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Per hotel, resort e ostelli

Software di check-in per hotel per mobile, totem e reception

Dalle schede cartacee e dalle code a un flusso digitale verificato: gli ospiti confermano i dati, caricano il documento, firmano e versano un deposito prima di arrivare in reception, e il tuo team assegna una camera pronta e consegna la chiave.

  • Check-in online prima dell'arrivo
  • Documento e firma elettronica
  • Depositi e preautorizzazione
  • Stato camere e sync PMS

Arrivi digitali

Un sistema di check-in che collega documento, pagamento e camera

Un sistema di check-in per hotel è più di un modulo. Unisce verifica dell'identità, condizioni firmate, depositi, stato del housekeeping e la prenotazione stessa, così gli arrivi sono rapidi e ogni passaggio resta registrato. PHPTRAVELS realizza questo livello di check-in come progetto su misura sul suo core di prenotazione alberghiera, adattato alle tue regole di registrazione, al flusso di pagamento e al PMS o alle serrature che usi già.

  1. Definisci regole di arrivo, documenti e sistemi con il nostro team di sviluppo su misura
  2. Invia un link di pre-arrivo sicuro con ogni prenotazione confermata
  3. Raccogli dati, documento e firma elettronica, poi verificali in reception
  4. Incassa il deposito e assegna una camera segnata come pronta dal housekeeping
  5. Consegna chiavi o istruzioni e aggiorna lo stato del check-in
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Codice prenotazione
HTL-48213 · Deluxe king, 3 notti
Ospite principale
Maria Lopez, 2 adulti
Documento d'identità
Passaporto · caricato
Deposito
Preautorizza 150 $
Orario di arrivo
gio 13 nov, 15:30

Flusso di check-in

Dall'invito pre-arrivo alla chiave in mano

Un unico flusso per chi fa check-in da telefono, al totem o in reception, così il personale segue gli stessi passaggi per ogni arrivo.

  1. Invito

    Il link di check-in viene inviato via email con un anticipo prestabilito, nella lingua dell'ospite.

  2. Verifica

    Dati, documento e firma vengono raccolti e segnalati per il controllo del personale.

  3. Pagamento

    Deposito, preautorizzazione o saldo vengono elaborati e registrati nella prenotazione.

  4. Assegnazione

    Una camera segnata come pronta dal housekeeping viene associata alla prenotazione.

  5. Arrivo

    Chiavi o istruzioni vengono consegnate e lo stato del check-in si aggiorna ovunque.

Sistemi collegati

Prenotazioni, pagamenti e PMS in un unico flusso di dati

Il check-in fa risparmiare tempo solo quando dati dell'ospite, addebiti e stato camere passano senza essere ridigitati.

  • Core di prenotazione

    Le prenotazioni dal modulo hotel, dal motore di prenotazione e dagli agenti B2B di PHPTRAVELS alimentano la lista arrivi.

  • Gateway di pagamento

    Depositi, preautorizzazioni e ricevute tramite gateway come Stripe e PayPal.

  • PMS e serrature

    Stato camere e check-in scambiati con il tuo PMS, e chiavi con le serrature smart, tramite le loro API.

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Front office

Controllo e tracciabilità per la reception

Reception, housekeeping e direzione lavorano sugli stessi dati di arrivo, con traccia di chi ha fatto cosa.

  • Ruoli e accessi

    Account per reception, housekeeping, night audit e direzione con permessi propri.

  • Verifica documenti

    I documenti caricati vengono controllati e approvati dal personale prima della consegna della chiave.

  • Registro di audit

    Ogni verifica, addebito, cambio camera e consegna chiave è registrato con utente e orario.

  • Schede di registrazione

    Schede firmate e consensi generati per ogni soggiorno e conservati con la prenotazione.

  • Report arrivi

    Adozione del check-in online, documenti mancanti, depositi trattenuti e arrivi per ora.

  • Ospiti nella loro lingua

    Pagine ed email di check-in in 24 lingue, comprese le scritture da destra a sinistra.

Confronto

Registrazione cartacea vs sistema di check-in digitale

La maggior parte dei ritardi in reception nasce da dati ridigitati, documenti da rincorrere e camere non pronte. Ecco cosa cambia.

AttivitàCarta e reception manualePHPTRAVELS
Dati ospiteCarta e reception manualeRidigitati in reception all'arrivoPHPTRAVELSConfermati dall'ospite prima di arrivare
Documento e firmaCarta e reception manualeFotocopie e schede cartacee in un cassettoPHPTRAVELSCaricati, verificati e salvati nella prenotazione
DepositiCarta e reception manualeCarta in reception, contestazioni al check-outPHPTRAVELSPreautorizzati online con ricevuta registrata
AssegnazioneCarta e reception manualeOspiti mandati in camere non prontePHPTRAVELSAssegnazione solo tra camere segnate pronte
Arrivi tardiviCarta e reception manualeIl turno di notte fa tutto a manoPHPTRAVELSTotem o check-in online già completato
TracciabilitàCarta e reception manualeNessuna traccia di chi ha controllato cosaPHPTRAVELSRegistro di audit per ogni passaggio e azione

Casi d'uso

Check-in per ogni tipo di struttura

  • Hotel e boutique hotel

    Code più brevi, dati ospiti più puliti e depositi gestiti prima che l'ospite arrivi al banco.

  • Resort e giornate di picco

    Check-in da mobile e al totem distribuiscono i picchi, così la reception non fa da collo di bottiglia.

  • Ostelli, motel e gruppi

    Flussi semplici per gruppi e assegnazione dei letti che coprono comunque documento, pagamento e firma.

Perché PHPTRAVELS

Un livello di check-in su una piattaforma di prenotazione tua

  • Codice sorgente incluso

    Self-hosted con licenza commerciale, così i tuoi sviluppatori possono estendere ogni passaggio.

  • Costruito sulle tue regole

    Documenti, depositi e regole delle camere impostati per la tua struttura e il tuo paese, senza modello rigido.

  • 24 lingue

    Pagine di check-in per ospiti internazionali nella loro lingua e valuta.

  • Prenotazioni e arrivi insieme

    Prenotazioni, pagamenti e registri di check-in nello stesso pannello di amministrazione.

FAQ

Domande sul sistema di check-in per hotel

Cosa chiedono hotel, resort e ostelli prima di portare gli arrivi online.

Contatta il team vendite

Un software di check-in per hotel digitalizza gli arrivi: raccoglie i dati dell'ospite prima dell'arrivo, acquisisce documento e firme, gestisce i depositi, assegna una camera pronta e aggiorna lo stato del check-in, registrando ogni passaggio.

Sì. Prima dell'arrivo l'ospite apre un link sicuro per confermare i dati, caricare il documento, accettare le condizioni, firmare e versare un deposito. Il personale verifica i documenti e consegna la chiave all'arrivo.

Sì. Gli stessi passaggi possono girare su un totem o tablet nella hall per walk-in, gruppi e arrivi tardivi, con approvazione del personale dove le tue regole lo richiedono.

Depositi, preautorizzazioni della carta e pagamenti del saldo passano dal tuo gateway di pagamento e vengono registrati nella prenotazione con ricevuta, riducendo le contestazioni al check-out.

Sì, quando PMS e sistema di serrature offrono un'API. Stato camere, stato del check-in ed emissione chiavi vengono scambiati con loro; l'accesso senza chiave dipende dall'hardware delle serrature che usi.

Core di prenotazione, modulo hotel e pannello sono inclusi in ogni piano con il codice sorgente completo. Il livello di check-in viene realizzato e configurato per la tua struttura, i tuoi documenti e sistemi come progetto su misura: contatta il commerciale o richiedi una demo per definirne il perimetro.

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