سفرهای سازمانی
نرمافزار مدیریت سفرهای سازمانی که پیش از هر رزرو سیاست سفر را بررسی میکند
سیاست سفر خود را به شکل قانون بنویسید، استثناها را برای تأییدکننده مناسب بفرستید و هر سفر را پیش از رسیدن صورتحساب، با کد واحد مربوط ببینید. میزبانی روی سرور خودتان، همراه با کد منبع.
- قوانین سیاست
- زنجیره تأیید
- مراکز هزینه
- هزینه به تفکیک واحد
موتور سیاست
نرمافزار مدیریت سفرهای سازمانی چگونه سیاست را به قانون تبدیل میکند
نرمافزار مدیریت سفرهای سازمانی به کارکنان اجازه میدهد پرواز، هتل و خودروی خود را خودشان رزرو کنند، در حالی که شرکت تعیین میکند چه چیزی مجاز است. در PHPTRAVELS سیاست سفر یک فایل PDF در اینترانت نیست. مجموعهای از قوانین است که هنگام جستوجو و در مرحله پرداخت اجرا میشود. مسافر پیش از انتخاب میبیند چه گزینههایی با سیاست مطابقت دارد و هر استثنا پیش از صدور بلیت شناسایی میشود.
هر قانون یک شرط و یک نتیجه دارد. شرط، سفر را بررسی میکند: کلاس پرواز، مدت پرواز، قیمت، شهر، تأمینکننده و فاصله زمانی رزرو تا سفر. نتیجه میتواند اجازه سفر، درخواست دلیل یا نگهداشتن آن برای تأیید باشد. صفحه زیر یک سیاست نمونه با دو قانون است. یک سفر را انتخاب کنید تا ببینید کدام قانون اعمال میشود و درخواست به کجا میرود.
محتوای رزرو ازپروازهتلخودرو و ترانسفرهمه یکپارچهسازیها
قانون ۱ · کلاس پروازهای کوتاه
اعمال میشود- اگرکلاسبیزینس است
- ومدت پروازکمتر از ۶ ساعت است
- آنگاهنیاز به تأیید مدیر مستقیم
قانون ۲ · سقف هتل برای هر شهر
اعمال نمیشود- اگرنرخ هر شببیشتر از سقف شهر است
- آنگاهنیاز به تأیید مدیر و واحد مالی
سقف هر شب به USD
- لندن
- 250
- پاریس
- 220
- فرانکفورت
- 180
- دبی
- 200
- نیویورک
- 300
درخواست سفر
لندن به فرانکفورت
کلاس بیزینس · ۱ ساعت و ۳۵ دقیقه
قانون ۱ اعمال میشود: کلاس بیزینس در پرواز کوتاهتر از ۶ ساعت. درخواست برای مدیر مستقیم نگه داشته میشود.
لندن به نیویورک
کلاس بیزینس · ۸ ساعت و ۵ دقیقه
هیچ قانونی اعمال نمیشود: پرواز بیش از ۶ ساعت است، پس کلاس بیزینس مطابق سیاست است. سفر بیدرنگ رزرو میشود.
هتل پاریس
۲ شب · برای هر شب
قانون ۲ اعمال میشود: به اندازه از سقف پاریس بیشتر است. مدیر تأیید میکند و سپس واحد مالی هزینه اضافی را امضا میکند.
زنجیره تأیید
- 01مسافرانجام شد
- 02مدیر مستقیمدر انتظار تصمیم
- 03مالیلازم نیست
- 04رزرو شدشروع نشده
صفحه نمونه. قوانین، سقفها، قیمتها و نامها فرضی هستند.
گزارش هزینه
هزینه به تفکیک واحد، کدگذاریشده هنگام رزرو هر سفر
هر رزرو یک واحد و یک مرکز هزینه دارد، پس گزارش همان لحظهای که سفر ثبت میشود آماده است. هیچکس مجبور نیست آخر ماه آن را از صورتحساب کارتها بازسازی کند.
- فروش48,200
- مهندسی31,500
- بازاریابی22,800
- عملیات18,400
- مالی7,600
- منابع انسانی5,900
جمع134,400 USD
داده نمونه به USD. گزارش شما با واحدها و ارز خودتان تهیه میشود.
- سهم استثناها
- بخش روشنتر هر ستون، هزینهای است که قانونی را نقض کرده و تأیید شده است. سهم زیاد نشان میدهد سقفی بیش از حد سخت است یا تیمی نیاز به یادآوری سیاست دارد.
- جزئیات بیشتر
- یک واحد را باز کنید تا مسافران، سفرها و تأمینکنندگان آن و دلیل ثبتشده برای هر استثنا را ببینید.
- خروجی برای واحد مالی
- رزروها و هزینههای هر دوره را دانلود کنید یا از طریق JSON API به سیستم حسابداری یا ERP خود منتقل کنید.
پرونده سفر
هر سفر کاری چه اطلاعاتی را همراه دارد
قوانین و گزارشها فقط وقتی کار میکنند که دادهها یک بار و در لحظه رزرو ثبت شوند. اینها جزئیاتی است که هر سفر از درخواست تا صورتحساب نگه میدارد.
- پروفایل مسافر
- نام مطابق گذرنامه، مشخصات مدرک، ترجیحات صندلی و غذا، شمارههای باشگاه مشتریان و یک تماس اضطراری. یک بار وارد و در همه رزروها استفاده میشود.
- شرکت و مرکز هزینه
- شخصیت حقوقی، واحد و مرکز هزینه یا کد پروژهای که هزینه سفر به آن تعلق میگیرد.
- هدف سفر
- دلیلی کوتاه از فهرست خودتان، مانند جلسه با مشتری، کنفرانس یا آموزش.
- نتیجه سیاست
- مطابق سیاست، یا قانونی که نقض شده و کد دلیلی که مسافر انتخاب کرده است.
- سابقه تأیید
- چه کسی، چه زمانی و با چه توضیحی تأیید کرده است. همراه رزرو برای حسابرسی نگه داشته میشود.
- نرخها و کارمزدها
- نرخهای سازمانی توافقشده در صورت وجود، بهعلاوه هر کارمزد خدمات یا افزایش قیمت.
- پرداخت
- اعتبار شرکت، کیف پول پیشپرداخت یا کارت، و صورتحسابی که سفر در آن آمده است.
نقشها
در حساب سازمانی چه کسی چه کاری انجام میدهد
چهار نقش که هر کدام فقط آنچه لازم دارد را میبیند. یک نفر میتواند بیش از یک نقش داشته باشد، مثلاً مدیری که خودش هم سفر میکند.
| کار | مسافر | تأییدکننده | مدیر سفر | مالی |
|---|---|---|---|---|
| جستوجو و رزرو مطابق سیاست | بله | بله | بله | خیر |
| رزرو برای همکاران | خیر | خیر | بله | خیر |
| تأیید یا رد استثناها | خیر | سفرهای خود یا تیم | بله | بله |
| ویرایش قوانین و سقف شهرها | خیر | خیر | بله | خیر |
| بارگذاری نرخهای سازمانی | خیر | خیر | بله | خیر |
| مشاهده هزینه سفر | سفرهای خود یا تیم | سفرهای خود یا تیم | بله | بله |
| صورتحسابها و خروجیها | خیر | خیر | خیر | بله |
یک پیکربندی معمول. دسترسیها برای هر حساب سازمانی تنظیم میشوند.
راهاندازی
از نصب تا نخستین سفر تأییدشده
ترتیب رایج کار برای یک شرکت یا یک شرکت مدیریت سفر. هر مرحله نشان میدهد معمولاً چه کسی آن را انجام میدهد.
- 01
نصب روی سرور شما
توسعهدهندگانPHPTRAVELS را روی سرور یا حساب ابری تحت کنترل خود میزبانی کنید تا دادههای مسافران همان جایی بماند که شما انتخاب میکنید.
- 02
اتصال محتوای رزرو
واحد سفرتأمینکنندگان پرواز، هتل و خودرو را با اعتبارنامههای خودتان اضافه کنید و نرخهای سازمانی توافقشده را بارگذاری کنید.
- 03
ساخت شرکت
واحد سفرحساب شرکت را با واحدها و مراکز هزینه بسازید، سپس مسافران را از یک فایل یا سیستم منابع انسانی خود وارد کنید.
- 04
نوشتن قوانین
مدیر سفرهر بند از سیاست مکتوب را به یک قانون تبدیل کنید: کلاس پرواز، سقف هتل برای هر شهر، خرید زودهنگام و تأمینکنندگان ترجیحی.
- 05
تعیین تأییدکنندگان
مدیر سفرمشخص کنید چه کسی برای هر واحد یا سطح سازمانی تأیید میکند و چه کسی سفرهای بالاتر از یک مبلغ را امضا میکند.
- 06
اجرای آزمایشی
واحد سفراجازه دهید یک تیم چند هفته رزرو کند، گزارش استثناها را بخوانید و هر سقفی را که مانع سفرهای عادی است کمی باز کنید.
- 07
باز کردن برای همه
مالیبقیه کارکنان را دعوت کنید و صورتحساب پایان ماه را به یک صورتحساب تجمیعی منتقل کنید.
مدلهای کاری
واحد سفر داخلی یا شرکت مدیریت سفر
یک نصب برای هر دو کار میکند. آنچه تغییر میکند این است که مشتری کیست و صورتحساب سفر چگونه صادر میشود.
واحد سفر داخلی
یک شرکت، مسافران بسیار
- یک سیاست، با قوانین متفاوت برای هر واحد یا سطح سازمانی
- کارکنان خودشان رزرو میکنند و واحد سفر، سفرهای پیچیده را انجام میدهد
- هزینهها به تیم مالی خودتان گزارش میشود
- تخصیص داخلی هزینه به واحدها بهجای کارمزد رزرو
شرکت مدیریت سفر
مشتریان سازمانی بسیار، یک پلتفرم
- حسابی جداگانه برای هر مشتری با سیاست، نرخها و تأییدکنندگان خودش
- کارگزاران شما برای مسافرانی که تماس میگیرند یا ایمیل میزنند رزرو میکنند
- صورتحساب تجمیعی برای هر مشتری یا مرکز هزینه
- کارمزد خدمات یا افزایش قیمت برای هر مشتری، محصول یا مسیر
مشترک در هر دو: پروفایل مسافران، موتور قوانین، زنجیرههای تأیید، ۲۴ زبان و صدور صورتحساب با ارز هر شرکت.
همین حالا سفرهای تفریحی یا B2B میفروشید؟ یک واحد سفر سازمانی روی همان پلتفرم راه بیندازید:نرمافزار مدیریت آژانسمدیریت سفرهای کاری
انتخاب نرمافزار
پرسشهایی پیش از انتخاب ابزار سفر سازمانی
این پرسشها را برای هر گزینه در فهرست خود بپرسید. پاسخ زیر هر پرسش نشان میدهد PHPTRAVELS چگونه با آن برخورد میکند.
سیاست پیش از رزرو بررسی میشود یا فقط بعداً گزارش میشود؟
پیش از رزرو. قوانین هنگام جستوجو و در مرحله پرداخت اجرا میشوند.
آیا تأیید میتواند به خود سفر بستگی داشته باشد، نه فقط به مسافر؟
بله. کلاس، قیمت، شهر و زمانبندی همگی میتوانند سفر را به تأیید بفرستند.
آیا میتوانید از قراردادهای تأمینکننده و نرخهای سازمانی خودتان استفاده کنید؟
بله. تأمینکنندگان با اعتبارنامههای خود شما متصل میشوند.
دادههای مسافران کجا ذخیره میشود؟
روی زیرساختی که شما انتخاب میکنید، که به رعایت مقرراتی مانند GDPR کمک میکند.
آیا تیم شما میتواند گردش کار را تغییر دهد؟
بله. کد منبع کامل تحت مجوز تجاری ارائه میشود.
قیمت به ازای هر کاربر است، هر سفر یا یکباره؟
مجوز یکباره، نه اشتراک.
آیا واحد مالی میتواند دادهها را خارج کند؟
بله. گزارشها و خروجیها برای هر دوره، بهعلاوه یک JSON API.
پرسشهای متداول
پرسشهای رایج درباره نرمافزار مدیریت سفرهای سازمانی
آنچه مدیران سفر، تیمهای مالی و شرکتهای مدیریت سفر پیش از راهاندازی رزرو سفرهای کاری میپرسند.
گفتگو با فروشیک سیستم رزرو برای سفرهای کاری است. کارکنان پرواز، هتل و خودرو رزرو میکنند و شرکت سیاست سفر، قوانین تأیید، پروفایل مسافران، مراکز هزینه، صورتحساب و گزارشها را روی هر سفر اعمال میکند.
نرمافزار سفر سازمانی نحوه سفر کارکنان یک شرکت را کنترل میکند. نرمافزار آژانس مسافرتی فروش، تأمینکنندگان و کارگزاران خود آژانس را مدیریت میکند. PHPTRAVELS هر دو را پوشش میدهد، پس یک شرکت مدیریت سفر یا آژانس میتواند از همان نصب به مشتریان سازمانی خدمت دهد.
قوانین مربوط به کلاس پرواز، سقف هتل برای هر شهر، خرید زودهنگام و تأمینکنندگان ترجیحی هنگام جستوجو و در مرحله پرداخت بررسی میشوند. گزینههای مطابق سیاست اول نمایش داده میشوند. هر استثنا به دلیل نیاز دارد و اگر قانون بگوید، پیش از صدور بلیت به تأیید.
بله. یک قانون میتواند سفر را فقط به مدیر مستقیم یا به مدیر و سپس واحد مالی بفرستد. سفرهایی که با هیچ قانونی مطابقت ندارند از زنجیره عبور نمیکنند و بیدرنگ رزرو میشوند.
بخش رزروشده سفر را پوشش میدهد: پرواز، هتل و خودرو، که از قبل کدگذاری و صورتحساب شدهاند. هزینههای جانبی مانند غذا و تاکسی معمولاً در نرمافزار هزینه ثبت میشوند که میتواند دادههای سفر را از طریق API یا خروجی بخواند.
مسافران، مراکز هزینه و رزروها را میتوان از طریق JSON API تبادل کرد یا برای واحد مالی خروجی گرفت. اتصال به یک سیستم خاص مانند SAP را توسعهدهندگان شما یا ما بهعنوان کار سفارشی میسازیم.
پلنها از بهصورت مجوز یکباره و همراه با کد منبع کامل شروع میشوند. میزبانی، نگهداری و کارمزد تأمینکنندگان جداگانه است. تماس دمو سریعترین راه برای تأیید پلن مناسب پیکربندی سازمانی شماست.
PHPTRAVELS روی سرور خودتان میزبانی میشود، پس اطلاعات گذرنامه، پروفایلها و دادههای سفر روی سرور یا حساب ابری انتخابی شما میماند. این کار رعایت مقررات حفاظت از داده مانند GDPR را آسانتر میکند.
بیشتر بدانید
