Гид по инструментам турагента
Программы, которыми пользуются турагенты: разбор по задачам
Большинство агентств работают не в одной программе, а в наборе инструментов: бронирование и доступ к поставщикам, CRM, платежи, маршруты и бэк-офис. В этом гиде описан каждый инструмент, показано, где набор ломается, и как связать его вокруг одного номера бронирования.
- Бронирование и поставщики
- CRM и карточки клиентов
- Платежи и оплаты
- Бэк-офис и комиссии
Набор инструментов агентства
Шесть задач, которые должны закрывать программы, которыми пользуются турагенты
Агентства отдыха, деловых поездок, групповых туров и DMC продают разные поездки, но категории программ почти одинаковы. Выберите задачу, чтобы увидеть, что она делает, чем обычно пользуются агентства и что она должна уметь.
Бронирование и инвентарь
Поиск, расчёт цены и подтверждение авиабилетов, отелей, экскурсий и трансферов у поставщиков, через API и подключения к GDS.
Типичное решение сегодня
Терминалы GDS, такие как Amadeus, Sabre и Travelport, порталы бедбанков или движок бронирования, собирающий поставщиков в один поиск.
Должно уметь
- Контент нескольких поставщиков с правилами цен
- Сайт B2C и портал B2B для агентов
- Ваучеры, счета и сервисные документы
- Отмены, изменения и переоформление
Подробнее:ПО для бронирования путешествий
Клиенты и продажи
Храните профили путешественников, предпочтения, документы и историю поездок, чтобы агенты быстрее готовили предложения и обслуживали всех одинаково хорошо.
Типичное решение сегодня
Таблицы или общая CRM вроде HubSpot или Zoho, либо туристическая CRM, построенная вокруг лидов, предложений и карточек туристов.
Должно уметь
- Учёт лидов, предложений и коммерческих офферов
- История переписки в одном месте
- Документы и согласования туристов
- Роли команды и права доступа
Подробнее:CRM для турагентства
Платежи и оплаты
Принимайте предоплаты и доплаты, разные способы оплаты и держите финансы в соответствии с бронированиями.
Типичное решение сегодня
Платёжный шлюз вроде Stripe, PayPal или местного процессинга, сверяемый со счетами вручную, либо платформа бронирования с платежами внутри процесса.
Должно уметь
- Оплата картой и банковский перевод
- Платёжные ссылки для клиентов и компаний
- Частичная оплата и рассрочка
- Учёт и сверка возвратов
Подробнее:Интеграция платёжных шлюзов
Бэк-офис и бухгалтерия
Отслеживайте маржу, расходы на поставщиков, налоги и комиссии в отчётах, которые показывают, как агентство действительно зарабатывает.
Типичное решение сегодня
Бухгалтерская программа вроде QuickBooks или Xero плюс таблицы комиссий, либо отчёты бэк-офиса в системе бронирования.
Должно уметь
- Учёт комиссий и графики выплат
- Выписки и расчёты с поставщиками
- Несколько валют, где нужно
- Операционные отчёты для владельцев и руководителей
Подробнее:Учёт для турагентства
Маршруты и сопровождение
Превращайте подтверждённые услуги в понятные маршруты и задачи сопровождения, которые сокращают уточнения и ошибки.
Типичное решение сегодня
Маршруты, набранные в Word или PDF, отдельный конструктор маршрутов или маршруты, которые формирует платформа бронирования.
Должно уметь
- Хронология маршрута и вложения
- Задачи сопровождения и чек-листы документов
- Изменения после продажи с журналом аудита
- Поддержка видит каждую поездку целиком
Подробнее:Управление турагентством
Безопасность и контроль
Защищайте данные туристов, ограничивайте действия по ролям и ведите журнал аудита по предложениям, бронированиям и возвратам.
Типичное решение сегодня
Общие логины без журнала аудита во многих небольших офисах либо доступ по ролям и журналы действий в операционной платформе.
Должно уметь
- Доступ по ролям для агентов и команд
- Журналы действий и история изменений
- Контроль выгрузки и хранения данных
- Защита от мошенничества и дорогих ошибок
Подробнее:Технологии
От запроса до счёта
Проследите одно бронирование через все инструменты
Инструменты важны меньше, чем нить, которая их связывает. Переключите вид и посмотрите одну и ту же поездку в разрозненных инструментах и в связанной системе.
- Проблема
- Предложения и бронирования в одном месте, платежи в другом, маршруты в документах. Когда поездка меняется, команда сверяет всё вручную, и ошибки попадают в ваучеры и счета.
- Процесс
- Принять запрос, сделать предложение, подтвердить, получить предоплату, выдать документы, обработать изменения, затем сверить расходы и комиссии, с одним номером бронирования на каждом шаге.
- Результат
- Быстрее ответы, меньше уточнений, понятный статус оплаты и чистое закрытие месяца, чтобы добавлять агентов, не добавляя хаоса.
- ЗапросПереписка в почте или чатеЛид в карточке клиента
MSG-2291PT-10482 - ПредложениеФайл Word, третья версияРасчёт по вашим правилам цен
quote_v3.docxPT-10482 - ПодтверждениеЭкран поставщика, данные перепечатаныБронирование со всеми услугами
PNR X7K2LMPT-10482 - ПредоплатаСкриншот из банка в чатеПлатёжная ссылка, статус в счёте
TXN 88412PT-10482 - ДокументыВаучер правится вручнуюВаучер и счёт сформированы
VCH-0912PT-10482 - ИзмененияФайлы правятся по одномуИзменение с историей
v4-final.pdfPT-10482 - СверкаТаблица в конце месяцаОтчёт по комиссиям и расходам
Sheet r.212PT-10482
Семь мест, семь номеров, сверка вручную в конце месяца.Одна запись, один номер, отчёты прямо из бронирований.
Проверка системы
Связана ли система вашего агентства?
Отметьте каждое утверждение, которое сегодня верно для вашего агентства. Всё неотмеченное ваша команда делает вручную.
Пять шагов
Как связать программы турагентства в одну систему
Этот порядок подходит агентствам отдыха, агентствам деловых поездок, OTA, туроператорам и DMC.
Определите продукты и каналы
Решите, что вы продаёте, от авиабилетов и отелей до экскурсий, трансферов или автобусов, и где: сайт B2C, портал B2B, корпоративные аккаунты или субаккаунты агентов.
Подключите поставщиков
Добавьте API и подключения к GDS под ваш рынок: поставщиков отелей и бедбанки, источники авиабилетов и собственный местный инвентарь.
Унифицируйте документы
Ваучеры, счета и маршруты используют один номер бронирования и одни данные пассажиров, поэтому изменения и возвраты остаются точными.
Задайте правила оплаты
Настройте предоплаты, платёжные ссылки и сроки доплат и свяжите статус оплаты со счетами, чтобы финансы и операционный отдел совпадали.
Добавьте отчёты и контроль
Отслеживайте маржу, расходы на поставщиков и выплаты комиссий, дайте каждой роли свой доступ и ведите журнал аудита изменений и возвратов.
Сравнение подходов
Таблицы, отдельные инструменты или одна платформа
Любой подход работает до определённого масштаба. Разница видна, когда бронирования меняются, оплата приходит частями, а комиссии нужно проверять.
| Критерий | Таблицы и мессенджеры | Инструмент на каждую задачу | Комплексная платформа | PHPTRAVELS |
|---|---|---|---|---|
| Единый номер бронирования | Нет | Частично | Да | Да |
| Платежи привязаны к счетам | Вручную | По-разному | Да | Да |
| Учёт комиссий | Вручную | Отдельный инструмент | Да | Да |
| B2B и B2C в одной установке | Сложно | Трудоёмко | Зависит от вендора | Да |
| Скорость запуска | Быстро, но хрупко | Средне | Средне | Быстро |
| Контроль данных и расширяемость | Низкий | Средне | Средне | Высокий |
Комплексные платформы сильно различаются у разных вендоров, поэтому эта колонка показывает типичный случай. PHPTRAVELS размещается на вашем сервере, исходный код входит в коммерческую лицензию, отсюда высокий уровень контроля. Взвесьте этот выбор: Self-hosted или SaaS.
Место PHPTRAVELS
Одна платформа вместо набора инструментов
PHPTRAVELS — программа для турагентов, которая хранит бронирования, клиентов, платежи, документы, доступ агентов и отчёты в одной записи.
Агентства, продающие под своим брендом, ведут сайт B2C и портал B2B для агентов из одной установки и управляют дизайном, контентом, валютой и языком. Исходный код включён, а размещаете систему вы сами. Тарифы — разовые лицензии от $2499; сравните их на странице Цены.
Типичное внедрение
Каналы продаж
Запись бронирования
PT-10482Поставщики
- Авиапоставщики и GDS
- API отелей и бедбанки
- Экскурсии по контрактам
Бэк-офис
- Доступ по ролям
- Отчёты по марже и комиссиям
- Счета и взаиморасчёты
Вопросы и ответы
Вопросы о программах для турагентов
Короткие ответы об инструментах агентств, о том, как они сочетаются, и когда имеет смысл одна платформа.
Отдел продажБольшинство турагентов используют доступ к бронированию и поставщикам (GDS, API поставщиков или движок бронирования), CRM для клиентов, приём платежей, инструменты для маршрутов и документов и отчёты бэк-офиса по комиссиям и расчётам с поставщиками. Крупные агентства часто объединяют всё это в одной связанной платформе.
Одни агентства сочетают несколько специализированных инструментов, другие выбирают одну платформу для бронирования, CRM, платежей, документов, доступа агентов и отчётов. Выбор зависит от интеграций с поставщиками, размера команды, каналов продаж и нужного уровня контроля.
Обычно агентства бронируют через API поставщиков, бедбанки и подключения к GDS. Сама система важна меньше, чем то, насколько хорошо она справляется с сопровождением, изменениями, ваучерами, счетами и сверкой после продажи.
Если у вас постоянные клиенты, группы или корпоративные аккаунты, CRM почти обязательна. Она держит в порядке профили, переписку, согласования и историю бронирований, чтобы сервис был одинаковым, какой бы агент ни взял поездку.
Через отчёты бэк-офиса, привязанные к бронированиям и расходам на поставщиков. Правильно связывать комиссии со счетами, ваучерами, возвратами и статусом оплаты, чтобы финансам не приходилось каждый месяц пересобирать цифры в таблицах.
Веб-программа, размещённая у вендора или на вашем собственном сервере, обычно лучше подходит командам с филиалами или удалёнными агентами. Десктоп может подойти маленькому офису, но становится ограничением, когда нужны интеграции, роли и совместное сопровождение.
Узнайте больше
Ещё о платформе
- Лучшее ПО для туризмаКак выбрать софт для туристического бизнеса
- Управление турагентствомРасчёты, брони, агенты и финансы в одной системе
- ПО для бронирования путешествийЛогины агентов, наценки, кредит и субагенты
- CRM для турагентстваЛиды, предложения, брони и счета в одной CRM
- Учёт для турагентстваСчета, долги поставщикам и комиссии по броням
- Обзор платформыЧто вы получаете от и до