Succesverhaal van een klant

Insperia: zakelijke boekingsprocessen gestructureerd voor herhaalbare levering

Een B2B-aanbieder van zakenreisdiensten in het Midden-Oosten voerde duidelijkere operationele controles in, zodat elke zakelijke boeking dezelfde accountregels, dezelfde agentstappen en dezelfde goedkeuringsroute volgt.

  • Midden-Oosten
  • B2B-zakenreizen
  • Inrichting van de zakelijke workflow
  • Gelanceerd in 2024

Casestudy

Het Insperia succesverhaal in het kort

Insperia levert zakenreisdiensten in het Midden-Oosten en werkt B2B: de klanten zijn bedrijven, en de agenten boeken en verzorgen reizen namens hen. Het project was de inrichting van een zakelijke workflow, gericht op hoe dat werk georganiseerd is en niet op het uiterlijk van een website.

Het doel was betrouwbare service. Zakelijke accounts hadden een strakkere structuur nodig, agenten één manier om een boeking af te handelen in plaats van verschillende persoonlijke stijlen, en interne goedkeuringen een duidelijke volgorde die iedereen kan zien.

De inrichting draait op het Platformoverzicht. Teams met een vergelijkbare opdracht beginnen meestal bij de pagina Zakelijk reizen en de B2B-groothandels-tools.

Projectpas2024

Van

Afhandeling die per agent verschilde

Naar

Herhaalbare zakelijke levering

Klant
Insperia
Branche
Zakenreisdiensten
Regio
Midden-Oosten
Model
B2B
Omvang
Inrichting van de zakelijke workflow
Gelanceerd
2024

Stack

REST APIPHPMySQL

Uitgangspunt

Drie knelpunten in het dagelijkse werk met zakelijke boekingen

Insperia benoemde vóór de inrichting drie problemen. Ze liggen op drie verschillende stations van hetzelfde werk: het account, de agentenbalie en de goedkeuring.

  1. 01Zakelijk account

    Complex accountbeheer

    De workflows van zakelijke accounts vroegen om meer structuur en duidelijkheid.

    Wat ervoor nodig was

    Eén heldere structuur per account

    Bekijk de oplossing
  2. 02Agentenbalie

    Procesverschillen per agent

    Verschillende werkstijlen zorgden voor wisselende leveringskwaliteit.

    Wat ervoor nodig was

    Eén gedeelde manier om een boeking af te handelen

    Bekijk de oplossing
  3. 03Goedkeuring

    Onduidelijke goedkeuringsroute

    Interne controlepunten hadden een duidelijkere volgorde en zichtbaarheid nodig.

    Wat ervoor nodig was

    Een geordende route die iedereen kan volgen

    Bekijk de oplossing

Accountbeheer

Elk zakelijk account op één plek leesbaar

Complex accountbeheer was het eerste knelpunt. Het antwoord was structuur: wie bij een account hoort, welke regels ervoor gelden en waar elk van zijn aanvragen staat.

Als accountgegevens in mailboxen en in het geheugen van losse agenten zitten, begint elke boeking met zoeken. Eén accountoverzicht laat elke agent de personen, de regels en de open aanvragen zien voordat hij een boeking aanraakt. Contacthistorie en opvolging horen vanzelfsprekend in een CRM voor reisbureaus.

  • Personen en rollen van het account in één lijst
  • Accountregels zichtbaar voordat iemand boekt
  • Open aanvragen en hun status in één oogopslag
Zakelijk accountB2B
  • ReisorganisatorStuurt reisaanvragen voor medewerkers
  • GoedkeurderKeurt goed voordat een boeking wordt bevestigd
  • AccountagentBoekt en verzorgt de reizen van het account
Goedkeuring
Verplicht vóór bevestiging
Wie keurt goed
De aangewezen goedkeurder op het account
Servicenotities
Bewaard op het account, niet bij één agent
  • VluchtCR-2041Wacht op goedkeuring
  • HotelCR-2038Goedgekeurd
  • AutohuurCR-2035Bevestigd

Voorbeeldscherm. Het toont de structuur van de inrichting, niet de live gegevens van Insperia.

Goedkeuringsproces

Een goedkeuringsroute voor zakelijke boekingen met elk controlepunt op volgorde

De onduidelijke goedkeuringsroute was het derde knelpunt: interne controlepunten hadden een duidelijke volgorde en zichtbaarheid nodig. Kies een fase om te zien wie handelt, wat er wordt gecontroleerd en wie het kan volgen.

Fase 01 / 05Aanvraag
Wie handelt
Reisorganisator
Wat wordt gecontroleerd
De aanvraag noemt de reiziger, de data en het account
Wie het kan volgen
Organisator en accountagent
Fase 02 / 05AccountcontroleControlepunt
Wie handelt
Accountagent
Wat wordt gecontroleerd
De aanvraag past bij het account en zijn regels
Wie het kan volgen
Agent en teamleider
Fase 03 / 05GoedkeuringControlepunt
Wie handelt
Aangewezen goedkeurder
Wat wordt gecontroleerd
De reis wordt goedgekeurd voordat er iets wordt bevestigd
Wie het kan volgen
Goedkeurder, organisator en agent
Fase 04 / 05Bevestiging
Wie handelt
Accountagent
Wat wordt gecontroleerd
De boeking wordt bevestigd volgens de goedgekeurde aanvraag
Wie het kan volgen
Iedereen op de aanvraag
Fase 05 / 05Nazorg
Wie handelt
Accountagent
Wat wordt gecontroleerd
Wijzigingen gaan opnieuw via dezelfde route
Wie het kan volgen
Iedereen op de aanvraag

Voorbeeldroute. De fasen tonen het principe van de inrichting: een vaste volgorde, controles vóór bevestiging en één gedeelde status.

Consistentie tussen agenten

Eén draaiboek, welke agent de boeking ook oppakt

Procesverschillen per agent waren het tweede knelpunt. Verschillende werkstijlen gaven verschillende resultaten. Een gedeelde reeks stappen haalt de persoonlijke variant uit het zakelijke werk.

Draaiboek voor zakelijke boekingenBehandeld door
  1. 01Het zakelijke account openen
  2. 02De accountregels en servicenotities lezen
  3. 03Opties binnen de regels voorbereiden
  4. 04Ter goedkeuring sturen en op akkoord wachten
  5. 05Bevestigen volgens de goedgekeurde aanvraag
  6. 06De boeking op het account vastleggen

0 / 6Wissel van agent: de stappen blijven precies hetzelfde.Boeking op dezelfde manier afgehandeld, wie hem ook oppakte.

Klantbeoordeling

De vernieuwde workflow helpt ons team om zakelijke boekingen consistenter uit te voeren.

VanDirectie van InsperiaTeamManagementteam

Resultaten

Wat er veranderde op de zakelijke afdeling van Insperia

Insperia beschreef zijn resultaten in operationele termen in plaats van cijfers, daarom toont deze pagina er geen. Elk resultaat beantwoordt een van de drie knelpunten.

  • UitvoeringskwaliteitAntwoord op punt02

    Consistentere levering

    Agenten volgen één volgorde, dus een zakelijke boeking wordt op dezelfde manier afgehandeld, wie hem ook oppakt.

  • Zakelijke operatieAntwoord op punt01

    Duidelijker accountbeheer

    Personen, regels en open aanvragen worden op het account gelezen in plaats van bij elkaar gezocht.

  • Interne governanceAntwoord op punt03

    Betere goedkeuringsflow

    Controlepunten lopen in een vaste volgorde, en hun status is zichtbaar voor de mensen op de aanvraag.

De stack onder de inrichting

  1. L1REST APIVerbindt het platform met andere systemen
  2. L2PHPDraait de boekings- en workflowlogica
  3. L3MySQLSlaat accounts, boekingen en hun historie op

PHPTRAVELS is zelf gehost, en de broncode is inbegrepen onder een commerciële licentie.

Bouw uw zakenreisworkflow

Structureer uw processen voor een strakkere B2B-uitvoering.

Meer voor zakenreisteams

Vragen

Vragen over het Insperia project

Korte antwoorden uit het verhaal van de klant zelf.

Praat met sales

Het beschrijft hoe Insperia, een B2B-aanbieder van zakenreisdiensten in het Midden-Oosten, zijn workflow voor zakelijke boekingen op PHPTRAVELS inrichtte, gelanceerd in 2024. Het werk gaf het accountbeheer een strakkere structuur, gaf agenten één gedeelde manier om boekingen af te handelen en zette interne goedkeuringen in een duidelijke volgorde.

Drie: workflows van zakelijke accounts die meer structuur en duidelijkheid nodig hadden, leveringskwaliteit die verschilde met de werkstijl van elke agent, en interne goedkeuringspunten die een duidelijkere volgorde en zichtbaarheid nodig hadden.

Als controlepunten altijd in dezelfde volgorde lopen en hun status zichtbaar is, hoeft niemand te vragen waar een aanvraag staat, en wordt niets bevestigd voordat het is goedgekeurd. Insperia noemde een betere goedkeuringsflow als een van zijn resultaten.

Nee. Insperia beschreef zijn resultaten in operationele termen: consistentere levering, duidelijker accountbeheer en een betere goedkeuringsflow. Deze pagina voegt geen cijfers toe die de klant niet heeft gepubliceerd.

Het project gebruikt PHP en MySQL, met een REST API voor koppelingen met andere systemen. PHPTRAVELS is zelf gehost en de broncode is inbegrepen onder een commerciële licentie, zodat een bedrijf de workflow aan eigen regels kan aanpassen.

Ja. Begin met een demo om accounts, agentstappen en goedkeuringen door te lopen, en vergelijk daarna de eenmalige pakketten op de prijspagina. Aanpassingen aan de workflow die specifiek zijn voor uw bedrijf kunnen met het team worden afgestemd voordat u zich vastlegt.