Корпоративные поездки
Программное обеспечение для управления корпоративными поездками, которое проверяет политику до бронирования
Опишите тревел-политику в виде правил, направляйте исключения нужному согласующему и видите каждую поездку с привязкой к отделу ещё до прихода счёта. Размещение на своём сервере, исходный код включён.
- Правила политики
- Цепочки согласования
- Центры затрат
- Расходы по отделам
Движок политики
Как ПО для корпоративных поездок превращает политику в правила
Программное обеспечение для управления корпоративными поездками позволяет сотрудникам самим бронировать авиабилеты, отели и автомобили, а компания решает, что разрешено. В PHPTRAVELS тревел-политика не лежит PDF-файлом в интранете. Это набор правил, которые работают при поиске и при оформлении заказа. Путешественник видит, что соответствует политике, ещё до выбора, а исключение выявляется до выписки билета.
У каждого правила есть условие и результат. Условие проверяет поездку: класс обслуживания, время полёта, цену, город, поставщика и срок бронирования до вылета. Результат: разрешить, запросить причину или отправить на согласование. Ниже показан пример политики с двумя правилами. Выберите поездку, чтобы увидеть, какое правило срабатывает и куда дальше уходит заявка.
Контент для бронирования отАвиабилетыОтелиАвто и трансферыВсе интеграции
Правило 1 · Класс на коротких рейсах
Срабатывает- ЕслиКлассравен «Бизнес»
- ИВремя полётаменьше 6 часов
- ТогдаНужно согласование руководителя
Правило 2 · Лимит на отель по городу
Не срабатывает- ЕслиЦена за ночьвыше лимита города
- ТогдаНужно согласование руководителя и финансов
Лимиты за ночь в USD
- Лондон
- 250
- Париж
- 220
- Франкфурт
- 180
- Дубай
- 200
- Нью-Йорк
- 300
Заявка на поездку
Лондон – Франкфурт
Бизнес-класс · 1 ч 35 мин
Срабатывает правило 1: бизнес-класс на рейсе короче 6 часов. Заявка ожидает решения непосредственного руководителя.
Лондон – Нью-Йорк
Бизнес-класс · 8 ч 05 мин
Ни одно правило не срабатывает: рейс длиннее 6 часов, поэтому бизнес-класс разрешён политикой. Поездка бронируется сразу.
Отель в Париже
2 ночи · за ночь
Срабатывает правило 2: выше лимита для Парижа. Руководитель согласует, затем финансовый отдел утверждает доплату.
Цепочка согласования
- 01ПутешественникГотово
- 02РуководительОжидает решения
- 03ФинансыНе требуется
- 04ЗабронированоНе начато
Пример экрана. Правила, лимиты, цены и имена условные.
Отчёты о расходах
Расходы по отделам, учтённые в момент бронирования
Каждое бронирование привязано к отделу и центру затрат, поэтому отчёт готов сразу после оформления поездки. Никому не нужно собирать его по выпискам карт в конце месяца.
- Продажи48,200
- Разработка31,500
- Маркетинг22,800
- Операции18,400
- Финансы7,600
- Персонал5,900
Итого134,400 USD
Пример данных в USD. В вашем отчёте будут ваши отделы и валюта.
- Доля исключений
- Светлая часть каждого столбца показывает расходы, которые нарушили правило и были согласованы. Большая доля говорит о слишком жёстком лимите или о команде, которой стоит напомнить о политике.
- Детализация
- Откройте отдел, чтобы увидеть его сотрудников, поездки и поставщиков, а также причину каждого исключения.
- Выгрузка для финансов
- Скачивайте бронирования и расходы за любой период или получайте их через JSON API в свою бухгалтерскую или ERP-систему.
Смотрите также:Управление командировочными расходамиИнтеграция турбухгалтерии
Карточка поездки
Какие данные хранит каждая командировка
Правила и отчёты работают, только если данные вводятся один раз, в момент бронирования. Вот сведения, которые каждая поездка хранит от заявки до счёта.
- Профиль путешественника
- Имя как в паспорте, данные документа, предпочтения по месту и питанию, номера программ лояльности и экстренный контакт. Вводятся один раз и используются в каждом бронировании.
- Компания и центр затрат
- Юридическое лицо, отдел и центр затрат или код проекта, на который выставляется поездка.
- Цель поездки
- Краткая причина из вашего списка, например встреча с клиентом, конференция или обучение.
- Результат проверки
- В рамках политики или нарушенное правило и код причины, выбранный путешественником.
- История согласования
- Кто согласовал, когда и с каким комментарием. Хранится вместе с бронированием для аудита.
- Тарифы и сборы
- Корпоративные тарифы там, где они действуют, а также сервисный сбор или наценка.
- Оплата
- Корпоративный кредит, предоплаченный кошелёк или карта, а также счёт, в который входит поездка.
Роли
Кто за что отвечает в корпоративном аккаунте
Четыре роли, каждая видит только то, что ей нужно. Один человек может совмещать несколько ролей, например руководитель, который тоже ездит в командировки.
| Задача | Путешественник | Согласующий | Тревел-менеджер | Финансы |
|---|---|---|---|---|
| Поиск и бронирование в рамках политики | Да | Да | Да | Нет |
| Бронирование для коллег | Нет | Нет | Да | Нет |
| Согласование или отклонение исключений | Нет | Свои поездки или команда | Да | Да |
| Изменение правил и лимитов по городам | Нет | Нет | Да | Нет |
| Загрузка корпоративных тарифов | Нет | Нет | Да | Нет |
| Просмотр расходов на поездки | Свои поездки или команда | Свои поездки или команда | Да | Да |
| Счета и выгрузки | Нет | Нет | Нет | Да |
Типовая настройка. Права задаются для каждого корпоративного аккаунта.
Внедрение
От установки до первой согласованной поездки
Обычный порядок работ для компании или агентства по управлению деловыми поездками. Для каждого шага указано, кто его обычно выполняет.
- 01
Установка на ваш сервер
РазработчикиРазместите PHPTRAVELS на сервере или в облачном аккаунте под вашим контролем, чтобы данные путешественников хранились там, где вы решите.
- 02
Подключение контента
Тревел-службаДобавьте поставщиков авиабилетов, отелей и автомобилей с вашими учётными данными и загрузите согласованные корпоративные тарифы.
- 03
Создание компании
Тревел-службаСоздайте аккаунт компании с отделами и центрами затрат, затем импортируйте путешественников из файла или вашей HR-системы.
- 04
Написание правил
Тревел-менеджерПревратите каждый пункт письменной политики в правило: класс обслуживания, лимиты на отели по городам, срок покупки и предпочтительные поставщики.
- 05
Назначение согласующих
Тревел-менеджерУкажите, кто согласует поездки каждого отдела или уровня сотрудников и кто утверждает поездку дороже заданной суммы.
- 06
Пилотный запуск
Тревел-службаДайте одной команде бронировать несколько недель, изучите отчёт об исключениях и ослабьте лимиты, которые мешают обычным поездкам.
- 07
Запуск для всех
ФинансыПригласите остальных сотрудников и переведите расчёты в конце месяца на один сводный счёт.
Модели работы
Внутренняя тревел-служба или TMC-агентство
Одна и та же установка подходит для обоих вариантов. Меняется только то, кто клиент и как выставляется счёт за поездку.
Внутренняя тревел-служба
Одна компания, много путешественников
- Одна политика с разными правилами по отделам или должностям
- Сотрудники бронируют сами, а служба берёт на себя сложные поездки
- Расходы отражаются в отчётах для вашего финансового отдела
- Внутреннее перераспределение затрат на отделы вместо сборов за бронирование
Агентство по управлению деловыми поездками
Много корпоративных клиентов, одна платформа
- Отдельный аккаунт для каждого клиента со своей политикой, тарифами и согласующими
- Ваши агенты бронируют для путешественников, которые звонят или пишут
- Сводные счета по клиенту или центру затрат
- Сервисные сборы или наценки по клиенту, продукту или маршруту
Общее для обоих: профили путешественников, движок правил, цепочки согласования, 24 языка и счета в валюте каждой компании.
Уже продаёте туристические или B2B-поездки? Откройте корпоративное направление на той же платформе:Управление турагентствомУправление деловыми поездками
Выбор ПО
Вопросы перед выбором системы для корпоративных поездок
Задавайте их по каждому решению из вашего списка. Ниже указано, как это реализовано в PHPTRAVELS.
Политика проверяется до бронирования или только в отчётах после?
До. Правила работают при поиске и при оформлении заказа.
Может ли согласование зависеть от поездки, а не только от сотрудника?
Да. Класс, цена, город и сроки могут отправить поездку на согласование.
Можно ли использовать свои договоры с поставщиками и корпоративные тарифы?
Да. Поставщики подключаются с вашими учётными данными.
Где хранятся данные путешественников?
На выбранной вами инфраструктуре, что помогает соблюдать требования, например GDPR.
Может ли ваша команда менять процессы?
Да. Полный исходный код включён по коммерческой лицензии.
Оплата за пользователя, за поездку или разовая?
Разовая лицензия, а не подписка.
Может ли финансовый отдел выгружать данные?
Да. Отчёты и выгрузки за любой период, а также JSON API.
Вопросы и ответы
Вопросы о ПО для управления корпоративными поездками
Что спрашивают тревел-менеджеры, финансовые отделы и TMC-агентства перед внедрением бронирования деловых поездок.
Отдел продажЭто система бронирования деловых поездок. Сотрудники бронируют авиабилеты, отели и автомобили, а компания применяет к каждой поездке свою тревел-политику, правила согласования, профили путешественников, центры затрат, выставление счетов и отчёты.
ПО для корпоративных поездок управляет тем, как ездят сотрудники компании. ПО для турагентства ведёт собственные продажи, поставщиков и агентов агентства. PHPTRAVELS покрывает оба направления, поэтому TMC или агентство может обслуживать корпоративных клиентов из той же установки.
Правила по классу обслуживания, лимитам на отели по городам, сроку покупки и предпочтительным поставщикам проверяются при поиске и при оформлении заказа. Варианты в рамках политики показываются первыми. Для исключения нужна причина и, если так задано правилом, согласование до выписки билета.
Да. Правило может отправить поездку только руководителю или руководителю, а затем в финансовый отдел. Поездки, не попадающие ни под одно правило, минуют цепочку и бронируются сразу.
Оно охватывает забронированную часть поездки: авиабилеты, отели и автомобили, уже с кодами затрат и счетами. Личные расходы, например питание и такси, обычно ведутся в системе учёта расходов, которая может получать данные о поездке через API или выгрузку.
Путешественниками, центрами затрат и бронированиями можно обмениваться через JSON API или выгружать их для финансов. Интеграцию с конкретной системой, например SAP, делают ваши разработчики или мы в рамках индивидуальной разработки.
Планы начинаются от за разовую лицензию с полным исходным кодом. Хостинг, поддержка и сборы поставщиков оплачиваются отдельно. Демо-звонок поможет быстрее всего понять, какой план подходит для вашей корпоративной схемы.
PHPTRAVELS размещается на вашем сервере, поэтому паспортные данные, профили и сведения о поездках остаются на сервере или в облачном аккаунте, который вы выберете. Так проще соблюдать требования о защите данных, например GDPR.
Узнайте больше