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Für Hotels, Resorts und Hostels

Hotel-Check-in-System Software für Mobil, Kiosk und Rezeption

Vom Meldeschein auf Papier und Warteschlangen zum geprüften digitalen Ablauf: Gäste bestätigen ihre Daten, laden den Ausweis hoch, unterschreiben und zahlen eine Kaution, bevor sie die Rezeption erreichen, und Ihr Team weist ein fertiges Zimmer zu und übergibt den Schlüssel.

  • Online-Check-in vor der Anreise
  • Ausweiserfassung und E-Signatur
  • Kautionen und Vorautorisierung
  • Zimmerstatus und PMS-Sync

Digitale Anreise

Ein Check-in-System, das Ausweis, Zahlung und Zimmer verbindet

Ein Hotel-Check-in-System ist mehr als ein Formular. Es verbindet Identitätsprüfung, unterschriebene Hausregeln, Kautionen, den Housekeeping-Status und die Buchung selbst, damit Anreisen schnell gehen und jeder Schritt dokumentiert ist. PHPTRAVELS baut diese Check-in-Ebene als individuelles Projekt auf seinem Hotel-Buchungskern, abgestimmt auf Ihre Meldevorschriften, Ihren Zahlungsablauf und das PMS oder die Türschlösser, die Sie bereits nutzen.

  1. Anreiseregeln, Dokumente und Systeme mit unserem Team für individuelle Entwicklung festlegen
  2. Mit jeder bestätigten Buchung einen sicheren Pre-Arrival-Link senden
  3. Gästedaten, Ausweis und E-Signatur erfassen und an der Rezeption prüfen
  4. Kaution einziehen und ein vom Housekeeping freigegebenes Zimmer zuweisen
  5. Schlüssel oder Zimmerhinweise ausgeben und den Check-in-Status aktualisieren
Plattform-Demo ansehenPreise ansehen
Buchungsnummer
HTL-48213 · Deluxe King, 3 Nächte
Hauptgast
Maria Lopez, 2 Erwachsene
Ausweisdokument
Reisepass · hochgeladen
Kaution
150 $ vorautorisieren
Ankunftszeit
Do., 13. Nov., 15:30

Check-in-Ablauf

Von der Einladung vor der Anreise bis zum Schlüssel

Ein Ablauf für Gäste am Smartphone, am Kiosk oder an der Rezeption, damit das Team bei jeder Anreise dieselben Schritte geht.

  1. Einladen

    Der Check-in-Link wird zu einem festgelegten Zeitpunkt vor der Anreise in der Sprache des Gastes gemailt.

  2. Prüfen

    Daten, Ausweis und Unterschrift werden erfasst und zur Prüfung durch das Team markiert.

  3. Zahlen

    Kaution, Vorautorisierung oder Restbetrag werden verarbeitet und an der Buchung erfasst.

  4. Zuweisen

    Ein vom Housekeeping freigegebenes Zimmer wird der Buchung zugeordnet.

  5. Anreisen

    Schlüssel oder Hinweise werden ausgegeben und der Check-in-Status überall aktualisiert.

Verbundene Systeme

Buchungen, Zahlungen und PMS in einem Datenfluss

Check-in spart nur dann Zeit, wenn Gästedaten, Belastungen und Zimmerstatus ohne erneutes Abtippen fließen.

  • Buchungskern

    Buchungen aus Ihrem PHPTRAVELS Hotelmodul, der Buchungsmaschine und von B2B-Agenten füllen die Anreiseliste.

  • Zahlungsgateways

    Kautionen, Vorautorisierungen und Belege über Gateways wie Stripe und PayPal.

  • PMS und Türschlösser

    Zimmer- und Check-in-Status mit Ihrem PMS sowie Schlüssel mit Smart Locks über deren APIs austauschen.

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Front Office

Kontrolle und Nachweise für die Rezeption

Rezeption, Housekeeping und Management arbeiten mit denselben Anreisedaten und einem Nachweis, wer was getan hat.

  • Rollen und Rechte

    Konten für Rezeption, Housekeeping, Night Audit und Management mit eigenen Berechtigungen.

  • Dokumentenprüfung

    Hochgeladene Ausweise werden vor der Schlüsselausgabe vom Team geprüft und freigegeben.

  • Audit-Log

    Jede Prüfung, Belastung, Zimmeränderung und Schlüsselausgabe wird mit Benutzer und Uhrzeit protokolliert.

  • Meldescheine

    Unterschriebene Meldescheine und Einwilligungen pro Aufenthalt, gespeichert an der Buchung.

  • Anreiseberichte

    Nutzung des Online-Check-ins, fehlende Dokumente, gehaltene Kautionen und Anreisen pro Stunde.

  • Gäste in ihrer Sprache

    Check-in-Seiten und E-Mails in 24 Sprachen, auch mit Schrift von rechts nach links.

Vergleich

Papier-Meldeschein vs. digitales Check-in-System

Die meisten Verzögerungen an der Rezeption entstehen durch Abtippen, fehlende Dokumente und Warten auf Zimmer. Das ändert sich.

AufgabePapier und manuelle RezeptionPHPTRAVELS
GästedatenPapier und manuelle RezeptionBei Ankunft an der Rezeption neu getipptPHPTRAVELSVom Gast vor der Anreise bestätigt
Ausweis und UnterschriftPapier und manuelle RezeptionKopien und Papierkarten in der SchubladePHPTRAVELSHochgeladen, geprüft und an der Buchung gespeichert
KautionenPapier und manuelle RezeptionKarte an der Rezeption, Streit beim Check-outPHPTRAVELSOnline vorautorisiert, mit gespeichertem Beleg
ZimmerzuweisungPapier und manuelle RezeptionGäste in nicht fertige Zimmer geschicktPHPTRAVELSZuweisung nur aus freigegebenen Zimmern
Späte AnreisenPapier und manuelle RezeptionNachtschicht erledigt alles von HandPHPTRAVELSKiosk oder vorab erledigter Online-Check-in
NachweisePapier und manuelle RezeptionUnklar, wer was geprüft hatPHPTRAVELSAudit-Log für jeden Schritt und jede Aktion

Einsatzbereiche

Check-in für jede Art von Unterkunft

  • Hotels und Boutique-Häuser

    Kürzere Schlangen, sauberere Gästedaten und Kautionen, die vor der Ankunft am Tresen erledigt sind.

  • Resorts und starke Anreisetage

    Mobiler Check-in und Kiosk verteilen Spitzen, damit die Rezeption kein Engpass wird.

  • Hostels, Motels und Gruppen

    Einfache Abläufe für Gruppenanreisen und Bettenzuweisung, die trotzdem Ausweis, Zahlung und Unterschrift abdecken.

Warum PHPTRAVELS

Eine Check-in-Ebene auf Ihrer eigenen Buchungsplattform

  • Quellcode inklusive

    Selbst gehostet unter kommerzieller Lizenz, damit Ihre Entwickler jeden Schritt erweitern können.

  • Nach Ihren Regeln gebaut

    Dokumente, Kautionen und Zimmerregeln werden für Ihr Haus und Land eingerichtet, keine starre Vorlage.

  • 24 Sprachen

    Check-in-Seiten für internationale Gäste in ihrer Sprache und Währung.

  • Buchungen und Anreisen zusammen

    Buchungen, Zahlungen und Check-in-Nachweise im selben Admin.

FAQ

Fragen zum Hotel-Check-in-System

Was Hotels, Resorts und Hostels fragen, bevor sie die Anreise digitalisieren.

Vertrieb kontaktieren

Sie digitalisiert die Anreise: Sie erfasst Gästedaten vor der Ankunft, nimmt Ausweis und Unterschriften auf, verarbeitet Kautionen, weist ein fertiges Zimmer zu und aktualisiert den Check-in-Status, mit Protokoll für jeden Schritt.

Ja. Vor der Anreise öffnen Gäste einen sicheren Link, bestätigen ihre Daten, laden den Ausweis hoch, akzeptieren die Hausregeln, unterschreiben und zahlen eine Kaution. Das Team prüft die Dokumente und übergibt bei Ankunft den Schlüssel.

Ja. Dieselben Check-in-Schritte laufen auf einem Kiosk oder Tablet in der Lobby für Walk-ins, Gruppen und späte Anreisen, mit Freigabe durch das Team, wo Ihre Regeln es verlangen.

Kautionen, Kartenvorautorisierungen und Restzahlungen laufen über Ihr Zahlungsgateway und werden mit Beleg an der Buchung erfasst, was Streit beim Check-out reduziert.

Ja, wenn Ihr PMS und Ihr Schließsystem eine API bieten. Zimmerstatus, Check-in-Status und Schlüsselausgabe werden mit ihnen ausgetauscht; schlüsselloser Zugang hängt von Ihrer Schloss-Hardware ab.

Buchungskern, Hotelmodul und Admin sind in jedem Tarif mit vollständigem Quellcode enthalten. Die Check-in-Ebene wird für Ihr Haus, Ihre Dokumente und Systeme als individuelles Projekt gebaut und eingerichtet, also kontaktieren Sie den Vertrieb oder fordern Sie eine Demo an, um den Umfang festzulegen.

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