Cho khách sạn, resort và hostel

Phần mềm hệ thống check-in khách sạn cho mobile, kiosk và lễ tân

Chuyển từ phiếu giấy và hàng chờ sang quy trình số đã xác minh: khách xác nhận thông tin, tải giấy tờ tùy thân, ký và đặt cọc trước khi đến quầy lễ tân, còn đội ngũ của bạn phân phòng đã sẵn sàng và giao chìa khóa.

  • Check-in online trước khi đến
  • Quét giấy tờ và ký điện tử
  • Đặt cọc và tạm giữ thẻ
  • Trạng thái phòng và đồng bộ PMS

Đón khách số hóa

Hệ thống check-in kết nối giấy tờ, thanh toán và phòng

Hệ thống check-in khách sạn không chỉ là một biểu mẫu. Nó kết nối xác minh danh tính, chính sách đã ký, tiền đặt cọc, trạng thái buồng phòng và chính đơn đặt phòng, để việc nhận phòng nhanh và mọi bước đều được ghi lại. PHPTRAVELS xây dựng lớp check-in này như một dự án tùy chỉnh trên lõi đặt phòng khách sạn của mình, theo quy định đăng ký lưu trú, luồng thanh toán và PMS hoặc khóa cửa bạn đang dùng.

  1. Xác định quy định nhận phòng, giấy tờ và hệ thống cùng đội phát triển tùy chỉnh của chúng tôi
  2. Gửi liên kết đăng ký trước an toàn cho mỗi đặt phòng đã xác nhận
  3. Thu thập thông tin khách, giấy tờ và chữ ký điện tử, rồi kiểm tra tại quầy
  4. Nhận đặt cọc và phân phòng đã được buồng phòng đánh dấu sẵn sàng
  5. Giao chìa khóa hoặc hướng dẫn vào phòng và cập nhật trạng thái check-in
Mã đặt phòng
HTL-48213 · Deluxe king, 3 đêm
Khách chính
Maria Lopez, 2 người lớn
Giấy tờ tùy thân
Hộ chiếu · đã tải lên
Đặt cọc
Tạm giữ $150
Giờ đến
Th 5, 13/11, 15:30

Quy trình check-in

Từ lời mời trước khi đến đến chìa khóa trong tay

Một quy trình cho khách check-in bằng điện thoại, kiosk hay tại quầy, để nhân viên làm cùng các bước cho mọi lượt đến.

  1. Mời

    Liên kết check-in được gửi qua email trước giờ đến một khoảng định sẵn, bằng ngôn ngữ của khách.

  2. Xác minh

    Thông tin, giấy tờ và chữ ký được thu thập và gắn cờ để nhân viên kiểm tra.

  3. Thanh toán

    Tiền cọc, tạm giữ thẻ hoặc phần còn lại được xử lý và ghi vào đặt phòng.

  4. Phân phòng

    Phòng được buồng phòng đánh dấu sẵn sàng được ghép với đặt phòng.

  5. Nhận phòng

    Giao chìa khóa hoặc hướng dẫn và cập nhật trạng thái check-in trên mọi hệ thống.

Hệ thống kết nối

Đặt phòng, thanh toán và PMS trong một luồng dữ liệu

Check-in chỉ tiết kiệm thời gian khi dữ liệu khách, khoản phí và trạng thái phòng được chuyển đi mà không phải nhập lại.

  • Lõi đặt phòng

    Đặt phòng từ mô-đun khách sạn, booking engine và đại lý B2B của PHPTRAVELS đưa vào danh sách khách đến.

  • Cổng thanh toán

    Đặt cọc, tạm giữ thẻ và biên nhận qua các cổng như Stripe và PayPal.

  • PMS và khóa cửa

    Trao đổi trạng thái phòng và check-in với PMS, và chìa khóa với khóa thông minh, qua API của chúng.

Tiền sảnh

Kiểm soát và hồ sơ cho quầy lễ tân

Lễ tân, buồng phòng và quản lý dùng chung dữ liệu khách đến, có dấu vết ai đã làm gì.

  • Vai trò và quyền truy cập

    Tài khoản lễ tân, buồng phòng, kiểm toán đêm và quản lý với quyền riêng.

  • Duyệt giấy tờ

    Giấy tờ tải lên được nhân viên kiểm tra và duyệt trước khi giao chìa khóa.

  • Nhật ký kiểm tra

    Mọi lần xác minh, thu phí, đổi phòng và giao khóa đều được ghi kèm người dùng và thời gian.

  • Phiếu đăng ký lưu trú

    Phiếu đã ký và chấp thuận chính sách được tạo cho mỗi lượt lưu trú và lưu cùng đặt phòng.

  • Báo cáo khách đến

    Tỷ lệ check-in online, giấy tờ còn thiếu, tiền cọc đang giữ và lượt đến theo giờ.

  • Theo ngôn ngữ của khách

    Trang và email check-in bằng 24 ngôn ngữ, gồm cả chữ viết từ phải sang trái.

So sánh

Đăng ký giấy so với hệ thống check-in số

Phần lớn chậm trễ ở quầy đến từ nhập lại, đòi giấy tờ và chờ phòng. Đây là những gì thay đổi.

Công việcGiấy tờ và quầy thủ côngPHPTRAVELS
Thông tin kháchGiấy tờ và quầy thủ côngNhập lại tại quầy khi khách đếnPHPTRAVELSKhách tự xác nhận trước khi đến
Giấy tờ và chữ kýGiấy tờ và quầy thủ côngBản photo và phiếu giấy trong ngăn kéoPHPTRAVELSTải lên, duyệt và lưu cùng đặt phòng
Đặt cọcGiấy tờ và quầy thủ côngQuẹt thẻ tại quầy, tranh chấp khi trả phòngPHPTRAVELSTạm giữ online kèm biên nhận
Phân phòngGiấy tờ và quầy thủ côngKhách được đưa vào phòng chưa sẵn sàngPHPTRAVELSChỉ phân từ phòng đã đánh dấu sẵn sàng
Khách đến muộnGiấy tờ và quầy thủ côngCa đêm làm mọi bước bằng tayPHPTRAVELSKiosk hoặc check-in online đã hoàn tất
Hồ sơGiấy tờ và quầy thủ côngKhông rõ ai đã kiểm tra gìPHPTRAVELSNhật ký cho mọi bước và thao tác

Trường hợp sử dụng

Check-in cho mọi loại hình lưu trú

  • Khách sạn và boutique

    Hàng chờ ngắn hơn, hồ sơ khách gọn hơn và tiền cọc xong trước khi khách đến quầy.

  • Resort và ngày đông khách

    Check-in qua mobile và kiosk dàn trải giờ cao điểm để lễ tân không còn là nút thắt.

  • Hostel, motel và đoàn

    Quy trình đơn giản cho đoàn và phân giường, vẫn bao gồm giấy tờ, thanh toán và chữ ký.

Vì sao chọn PHPTRAVELS

Lớp check-in trên nền tảng đặt chỗ của riêng bạn

  • Kèm mã nguồn

    Tự lưu trữ theo giấy phép thương mại, để đội phát triển mở rộng từng bước.

  • Theo quy định của bạn

    Giấy tờ, đặt cọc và quy tắc phòng được thiết lập theo cơ sở và quốc gia của bạn, không theo mẫu cố định.

  • 24 ngôn ngữ

    Trang check-in cho khách quốc tế bằng ngôn ngữ và tiền tệ của họ.

  • Đặt phòng và đón khách cùng nơi

    Đặt phòng, thanh toán và hồ sơ check-in trong cùng một trang quản trị.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về hệ thống check-in khách sạn

Những điều khách sạn, resort và hostel hỏi trước khi đưa việc đón khách lên online.

Liên hệ kinh doanh

Phần mềm hệ thống check-in khách sạn số hóa việc nhận phòng: thu thập thông tin khách trước khi đến, ghi nhận giấy tờ và chữ ký, xử lý đặt cọc, phân phòng đã sẵn sàng và cập nhật trạng thái check-in, kèm nhật ký cho từng bước.

Có. Trước khi đến, khách mở liên kết an toàn để xác nhận thông tin, tải giấy tờ, chấp nhận chính sách, ký và đặt cọc. Nhân viên duyệt giấy tờ và giao chìa khóa khi khách đến.

Có. Các bước check-in giống hệt có thể chạy trên kiosk hoặc máy tính bảng ở sảnh cho khách vãng lai, đoàn và khách đến muộn, kèm phê duyệt của nhân viên khi quy định yêu cầu.

Đặt cọc, tạm giữ thẻ và thanh toán phần còn lại được xử lý qua cổng thanh toán của bạn và ghi vào đặt phòng kèm biên nhận, giúp giảm tranh chấp khi trả phòng.

Có, khi PMS và hệ thống khóa của bạn cung cấp API. Trạng thái phòng, trạng thái check-in và việc cấp khóa được trao đổi với chúng; vào phòng không chìa phụ thuộc vào phần cứng khóa bạn dùng.

Lõi đặt phòng, mô-đun khách sạn và trang quản trị có trong mọi gói kèm toàn bộ mã nguồn. Lớp check-in được xây dựng và cấu hình cho cơ sở, giấy tờ và hệ thống của bạn như một dự án tùy chỉnh, vì vậy hãy liên hệ bộ phận kinh doanh hoặc yêu cầu demo để xác định phạm vi.