Démo en ligne

Pour hôtels, resorts et auberges

Logiciel de check-in hôtelier pour mobile, borne et réception

Passez des fiches papier et des files d'attente à un parcours numérique vérifié : le client confirme ses données, envoie sa pièce d'identité, signe et règle une caution avant d'arriver à la réception, puis votre équipe attribue une chambre prête et remet la clé.

  • Check-in en ligne avant l'arrivée
  • Pièce d'identité et signature électronique
  • Cautions et pré-autorisation
  • Statut des chambres et sync PMS

Arrivées numériques

Un système de check-in qui relie identité, paiement et chambre

Un système de check-in hôtelier est plus qu'un formulaire. Il relie la vérification d'identité, les conditions signées, les cautions, le statut du ménage et la réservation elle-même, pour des arrivées rapides et une trace de chaque étape. PHPTRAVELS construit cette couche de check-in comme un projet sur mesure sur son cœur de réservation hôtelière, adapté à vos règles d'enregistrement, à votre flux de paiement et au PMS ou aux serrures que vous utilisez déjà.

  1. Définir avec notre équipe de développement sur mesure vos règles d'arrivée, documents et systèmes
  2. Envoyer un lien de pré-arrivée sécurisé avec chaque réservation confirmée
  3. Recueillir les données, la pièce d'identité et la signature, puis les vérifier à la réception
  4. Encaisser la caution et attribuer une chambre marquée prête par le ménage
  5. Remettre les clés ou les consignes d'accès et mettre à jour le statut du check-in
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Référence de réservation
HTL-48213 · Deluxe king, 3 nuits
Client principal
Maria Lopez, 2 adultes
Pièce d'identité
Passeport · envoyé
Caution
Pré-autoriser 150 $
Heure d'arrivée
jeu. 13 nov., 15:30

Parcours de check-in

De l'invitation de pré-arrivée à la clé en main

Un seul parcours pour le check-in sur téléphone, en borne ou à la réception, afin que l'équipe suive les mêmes étapes à chaque arrivée.

  1. Inviter

    Le lien de check-in est envoyé par e-mail un délai défini avant l'arrivée, dans la langue du client.

  2. Vérifier

    Données, pièce d'identité et signature sont recueillies et signalées pour contrôle.

  3. Payer

    La caution, la pré-autorisation ou le solde sont traités et enregistrés sur la réservation.

  4. Attribuer

    Une chambre marquée prête par le ménage est associée à la réservation.

  5. Arriver

    Les clés ou consignes sont remises et le statut du check-in est mis à jour partout.

Systèmes connectés

Réservations, paiements et PMS dans un seul flux de données

Le check-in ne fait gagner du temps que si données client, débits et statut des chambres circulent sans ressaisie.

  • Cœur de réservation

    Les réservations du module hôtels, du moteur de réservation et des agents B2B PHPTRAVELS alimentent la liste des arrivées.

  • Passerelles de paiement

    Cautions, pré-autorisations et reçus via des passerelles comme Stripe et PayPal.

  • PMS et serrures

    Statut des chambres et du check-in échangé avec votre PMS, et clés avec les serrures connectées, via leurs API.

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Front office

Contrôle et traçabilité pour la réception

Réception, ménage et direction travaillent sur les mêmes données d'arrivée, avec la trace de qui a fait quoi.

  • Rôles et accès

    Comptes réception, ménage, audit de nuit et direction avec leurs propres droits.

  • Contrôle des documents

    Les pièces envoyées sont vérifiées et validées par l'équipe avant la remise de la clé.

  • Journal d'audit

    Chaque vérification, débit, changement de chambre et remise de clé est tracé avec l'utilisateur et l'heure.

  • Fiches d'enregistrement

    Fiches signées et consentements générés pour chaque séjour et conservés avec la réservation.

  • Rapports d'arrivées

    Adoption du check-in en ligne, documents manquants, cautions bloquées et arrivées par heure.

  • Clients dans leur langue

    Pages et e-mails de check-in en 24 langues, y compris les écritures de droite à gauche.

Comparer

Fiche papier vs système de check-in numérique

La plupart des retards à la réception viennent de la ressaisie, des documents manquants et de l'attente des chambres. Voici ce qui change.

TâchePapier et réception manuellePHPTRAVELS
Données clientPapier et réception manuelleRessaisies à la réception à l'arrivéePHPTRAVELSConfirmées par le client avant l'arrivée
Identité et signaturePapier et réception manuellePhotocopies et fiches papier dans un tiroirPHPTRAVELSEnvoyées, vérifiées et stockées sur la réservation
CautionsPapier et réception manuelleCarte à la réception, litiges au départPHPTRAVELSPré-autorisées en ligne avec reçu enregistré
AttributionPapier et réception manuelleClients envoyés dans des chambres pas prêtesPHPTRAVELSAttribution parmi les chambres marquées prêtes
Arrivées tardivesPapier et réception manuelleL'équipe de nuit fait tout à la mainPHPTRAVELSBorne ou check-in en ligne déjà complété
TraçabilitéPapier et réception manuelleAucune trace de qui a vérifié quoiPHPTRAVELSJournal d'audit de chaque étape et action

Cas d'usage

Un check-in pour chaque type d'hébergement

  • Hôtels et boutique-hôtels

    Files plus courtes, fiches clients plus propres et cautions réglées avant l'arrivée au comptoir.

  • Resorts et jours de forte affluence

    Le check-in mobile et en borne étale les pics pour que la réception ne soit plus le goulet d'étranglement.

  • Auberges, motels et groupes

    Des parcours simples pour les groupes et l'attribution des lits, qui couvrent quand même identité, paiement et signature.

Pourquoi PHPTRAVELS

Une couche de check-in sur une plateforme de réservation à vous

  • Code source inclus

    Auto-hébergé sous licence commerciale, pour que vos développeurs étendent chaque étape.

  • Construit selon vos règles

    Documents, cautions et règles de chambres définis pour votre établissement et votre pays, sans modèle figé.

  • 24 langues

    Des pages de check-in pour les clients internationaux, dans leur langue et leur devise.

  • Réservations et arrivées ensemble

    Réservations, paiements et dossiers de check-in dans le même back-office.

FAQ

Questions sur le système de check-in hôtelier

Ce que demandent les hôtels, resorts et auberges avant de passer les arrivées en ligne.

Parler à un conseiller

Un logiciel de check-in hôtelier numérise les arrivées : il recueille les données du client avant son arrivée, capture la pièce d'identité et les signatures, traite les cautions, attribue une chambre prête et met à jour le statut du check-in, avec une trace de chaque étape.

Oui. Avant l'arrivée, le client ouvre un lien sécurisé pour confirmer ses données, envoyer sa pièce d'identité, accepter les conditions, signer et régler une caution. L'équipe vérifie les documents et remet la clé à l'arrivée.

Oui. Les mêmes étapes peuvent tourner sur une borne ou une tablette dans le hall pour les clients sans réservation, les groupes et les arrivées tardives, avec validation de l'équipe lorsque vos règles l'exigent.

Cautions, pré-autorisations de carte et paiements du solde passent par votre passerelle de paiement et sont enregistrés sur la réservation avec un reçu, ce qui réduit les litiges au départ.

Oui, lorsque votre PMS et votre système de serrures proposent une API. Statut des chambres, statut du check-in et émission des clés sont échangés avec eux ; l'accès sans clé dépend du matériel de serrure utilisé.

Le cœur de réservation, le module hôtels et le back-office sont inclus dans toutes les offres avec le code source complet. La couche de check-in est construite et configurée pour votre établissement, vos documents et vos systèmes en projet sur mesure : contactez les ventes ou demandez une démo pour en définir le périmètre.

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