ทดลองใช้งานจริง

ควบคุมค่าใช้จ่ายการเดินทาง

ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายการเดินทาง ที่เริ่มจากทริป ไม่ใช่จากใบเสร็จ

การจองแทบไม่เคยเป็นปัญหา ปัญหาเริ่มหลังจบทริป: ใบเสร็จหาย การอนุมัติจมอยู่ในแชท การเบิกคืนล่าช้า และรายการบัตรที่ไม่มีใครจับคู่ได้ PHPTRAVELS ผูกทุกคำขอเบิกเข้ากับทริป ผู้เดินทาง และบันทึกซัพพลายเออร์ เพื่อให้ฝ่ายการเงินปิดงวดด้วยหลักฐาน ไม่ใช่ด้วยการตามทวง

  • ตรวจนโยบายก่อนใช้จ่าย
  • ใบเสร็จผูกกับทริป
  • เส้นทางอนุมัติตามบทบาท
  • ส่งออกพร้อมลงบัญชี

หนึ่งคำขอเบิก ตรวจละเอียด

ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายการเดินทางควรแสดงอะไรให้ฝ่ายการเงิน

คำขอเบิกมีประโยชน์เท่ากับบริบทของมัน ในทริปธุรกิจตัวอย่างนี้ ทุกรายการมีการจองที่สังกัด กฎนโยบายที่ใช้ตรวจ และหลักฐานที่รองรับ

บริบทนั้นสำคัญไม่ว่าคุณจะดูแลโปรแกรม จัดการการเดินทางธุรกิจ ระบบ ซอฟต์แวร์การเดินทางองค์กร หรือเอเจนซี่หลายสาขาที่มีแบ็กออฟฟิศของตัวเอง

ฝ่ายการเงินเลิกไล่ตามคน แล้วหันมาตรวจเฉพาะข้อยกเว้น รายการที่อยู่ในนโยบายผ่านไปได้เลย มีเพียงรายการที่ถูกติดธงเท่านั้นที่ต้องให้คนตัดสิน

อยู่ในนโยบาย
เกินเพดาน
ไม่มีใบเสร็จ

คำขอเบิกค่าใช้จ่ายCLM-2291

ข้อมูลตัวอย่าง
ผู้เดินทาง
ผู้จัดการบัญชีลูกค้า ทีมขาย
ทริป
ดูไบไปลอนดอน 3 คืน
ศูนย์ต้นทุน
CC-410
สาขา
DXB
  • เที่ยวบินไปกลับ ชั้นประหยัดชั้นประหยัดสำหรับเที่ยวบินต่ำกว่า 8 ชั่วโมงPNR X7K2LM642.00อยู่ในนโยบาย
  • โรงแรม 3 คืนเพดานต่อคืนสำหรับลอนดอนHTL-55810690.00เกินเพดาน
  • แท็กซี่สนามบินการเดินทางภาคพื้นดิน ต้องมีใบเสร็จเกิน 25TRP-1048258.40อยู่ในนโยบาย
  • อาหาร 3 วันเบี้ยเลี้ยงรายวันPD 3 x 45.00135.00อยู่ในนโยบาย
  • ดินเนอร์กับลูกค้าค่ารับรองต้องมีใบเสร็จและรายชื่อผู้ร่วมTRP-10482186.00ไม่มีใบเสร็จ
  • ระยะทางไปสนามบิน 42 กม.อัตราต่อกิโลเมตร42 km x 0.5021.00อยู่ในนโยบาย
ยอดรวมคำขอ
1,732.40
พร้อมอนุมัติ
856.40
ติดธงเพื่อตรวจสอบ
876.00

กฎ เพดาน และหมวดหมู่ตั้งค่าได้ตามบริษัท สาขา และบทบาทผู้เดินทาง จำนวนเงินเป็นเพียงตัวอย่าง

ก่อน ระหว่าง หลัง

กระบวนการค่าใช้จ่ายการเดินทางแบบแมนนวลพังตรงไหน

การรั่วไหลส่วนใหญ่ไม่ใช่การทุจริต แต่เป็นเรื่องจังหวะเวลา: การตรวจที่มาช้าเกินไป หลักฐานที่ไปอยู่ผิดที่ และบันทึกที่ไม่เคยมาบรรจบกัน

  1. ก่อนทริป

    สิ่งที่พัง

    ผู้เดินทางจองนอกช่องทางที่อนุมัติ และผู้จัดการอนุมัติในแชทหรืออีเมล การตรวจนโยบายเกิดขึ้นหลังจากเงินถูกผูกมัดแล้ว

    ด้วยโฟลว์เดียวที่ควบคุมได้

    คำขอเดินทางมีศูนย์ต้นทุน งบประมาณ และการตรวจนโยบายติดมาด้วย และการอนุมัติเกิดขึ้นก่อนจะจองสิ่งใด

  2. ระหว่างทริป

    สิ่งที่พัง

    รายการบัตร เงินสด ระยะทาง ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จกระจัดกระจายคนละที่ ใบเสร็จกระดาษหายไปก่อนจะมีใครขอ

    ด้วยโฟลว์เดียวที่ควบคุมได้

    ใบเสร็จ รายการบัตร ระยะทาง และเบี้ยเลี้ยงถูกแนบกับผู้เดินทางและทริปทันทีที่เกิดขึ้น

  3. หลังทริป

    สิ่งที่พัง

    ฝ่ายการเงินจับคู่การจอง ค่าใช้จ่าย รหัสภาษี และประวัติการอนุมัติด้วยมือ การปิดงวดสิ้นเดือนช้าลง และรายการนอกนโยบายแก้ไขยากขึ้น

    ด้วยโฟลว์เดียวที่ควบคุมได้

    คำขอที่อนุมัติและลงรหัสแล้วไหลไปสู่การเบิกคืนและบัญชี พร้อมเส้นทางตรวจสอบที่แนบมาแล้ว

จากแมนนวลสู่ควบคุมได้

  • การอนุมัติทริป
  • การเก็บใบเสร็จ
  • การลงรหัสค่าใช้จ่าย
  • การเบิกคืน
  • รายงาน

@@ การอนุมัติทริป @@

อีเมลต่อกันเป็นสายและตรวจในสเปรดชีต

เส้นทางตามบทบาทพร้อมตรวจนโยบาย

@@ การเก็บใบเสร็จ @@

อัปโหลดช้าหรือไม่อัปโหลดเลย

บันทึกเทียบกับทริปและรายการค่าใช้จ่าย

@@ การลงรหัสค่าใช้จ่าย @@

จัดหมวดด้วยมือในฝ่ายการเงิน

กฎที่แมปไว้สำหรับโครงการ สาขา ภาษี และบัญชีแยกประเภท

@@ การเบิกคืน @@

ล่าช้าเพราะข้อมูลไม่ครบ

คำขอที่อนุมัติไปสู่การจ่ายทันที

@@ รายงาน @@

ล่าช้าและไม่สม่ำเสมอ

เรียลไทม์ตามผู้เดินทาง ซัพพลายเออร์ เส้นทาง และศูนย์ต้นทุน

นโยบายและการอนุมัติ

กำหนดเส้นทางทุกคำขอตามจำนวนเงิน บทบาท และนโยบาย

สายการอนุมัติควรเดินตามโครงสร้างองค์กรของคุณ ไม่ใช่เธรดอีเมล เลือกสถานการณ์เพื่อดูว่ามีการตรวจอะไรบ้างและใครเป็นผู้อนุมัติ

เลือกสถานการณ์

ทุกรายการผ่านการตรวจอัตโนมัติ การอนุมัติจากผู้จัดการครั้งเดียวจึงปล่อยการเบิกคืนได้

รายการที่ติดธงถูกส่งไปยังเจ้าของงบประมาณพร้อมกฎและการจองที่แนบมา จากนั้นฝ่ายการเงินยืนยันการจ่าย

คำขอถูกตรวจกับกฎจุดหมาย ชั้นโดยสาร และงบประมาณก่อนจะจองสิ่งใด แล้วจึงไปสู่ขั้นตอนจอง

  1. ผู้เดินทางขั้นตอน 1ขั้นตอน 1ขั้นตอน 1
  2. ตรวจนโยบายขั้นตอน 2ขั้นตอน 2ขั้นตอน 2
  3. ผู้บังคับบัญชาขั้นตอน 3ขั้นตอน 3ขั้นตอน 3
  4. เจ้าของงบประมาณไม่จำเป็นขั้นตอน 4ขั้นตอน 4
  5. ฝ่ายการเงินไม่จำเป็นขั้นตอน 5ไม่จำเป็น
  6. การจองไม่จำเป็นไม่จำเป็นขั้นตอน 5
  7. การเบิกคืนขั้นตอน 4ขั้นตอน 6ไม่จำเป็น

กฎอยู่ในการตั้งค่า

เพดาน ชั้นโดยสาร เบี้ยเลี้ยง และข้อกำหนดหลักฐานเป็นข้อมูลที่ผู้ดูแลระบบของคุณดูแลเอง โดยกำหนดขอบเขตให้กับคนและหน่วยงานที่กฎนั้นใช้บังคับ

กำหนดขอบเขตกฎได้ตาม

  • บทบาทผู้เดินทาง
  • สาขา
  • แผนก
  • ประเภททริป
  • ศูนย์ต้นทุน
  • จุดหมาย
{
  "policy": "travel-2026",
  "scope": { "branch": "DXB", "department": "sales" },
  "rules": [
    { "category": "flight", "max_class": "economy",
      "premium_if_hours_over": 8 },
    { "category": "hotel", "city": "LON",
      "cap_per_night": 220, "over_cap": "budget_owner" },
    { "category": "meals", "per_diem": 45 },
    { "category": "entertainment",
      "require": ["receipt", "attendees"] },
    { "amount_over": 2000, "route": ["manager", "finance"] }
  ]
}

กระทบยอดและปิดงวด

จับคู่การจอง รายการบัตร และใบเสร็จ

ฝ่ายการเงินไม่ควรต้องประกอบทริปขึ้นใหม่จากสเตทเมนต์ธนาคาร เมื่อเลขอ้างอิงการจองเดินทางไปพร้อมค่าใช้จ่าย การกระทบยอดจึงกลายเป็นการตรวจสอบ ไม่ใช่การสืบสวน

การควบคุมค่าใช้จ่ายได้ผลดีที่สุดเมื่ออยู่ข้างระบบที่สร้างค่าใช้จ่าย ทีมจึงมักพิจารณาควบคู่กับ ซอฟต์แวร์จองท่องเที่ยว, ซอฟต์แวร์ CRM ท่องเที่ยว และ บัญชีเอเจนซี่ท่องเที่ยว

  1. บันทึกคำขอ

    คำขอเดินทางพร้อมผู้เดินทาง ศูนย์ต้นทุน สาขา และการตรวจนโยบาย

  2. เชื่อมการจอง

    ทริปที่อนุมัติเชื่อมกับเลขอ้างอิงซัพพลายเออร์ API หรือ GDS สำหรับเที่ยวบิน โรงแรม และรถเช่า

  3. รวบรวมหลักฐาน

    ใบเสร็จ รายการบัตร ใบแจ้งหนี้ ระยะทาง และเบี้ยเลี้ยงแนบกับทริป

  4. อนุมัติและกระทบยอด

    ผู้จัดการและฝ่ายการเงินเคลียร์ข้อยกเว้นและยืนยันสถานะเบิกคืนหรือเจ้าหนี้

  5. ส่งออกและรายงาน

    บันทึกที่อนุมัติไหลไปสู่การออกใบแจ้งหนี้ บัญชี และรายงานที่พร้อมตรวจสอบ

การจับคู่สามทาง
รายการบันทึกการจองรายการบัตรใบเสร็จผลลัพธ์
เที่ยวบินPNR X7K2LMVISA 4417 · 642.00ตั๋วอิเล็กทรอนิกส์จับคู่แล้ว
โรงแรมHTL-55810VISA 4417 · 690.00ใบแจ้งยอดโรงแรมจับคู่แล้ว อนุมัติข้อยกเว้น
แท็กซี่ไม่ได้จองVISA 4417 · 58.40รูปถ่ายใบเสร็จจับคู่แล้ว
ดินเนอร์กับลูกค้าไม่ได้จองVISA 4417 · 186.00ขาดหายรอใบเสร็จ
date,claim,gl_account,cost_centre,branch,tax,amount,currency
2026-09-14,CLM-2291,6110-AIR,CC-410,DXB,ZR,642.00,USD
2026-09-17,CLM-2291,6120-HTL,CC-410,DXB,SR,690.00,USD
2026-09-14,CLM-2291,6130-GND,CC-410,DXB,SR,58.40,USD
2026-09-17,CLM-2291,6140-PDM,CC-410,DXB,EX,135.00,USD
2026-09-14,CLM-2291,6150-MIL,CC-410,DXB,EX,21.00,USD

ตัวอย่างการส่งออก. ส่งออกเฉพาะรายการที่อนุมัติ โดยลงรหัสบัญชีแยกประเภท ศูนย์ต้นทุน สาขา และรหัสภาษีไว้แล้วสำหรับระบบบัญชีของคุณ

การควบคุมหลัก

หกการควบคุมที่สำคัญในการทำงานประจำวัน

ไม่ใช่รายการฟีเจอร์เพื่อให้ยาว แต่เป็นการควบคุมที่ทีมเดินทางและทีมการเงินพึ่งพาทุกสัปดาห์

  1. TE-01

    การควบคุมคำขอเดินทางและการอนุมัติ

    การอนุมัติก่อนทริป งบประมาณ ขีดจำกัดผู้เดินทาง กฎจุดหมายและชั้นโดยสาร พร้อมเส้นทางข้อยกเว้นก่อนเกิดค่าใช้จ่าย

  2. TE-02

    การบันทึกใบเสร็จและค่าใช้จ่าย

    หลักฐานใบเสร็จ ระยะทาง เบี้ยเลี้ยง ใบแจ้งหนี้แนบ และการส่งคำขอของผู้เดินทางพร้อมประวัติที่ประทับเวลา

  3. TE-03

    การบังคับใช้นโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่าย

    เพดานค่าใช้จ่าย กฎตามหมวด เงื่อนไขการเบิกคืน และการตรวจรายการนอกนโยบายตามบทบาท โครงการ แผนก หรือสาขา

  4. TE-04

    การมองเห็นบัตรองค์กรและการชำระเงิน

    รายการบัตร ค่าใช้จ่ายผู้เดินทาง ใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ และบันทึกการชำระเงินวางเคียงกัน เพื่อให้ฝ่ายการเงินเห็นต้นทุนเต็มของทริป

  5. TE-05

    ส่งออกสู่บัญชีและ ERP

    ข้อมูลที่อนุมัติเตรียมพร้อมด้วยศูนย์ต้นทุนที่แมปไว้ ตรรกะภาษี รหัสสาขา และสถานะการเบิกคืน

  6. TE-06

    การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายการเดินทาง

    ค่าใช้จ่ายตามเส้นทาง ซัพพลายเออร์ ผู้เดินทาง สาขา แผนก ฤดูกาล และโครงการ เพื่อให้ผู้บริหารเห็นการรั่วไหลได้แต่เนิ่น ๆ

ใครใช้งาน

การเลือกแพลตฟอร์ม

เปรียบเทียบแนวทางจัดการค่าใช้จ่ายที่พบบ่อย

ระบบที่ใช่ไม่ใช่ระบบที่มีรายการฟีเจอร์ยาวที่สุด แต่เป็นระบบที่เข้ากับวิธีที่การอนุมัติ การจอง ค่าใช้จ่าย และการเงินทำงานอยู่แล้ว โดยไม่ต้องเพิ่มทางเลี่ยง

แนวทางเหมาะกับที่ไหนข้อจำกัดทั่วไปความเหมาะกับ PHPTRAVELS
สเปรดชีตและอีเมลเหมาะกับที่ไหนทีมขนาดเล็กมากที่มีทริปน้อยข้อจำกัดทั่วไปเส้นทางตรวจสอบอ่อน อนุมัติช้า กระทบยอดด้วยมือความเหมาะกับ PHPTRAVELSแทนที่ขั้นตอนกระจัดกระจายด้วยโฟลว์เดินทางและการเงินเดียว
แอปค่าใช้จ่ายทั่วไปเหมาะกับที่ไหนการเบิกคืนขั้นพื้นฐานข้อจำกัดทั่วไปบริบทการเดินทางน้อย เชื่อมกับซัพพลายเออร์และการจองได้อ่อนความเหมาะกับ PHPTRAVELSสร้างขึ้นรอบทริป เลขอ้างอิงการจอง และกฎนโยบาย
เครื่องมือจองแบบแยกเดี่ยวเหมาะกับที่ไหนจัดการการจองเท่านั้นข้อจำกัดทั่วไปค่าใช้จ่าย การอนุมัติ และการซิงก์การเงินยังแยกจากกันความเหมาะกับ PHPTRAVELSขยายงานเดินทางไปสู่ค่าใช้จ่าย การตรวจสอบ และรายงาน
แพลตฟอร์ม PHPTRAVELSเหมาะกับที่ไหนเอเจนซี่ OTA โรงแรม DMC และทีมเดินทางองค์กรข้อจำกัดทั่วไปต้องตั้งค่าเวิร์กโฟลว์และแมปนโยบายให้ชัดเจนตอนเริ่มใช้งานความเหมาะกับ PHPTRAVELSงานเดินทาง การอนุมัติ การควบคุมค่าใช้จ่าย และรายงานรวมอยู่ด้วยกัน

เช็กลิสต์สำหรับผู้ซื้อ

ความเหมาะด้านปฏิบัติการ

  • รองรับทั้งการอนุมัติก่อนทริปและคำขอเบิกหลังทริป
  • ทำงานกับบันทึกซัพพลายเออร์ GDS และเลขอ้างอิงการจอง
  • กำหนดเส้นทางอนุมัติตามบทบาท สาขา และแผนก
  • รองรับใบเสร็จ ระยะทาง และเวิร์กโฟลว์การเบิกคืน

ความเหมาะด้านการเงิน

  • ส่งออกสู่บัญชีพร้อมตรรกะภาษี
  • แสดงค่าใช้จ่ายตามนิติบุคคลและศูนย์ต้นทุน
  • เก็บประวัติตรวจสอบของการอนุมัติและการแก้ไข
  • ขยายรองรับหลายสกุลเงินและหลายนิติบุคคล

PHPTRAVELS โฮสต์เองพร้อมซอร์สโค้ดภายใต้ไลเซนส์เชิงพาณิชย์ ขั้นตอนอนุมัติและกฎนโยบายจึงปรับให้เข้ากับกระบวนการของคุณได้ผ่าน ปรับแต่ง แพ็กเกจเป็นไลเซนส์จ่ายครั้งเดียวเริ่มที่ $2499 ดู ราคา

ดูเดโมคุยกับฝ่ายขาย

คำถามที่พบบ่อย

คำถามเรื่องค่าใช้จ่ายการเดินทาง พร้อมคำตอบ

สิ่งที่ผู้ซื้อมักถามก่อนย้ายค่าใช้จ่ายการเดินทางออกจากสเปรดชีตและอีเมล

คุยกับฝ่ายขาย

เป็นระบบที่จัดการการอนุมัติทริป ค่าใช้จ่ายการเดินทาง ใบเสร็จ คำขอเบิกคืน การตรวจนโยบาย และรายงานการเงินในเวิร์กโฟลว์เดียวที่ควบคุมได้ แทนการกระจายอยู่ในอีเมล สเปรดชีต และสเตทเมนต์บัตร

ระบบที่เน้นการเดินทางเชื่อมทุกค่าใช้จ่ายเข้ากับทริป ผู้เดินทาง ซัพพลายเออร์ เลขอ้างอิงการจอง และนโยบายการเดินทาง แอปทั่วไปมองค่าใช้จ่ายเป็นคำขอเดี่ยว ๆ ฝ่ายการเงินจึงยังต้องประกอบบริบทของทริปขึ้นใหม่ด้วยมือ

ได้ การอนุมัติและรายงานจัดโครงสร้างได้ตามสาขา แผนก นิติบุคคล บทบาทผู้เดินทาง และศูนย์ต้นทุน เพื่อให้เวิร์กโฟลว์สะท้อนวิธีที่องค์กรทำงานจริง

นั่นคือจุดประสงค์ของโฟลว์เดียว นโยบายถูกตรวจก่อนทริปและตรวจอีกครั้งเมื่อคำขอเบิกเข้ามา และมีเพียงรายการที่ถูกต้องหรือได้รับอนุมัติเท่านั้นที่ไปสู่การเบิกคืนหรือการลงบัญชี

ระบบรักษาการควบคุมค่าใช้จ่ายให้เชื่อมกับงานเดินทาง: การจอง ซัพพลายเออร์ สาขา ผู้เดินทาง การอนุมัติ ใบแจ้งหนี้ และรายงานใช้บันทึกเดียวกัน โฮสต์เองพร้อมซอร์สโค้ดภายใต้ไลเซนส์เชิงพาณิชย์ เวิร์กโฟลว์จึงปรับให้เข้ากับนโยบายของคุณได้

ตรวจตรรกะการอนุมัติ ความลึกของนโยบาย เวิร์กโฟลว์ใบเสร็จ กระบวนการเบิกคืน ประวัติตรวจสอบ โครงสร้างการส่งออกสู่การเงิน การรองรับหลายสกุลเงิน และความเข้ากันของระบบกับกระบวนการจองและแบ็กออฟฟิศของคุณ

สำรวจต่อ

เพิ่มเติมเกี่ยวกับแพลตฟอร์ม