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Operaciones de viajes de negocios

Sistema de gestión de viajes de negocios desde la solicitud hasta la conciliación

Gestione cada viaje de trabajo como un solo registro: la solicitud, la aprobación, los billetes y el hotel, los cambios, los recibos y las dietas, y la exportación que finanzas necesita para cerrar el mes.

  • Solicitudes de viaje
  • Un registro por viaje
  • Recibos y dietas
  • Exportaciones de conciliación

Cómo funciona un BTMS

El flujo operativo detrás de cada viaje de negocios

Un sistema de gestión de viajes de negocios (BTMS) es más que una herramienta de reservas. Une solicitudes, aprobaciones, reservas, cambios, gastos e informes en un proceso controlado, para que gestores de viajes, finanzas, RR. HH. y viajeros dejen de perseguirse por correos y hojas de cálculo. PHPTRAVELS da a ese flujo un único registro de viaje y un rol claro para cada persona que interviene.

  1. Cargue empleados, departamentos y centros de coste por importación o mediante la API
  2. Asigne los roles de viajero, aprobador, gestor de viajes y finanzas
  3. Reciba solicitudes estructuradas con motivo, fechas, presupuesto y código de proyecto
  4. Reserve vuelos y hoteles de proveedores conectados para cada solicitud aprobada
  5. Adjunte recibos y dietas y exporte el viaje a contabilidad
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Entidad de la empresa
Northwind Group · Reino Unido
Periodo
1 al 31 de oct.
Departamento
Ventas y preventa
Estado del viaje
Realizado, recibos pendientes

Flujo de integración

Cinco pasos de la solicitud al viaje conciliado

Contenido de viaje, aprobaciones, facturación y exportaciones al back office conectados, para trabajar con menos traspasos manuales.

  1. Solicitar

    El viajero envía el viaje, el motivo y el centro de coste en una solicitud estructurada.

  2. Aprobar

    Las reglas la envían al responsable y, por encima de un umbral, a finanzas.

  3. Reservar

    Vuelos y hoteles se reservan dentro de la política desde proveedores o contenido GDS.

  4. Gastos

    Recibos y dietas se registran en el viaje y se marcan para revisión.

  5. Conciliar

    Los datos de reservas y gastos se exportan a contabilidad para el cierre mensual.

Sistemas

Conectado con RR. HH., contenido de viaje y contabilidad

Un programa de viajes de negocios funciona cuando los datos de personas, el inventario y las finanzas coinciden.

  • RR. HH. y directorio de empleados

    Empleados, roles, departamentos y centros de coste cargados por importación o sincronizados mediante la API JSON.

  • Contenido de viaje

    Vuelos y hoteles de conexiones GDS, Apollo y API de proveedores, junto a sus tarifas negociadas.

  • Contabilidad y ERP

    Facturas, asientos y líneas de gasto exportados en archivos estructurados para la conciliación.

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Visibilidad

Paneles en vivo para gestores de viajes y finanzas

Viajes, aprobaciones pendientes, excepciones y gasto en un solo panel, filtrados según el rol que los consulta.

  • Quién está de viaje

    Viajes próximos y en curso por viajero, destino y fecha, para el deber de cuidado.

  • Aprobaciones pendientes

    Solicitudes a la espera de decisión, cuánto llevan esperando y qué aprobador las tiene.

  • Excepciones de política

    Reservas fuera de política y los motivos indicados, agrupadas por departamento.

  • Gasto por centro de coste

    Costes por entidad, departamento, proyecto y proveedor a medida que se reserva, no semanas después.

  • Acceso por roles

    Viajeros, aprobadores, gestores de viajes y finanzas ven solo su propio ámbito.

  • Informes y exportaciones

    Informes de viajes, gasto y aprobaciones exportados para responsables y auditorías.

Comparar

Herramientas separadas frente a un sistema de gestión de viajes de negocios

Muchos programas de viajes usan el correo para aprobar, portales para los billetes y hojas de cálculo para los gastos. Esto es lo que cambia con un solo sistema.

ÁreaCorreo, portales y hojas de cálculoPHPTRAVELS
AprobacionesCorreo, portales y hojas de cálculoHilos de correo y seguimientos lentosPHPTRAVELSEnrutado por reglas con escalado y registro de auditoría
PolíticaCorreo, portales y hojas de cálculoRevisada a mano, a menudo tras reservarPHPTRAVELSReglas por rol, presupuesto, proveedor, ruta y cabina
ReservasCorreo, portales y hojas de cálculoVarios portales e itinerarios dispersosPHPTRAVELSAPI de proveedores y contenido GDS en un itinerario
GastosCorreo, portales y hojas de cálculoRecibos perdidos y reembolsos tardíosPHPTRAVELSRecibos y dietas vinculados al viaje
VisibilidadCorreo, portales y hojas de cálculoLimitada y tardíaPHPTRAVELSPaneles para responsables y finanzas por centro de coste
Cierre mensualCorreo, portales y hojas de cálculoGasto reconstruido desde extractos de tarjetaPHPTRAVELSExportaciones estructuradas para contabilidad

Para quién es

Para los equipos que gestionan un programa de viajes

  • Gestores de viajes

    Cadenas de aprobación que reflejan la organización real y una vista de cada viaje.

  • Equipos de finanzas

    Registros listos para auditoría, gasto por centro de coste y exportaciones que acortan el cierre.

  • Agencias de viajes corporativos

    TMC que atienden cuentas corporativas con aprobaciones, perfiles de viajero, facturación e informes estándar.

Por qué PHPTRAVELS

Un programa de viajes que es suyo

  • Código fuente incluido

    Autoalojado bajo licencia comercial, para que sus desarrolladores cambien flujos, campos e informes.

  • Datos en su servidor

    Los registros de viajeros, viajes y gastos se quedan en la infraestructura que usted elija.

  • 24 idiomas

    Viajeros y aprobadores trabajan en su idioma y moneda, incluidos los de derecha a izquierda.

  • Una sola instalación

    Viajes corporativos y ventas B2C y B2B comparten plataforma y back office.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre el sistema de gestión de viajes de negocios

Lo que preguntan gestores de viajes, finanzas y TMC antes de dejar el correo y las hojas de cálculo.

Habla con ventas

Un sistema de gestión de viajes de negocios (BTMS) gestiona todo el ciclo del viaje corporativo: solicitud, aprobación, reserva, cambios, registro de gastos y conciliación, con reglas de política, registro de auditoría e informes en una plataforma.

Se solapan. El software de viajes corporativos se centra en reservar dentro de la política con aprobaciones y centros de coste. Un BTMS cubre además el flujo operativo alrededor del viaje, como cambios, recibos, dietas y la conciliación que necesita finanzas. PHPTRAVELS cubre ambos en una instalación.

Defina reglas de política y cadenas de aprobación, y cada solicitud se envía según umbrales al responsable o a finanzas. Las opciones fuera de política se marcan o bloquean, y cada decisión queda en el registro de auditoría.

Empleados, departamentos y centros de coste se cargan por importación o mediante la API JSON, y facturas, asientos y gastos se exportan para conciliar. La conexión directa con un producto concreto de RR. HH. o ERP la desarrollan sus programadores o se hace como trabajo a medida.

Sí. Recibos, dietas, reembolsos y devoluciones se vinculan a cada viaje, y las alertas de política siguen visibles para que finanzas resuelva incidencias antes del cierre.

Sí. Todos los planes incluyen el código fuente completo bajo licencia comercial y usted lo aloja, así su equipo puede cambiar flujos, campos e informes.

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