Porsi
    42%
  • AG-118Pantauan
    Terpakai
    21,600.00
    Limit
    25,000.00
    Porsi
    86%
  • AG-131Masa tenggang
    Terpakai
    8,350.00
    Limit
    8,000.00
    Porsi
    104%
  • AG-142Terkunci di limit
    Terpakai
    15,000.00
    Limit
    15,000.00
    Porsi
    100%

Contoh agen. Tingkat dan masa tenggang diatur per agen atau per grup agen.

Tutup buku bulanan

Tutup buku dengan spreadsheet versus tutup buku terintegrasi

Jika pembukuan disimpan di Excel atau sistem umum, sebagian besar tutup buku berupa ketik ulang dan mengejar selisih. Inilah bagian yang diubah oleh integrasi.

TugasSpreadsheet dan input manualTerintegrasi dengan PHPTRAVELS
Faktur dan kuitansiSpreadsheet dan input manualDiketik manual dari layar pemesanan; kesalahan membuat pendapatan bocor.Terintegrasi dengan PHPTRAVELSDibuat dari pemesanan dengan PNR, penumpang, dan pajak sudah terisi.
Pencocokan BSP/ARCSpreadsheet dan input manualBaris per baris dengan laporan; ADM dan ACM ketahuan terlambat.Terintegrasi dengan PHPTRAVELSDicocokkan otomatis, selisih diberi label alasan.
Kredit agenSpreadsheet dan input manualEksposur dicek belakangan, kalau dicek.Terintegrasi dengan PHPTRAVELSLimit diterapkan saat pemesanan, laporan terhubung ke piutang.
Pajak dan mata uangSpreadsheet dan input manualPPN dan GST dihitung per negara di lembar terpisah.Terintegrasi dengan PHPTRAVELSPPN atau GST per pasar dan kurs diterapkan di setiap baris.
Posting ke buku besarSpreadsheet dan input manualTotal diketik ulang di sistem akuntansi.Terintegrasi dengan PHPTRAVELSJurnal diposting ke QuickBooks atau Xero, atau diekspor untuk Tally dan Sage.
Jejak auditSpreadsheet dan input manualCatatan tersebar di email dan versi file.Terintegrasi dengan PHPTRAVELSPenyesuaian dengan catatan dan ringkasan audit untuk setiap periode terkunci.

Lihat rekonsiliasi dengan data Anda sendiri

Bagikan contoh laporan dan kami tunjukkan cara selisih ditandai, diberi label, dan diekspor dengan catatan audit. Opsi lisensi ada di halaman Harga, termasuk kode sumber dan hosting di server Anda sendiri.

Coba demo langsungBicara dengan ahli akuntansi

Halaman back office terkait

FAQ

Pertanyaan tentang integrasi akuntansi perjalanan

Pertanyaan umum tentang memposting pemesanan ke pembukuan, rekonsiliasi BSP/ARC, ekspor akuntansi, dan kredit agen.

Hubungi sales

Integrasi ini menghubungkan platform pemesanan Anda ke sistem akuntansi. Pemesanan, refund, dan top-up agen menjadi jurnal seimbang dengan data PNR, pemasok, dan pajak, lalu diposting ke QuickBooks atau Xero atau diekspor sebagai CSV untuk Tally dan Sage.

Ya. PHPTRAVELS menangani faktur perjalanan, kredit dan komisi agen, rekonsiliasi BSP/ARC, serta ekspor ke software akuntansi populer. Dilisensikan dengan kode sumber dan dijalankan di server Anda sendiri.

Ya. Laporan diimpor lewat PDF, CSV, atau API, tiket dicocokkan dengan faktur, dan selisih ADM atau ACM, pajak, serta refund ditandai dengan alasannya lalu diekspor sebagai ringkasan siap audit.

Faktur, pembayaran, dan jurnal dapat diposting ke QuickBooks dan Xero, dan file CSV diekspor untuk Tally dan Sage. Sistem ERP atau BI lain dapat menerima data yang sama lewat hook API khusus.

Ya. Limit kredit, laporan, penyelesaian, komisi, dan markup dilacak per agen, dan top-up dompet dicatat sebagai deposit yang ditahan sampai agen memesan.

Perjalanan butuh penyelesaian BSP/ARC, penagihan berbasis PNR, rekonsiliasi pemasok, dan pajak yang berbeda per negara dan produk. Alat umum mencatat total, tetapi tidak membawa referensi tersebut dari pemesanan.

Jelajahi lebih lanjut

Selengkapnya tentang platform