Para hoteles, resorts y hostales

Software de check-in hotelero para móvil, quiosco y recepción

Pase de fichas en papel y colas a un flujo digital verificado: los huéspedes confirman sus datos, suben su documento, firman y pagan un depósito antes de llegar a recepción, y su equipo asigna una habitación lista y entrega la llave.

  • Check-in online antes de la llegada
  • Captura de ID y firma electrónica
  • Depósitos y preautorización
  • Estado de habitaciones y sincronización PMS

Llegadas digitales

Un sistema de check-in que conecta ID, pago y habitación

Un sistema de check-in hotelero es más que un formulario. Une la verificación de identidad, las políticas firmadas, los depósitos, el estado de limpieza y la propia reserva, para que las llegadas sean rápidas y cada paso quede registrado. PHPTRAVELS construye esta capa de check-in como un proyecto a medida sobre su núcleo de reservas hoteleras, adaptada a sus normas de registro, su flujo de pago y el PMS o las cerraduras que ya utiliza.

  1. Defina con nuestro equipo de desarrollo a medida sus reglas de llegada, documentos y sistemas
  2. Envíe un enlace seguro de prellegada con cada reserva confirmada
  3. Recoja datos del huésped, ID y firma electrónica, y revíselos en recepción
  4. Cobre el depósito y asigne una habitación que limpieza haya marcado como lista
  5. Entregue llaves o instrucciones de acceso y actualice el estado del check-in
Referencia de reserva
HTL-48213 · Deluxe king, 3 noches
Huésped principal
Maria Lopez, 2 adultos
Documento de identidad
Pasaporte · subido
Depósito
Preautorizar 150 $
Hora de llegada
jue 13 nov, 15:30

Flujo de check-in

De la invitación previa a la llave en mano

Un solo flujo para quien hace el check-in en el móvil, en un quiosco o en recepción, con los mismos pasos para cada llegada.

  1. Invitar

    El enlace de check-in se envía por email un tiempo fijo antes de la llegada, en el idioma del huésped.

  2. Verificar

    Datos, ID y firma se recogen y se marcan para revisión del personal.

  3. Pagar

    El depósito, la preautorización o el saldo se procesan y quedan registrados en la reserva.

  4. Asignar

    Se asigna a la reserva una habitación marcada como lista por limpieza.

  5. Llegar

    Se entregan llaves o instrucciones y el estado del check-in se actualiza en todos los sistemas.

Sistemas conectados

Reservas, pagos y PMS en un solo flujo de datos

El check-in solo ahorra tiempo cuando los datos del huésped, los cargos y el estado de las habitaciones circulan sin volver a teclearse.

  • Núcleo de reservas

    Las reservas de su módulo de hoteles, su motor de reservas y sus agentes B2B alimentan la lista de llegadas.

  • Pasarelas de pago

    Depósitos, preautorizaciones y recibos mediante pasarelas como Stripe y PayPal.

  • PMS y cerraduras

    Estado de habitaciones y de check-in intercambiado con su PMS, y llaves con cerraduras inteligentes, mediante sus API.

Recepción

Control y registros para la recepción

Recepción, limpieza y dirección trabajan con los mismos datos de llegada, con constancia de quién hizo qué.

  • Roles y accesos

    Cuentas de recepción, limpieza, auditoría nocturna y dirección con sus propios permisos.

  • Revisión de documentos

    El personal comprueba y aprueba los documentos subidos antes de entregar la llave.

  • Registro de auditoría

    Cada verificación, cargo, cambio de habitación y entrega de llave queda registrado con usuario y hora.

  • Fichas de registro

    Fichas firmadas y consentimientos generados por estancia y guardados con la reserva.

  • Informes de llegadas

    Uso del check-in online, documentos pendientes, depósitos retenidos y llegadas por hora.

  • Huéspedes en su idioma

    Páginas y emails de check-in en 24 idiomas, incluidos los de escritura de derecha a izquierda.

Comparar

Registro en papel frente a un sistema de check-in digital

La mayoría de los retrasos en recepción vienen de reescribir datos, perseguir documentos y esperar habitaciones. Esto es lo que cambia.

TareaPapel y recepción manualPHPTRAVELS
Datos del huéspedPapel y recepción manualSe teclean de nuevo al llegarPHPTRAVELSEl huésped los confirma antes de llegar
ID y firmaPapel y recepción manualFotocopias y fichas en papel en un cajónPHPTRAVELSSubidos, revisados y guardados en la reserva
DepósitosPapel y recepción manualTarjeta en recepción, disputas en el check-outPHPTRAVELSPreautorizados online con recibo registrado
AsignaciónPapel y recepción manualHuéspedes enviados a habitaciones no listasPHPTRAVELSAsignación entre habitaciones marcadas como listas
Llegadas tardíasPapel y recepción manualEl turno de noche lo hace todo a manoPHPTRAVELSQuiosco o check-in online ya completado
RegistrosPapel y recepción manualSin constancia de quién comprobó quéPHPTRAVELSRegistro de auditoría de cada paso y acción

Casos de uso

Check-in para todo tipo de alojamiento

  • Hoteles y hoteles boutique

    Colas más cortas, fichas más limpias y depósitos resueltos antes de que el huésped llegue a recepción.

  • Resorts y días de muchas llegadas

    El check-in móvil y en quiosco reparte los picos para que recepción no sea el cuello de botella.

  • Hostales, moteles y grupos

    Flujos sencillos para grupos y asignación de camas que cubren igualmente ID, pago y firma.

Por qué PHPTRAVELS

Una capa de check-in sobre una plataforma de reservas propia

  • Código fuente incluido

    Autoalojado bajo licencia comercial, para que sus desarrolladores amplíen cada paso.

  • Hecho a sus reglas

    Documentos, depósitos y reglas de habitación se configuran para su establecimiento y país, no una plantilla fija.

  • 24 idiomas

    Páginas de check-in para huéspedes internacionales en su idioma y su moneda.

  • Reservas y llegadas juntas

    Reservas, pagos y registros de check-in en el mismo panel de administración.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre el sistema de check-in hotelero

Lo que preguntan hoteles, resorts y hostales antes de llevar las llegadas a lo digital.

Habla con ventas

Un software de check-in hotelero digitaliza las llegadas: recoge los datos del huésped antes de llegar, captura el ID y las firmas, procesa depósitos, asigna una habitación lista y actualiza el estado del check-in, con registro de cada paso.

Sí. Antes de llegar abren un enlace seguro para confirmar datos, subir su documento, aceptar las normas, firmar y pagar un depósito. El personal revisa los documentos y entrega la llave a la llegada.

Sí. Los mismos pasos pueden ejecutarse en un quiosco o tableta del vestíbulo para clientes sin reserva, grupos y llegadas tardías, con aprobación del personal cuando sus reglas lo exijan.

Depósitos, preautorizaciones de tarjeta y pagos del saldo se procesan mediante su pasarela de pago y se registran en la reserva con recibo, lo que reduce disputas en el check-out.

Sí, cuando su PMS y su sistema de cerraduras ofrecen una API. Se intercambian el estado de las habitaciones, el estado del check-in y la emisión de llaves; el acceso sin llave depende del hardware de cerradura que utilice.

El núcleo de reservas, el módulo de hoteles y el panel se incluyen en todos los planes con el código fuente completo. La capa de check-in se construye y configura para su establecimiento, documentos y sistemas como proyecto a medida; contacte con ventas o solicite una demo para definirla.