ट्रैवल एजेंट टूल गाइड
ट्रैवल एजेंटों द्वारा इस्तेमाल किया जाने वाला सॉफ्टवेयर, काम दर काम
ज़्यादातर एजेंसियां एक प्रोग्राम नहीं, बल्कि टूल्स का एक सेट चलाती हैं: बुकिंग और सप्लायर एक्सेस, CRM, पेमेंट, यात्रा कार्यक्रम और बैक ऑफिस। यह गाइड हर टूल समझाती है, दिखाती है कि सेट कहां टूटता है, और एक बुकिंग नंबर के इर्द-गिर्द इसे कैसे जोड़ें।
- बुकिंग और सप्लायर एक्सेस
- CRM और ग्राहक रिकॉर्ड
- पेमेंट और वसूली
- बैक ऑफिस और कमीशन
एजेंसी का टूलबॉक्स
छह काम जो ट्रैवल एजेंटों द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले सॉफ्टवेयर को संभालने होते हैं
लेज़र, कॉर्पोरेट, ग्रुप एजेंसियां और DMC अलग-अलग यात्राएं बेचते हैं, लेकिन सॉफ्टवेयर की श्रेणियां लगभग एक जैसी रहती हैं। कोई काम चुनें और देखें कि वह क्या करता है, एजेंसियां आमतौर पर क्या इस्तेमाल करती हैं और उसे क्या संभालना चाहिए।
बुकिंग और इन्वेंटरी
सप्लायर, API और GDS कनेक्शन के ज़रिए फ़्लाइट, होटल, टूर और ट्रांसफ़र खोजें, कीमत निकालें और कन्फ़र्म करें।
आज का आम सेटअप
Amadeus, Sabre और Travelport जैसे GDS टर्मिनल, होटल बेडबैंक पोर्टल, या एक बुकिंग इंजन जो सप्लायर्स को एक ही खोज में लाता है।
इसे संभालना चाहिए
- प्राइसिंग नियमों के साथ कई सप्लायर का कंटेंट
- एक B2C वेबसाइट और एक B2B एजेंट पोर्टल
- वाउचर, इनवॉइस और सर्विस दस्तावेज़
- कैंसिलेशन, बदलाव और री-इश्यू
और पढ़ें:ट्रैवल बुकिंग सॉफ़्टवेयर
ग्राहक और बिक्री
यात्रियों की प्रोफ़ाइल, पसंद, दस्तावेज़ और यात्रा इतिहास सहेजें, ताकि एजेंट जल्दी कोटेशन दें और हर ग्राहक को एक जैसी सेवा मिले।
आज का आम सेटअप
स्प्रेडशीट या HubSpot, Zoho जैसा सामान्य CRM, या लीड, कोटेशन और यात्री रिकॉर्ड पर बना ट्रैवल CRM।
इसे संभालना चाहिए
- लीड, कोटेशन और प्रस्ताव ट्रैकिंग
- ग्राहक बातचीत का इतिहास एक जगह
- यात्री दस्तावेज़ और अप्रूवल
- टीम की भूमिकाएं और एक्सेस अधिकार
और पढ़ें:ट्रैवल एजेंसी CRM
पेमेंट और वसूली
डिपॉज़िट और बकाया राशि वसूलें, कई पेमेंट तरीके स्वीकारें और फ़ाइनेंस रिकॉर्ड को बुकिंग से मिलाकर रखें।
आज का आम सेटअप
Stripe, PayPal या किसी लोकल प्रोसेसर जैसा पेमेंट गेटवे जिसे हाथ से इनवॉइस से मिलाया जाता है, या ऐसा बुकिंग प्लेटफ़ॉर्म जिसमें पेमेंट वर्कफ़्लो के अंदर हो।
इसे संभालना चाहिए
- कार्ड पेमेंट और बैंक ट्रांसफ़र
- ग्राहकों और कंपनियों के लिए पेमेंट लिंक
- आंशिक भुगतान और किस्तें
- रिफ़ंड ट्रैकिंग और मिलान
और पढ़ें:पेमेंट गेटवे इंटीग्रेशन
बैक ऑफिस और अकाउंटिंग
मार्जिन, सप्लायर लागत, टैक्स और कमीशन को ऐसी रिपोर्ट से ट्रैक करें जो दिखाए कि ट्रैवल एजेंसी असल में कैसे कमाती है।
आज का आम सेटअप
QuickBooks या Xero जैसा अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर और कमीशन की स्प्रेडशीट, या बुकिंग सिस्टम में बनी बैक ऑफिस रिपोर्ट।
इसे संभालना चाहिए
- कमीशन ट्रैकिंग और भुगतान शेड्यूल
- सप्लायर स्टेटमेंट और सेटलमेंट
- ज़रूरत हो तो कई करेंसी
- मालिकों और मैनेजरों के लिए ऑपरेशन रिपोर्ट
और पढ़ें:ट्रैवल एजेंसी अकाउंटिंग
यात्रा कार्यक्रम और सर्विसिंग
कन्फ़र्म सेवाओं को साफ़ यात्रा कार्यक्रम और सर्विस टास्क में बदलें, जिससे फ़ॉलो-अप और गलतियां कम हों।
आज का आम सेटअप
Word या PDF में टाइप किए कार्यक्रम, अलग इटिनररी टूल, या बुकिंग प्लेटफ़ॉर्म से बने कार्यक्रम।
इसे संभालना चाहिए
- कार्यक्रम की टाइमलाइन और अटैचमेंट
- सर्विस टास्क और दस्तावेज़ चेकलिस्ट
- ऑडिट ट्रेल के साथ बुकिंग के बाद बदलाव
- सपोर्ट टीम हर यात्रा पूरी देखती है
और पढ़ें:एजेंसी मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर
सुरक्षा और गवर्नेंस
यात्री डेटा सुरक्षित रखें, भूमिका के हिसाब से काम सीमित करें और कोटेशन, बुकिंग व रिफ़ंड पर ऑडिट ट्रेल रखें।
आज का आम सेटअप
कई छोटे दफ़्तरों में बिना ऑडिट ट्रेल के साझा लॉगिन, या किसी ऑपरेशन प्लेटफ़ॉर्म में भूमिका आधारित एक्सेस और एक्टिविटी लॉग।
इसे संभालना चाहिए
- एजेंटों और टीमों के लिए भूमिका आधारित एक्सेस
- एक्टिविटी लॉग और बदलाव का इतिहास
- डेटा एक्सपोर्ट और रिटेंशन पर नियंत्रण
- धोखाधड़ी और महंगी गलतियों से बचाव
और पढ़ें:टेक्नोलॉजी
पूछताछ से इनवॉइस तक
एक बुकिंग को पूरे स्टैक में फ़ॉलो करें
टूल उतने अहम नहीं जितना वह धागा जो उन्हें जोड़ता है। व्यू बदलें और देखें कि वही यात्रा बिखरे टूल्स में और जुड़े सिस्टम में कैसे संभलती है।
- समस्या
- कोटेशन और बुकिंग एक जगह, पेमेंट दूसरी जगह और कार्यक्रम दस्तावेज़ों में। यात्रा बदलते ही टीम हाथ से मिलान करती है और गलतियां वाउचर व इनवॉइस में घुस जाती हैं।
- प्रक्रिया
- पूछताछ दर्ज करें, कोटेशन दें, कन्फ़र्म करें, डिपॉज़िट लें, दस्तावेज़ जारी करें, बदलाव संभालें, फिर लागत और कमीशन का मिलान करें, हर कदम पर एक ही बुकिंग नंबर के साथ।
- नतीजा
- तेज़ जवाब, कम फ़ॉलो-अप, साफ़ पेमेंट स्टेटस और बेहतर मासिक क्लोज़िंग, ताकि आप एजेंट बढ़ाएं पर अव्यवस्था नहीं।
- पूछताछईमेल या चैट थ्रेडग्राहक रिकॉर्ड पर लीड
MSG-2291PT-10482 - कोटेशनWord फ़ाइल, तीसरा संस्करणआपके प्राइसिंग नियमों से कोटेशन
quote_v3.docxPT-10482 - कन्फ़र्मेशनसप्लायर स्क्रीन, डेटा दोबारा टाइपसभी सेवाओं वाली बुकिंग
PNR X7K2LMPT-10482 - डिपॉज़िटचैट में बैंक का स्क्रीनशॉटपेमेंट लिंक, स्टेटस इनवॉइस पर
TXN 88412PT-10482 - दस्तावेज़हाथ से बदला वाउचरवाउचर और इनवॉइस अपने आप बने
VCH-0912PT-10482 - बदलावफ़ाइलें एक-एक कर बदलींइतिहास के साथ बदलाव
v4-final.pdfPT-10482 - मिलानमहीने के अंत की स्प्रेडशीटकमीशन और लागत रिपोर्ट
Sheet r.212PT-10482
सात जगहें, सात नंबर, महीने के अंत में हाथ से मिलाए जाते हैं।एक रिकॉर्ड, एक नंबर, रिपोर्ट सीधे बुकिंग से।
स्टैक जांच
क्या आपकी एजेंसी का सिस्टम जुड़ा हुआ है?
हर वह कथन चुनें जो आज आपकी एजेंसी के लिए सच है। जो बिना निशान के बचे, वह काम आपकी टीम हाथ से कर रही है।
पांच कदम
ट्रैवल एजेंट सॉफ्टवेयर स्टैक को कैसे जोड़ें
यही क्रम लेज़र एजेंसियों, कॉर्पोरेट एजेंसियों, OTA, टूर ऑपरेटर और DMC के लिए काम करता है।
प्रोडक्ट और चैनल तय करें
तय करें कि क्या बेचना है, फ़्लाइट और होटल से लेकर टूर, ट्रांसफ़र या बस तक, और कहां: B2C साइट, B2B पोर्टल, कॉर्पोरेट अकाउंट या एजेंट सब-अकाउंट।
सप्लायर जोड़ें
अपने बाज़ार के हिसाब से API और GDS कनेक्शन जोड़ें: होटल सप्लायर और बेडबैंक, फ़्लाइट सोर्स और आपकी अपनी लोकल इन्वेंटरी।
दस्तावेज़ एक जैसे करें
वाउचर, इनवॉइस और कार्यक्रम एक ही बुकिंग नंबर और यात्री डेटा इस्तेमाल करते हैं, जिससे बदलाव और रिफ़ंड सही रहते हैं।
पेमेंट नियम बनाएं
डिपॉज़िट, पेमेंट लिंक और बकाया शेड्यूल सेट करें, और पेमेंट स्टेटस को इनवॉइसिंग से जोड़ें ताकि फ़ाइनेंस और ऑपरेशन एकमत रहें।
रिपोर्टिंग और नियंत्रण जोड़ें
मार्जिन, सप्लायर लागत और कमीशन भुगतान ट्रैक करें, हर भूमिका को अपना एक्सेस दें और बदलाव व रिफ़ंड के लिए ऑडिट ट्रेल रखें।
तरीकों की तुलना
स्प्रेडशीट, अलग-अलग टूल या एक प्लेटफ़ॉर्म
हर तरीका किसी स्तर तक चलता है। फ़र्क तब दिखता है जब बुकिंग बदलती है, पेमेंट किस्तों में आता है और कमीशन जांचना होता है।
| मापदंड | स्प्रेडशीट और मैसेजिंग | हर काम का अलग टूल | सुइट प्लेटफ़ॉर्म | PHPTRAVELS |
|---|---|---|---|---|
| एक बुकिंग नंबर | नहीं | आंशिक | हां | हां |
| इनवॉइस से जुड़े पेमेंट | हाथ से | मिला-जुला | हां | हां |
| कमीशन ट्रैकिंग | हाथ से | अलग टूल | हां | हां |
| एक इंस्टॉल में B2B और B2C | कठिन | जटिल | वेंडर पर निर्भर | हां |
| लॉन्च की रफ़्तार | तेज़ पर कमज़ोर | मध्यम | मध्यम | तेज़ |
| डेटा नियंत्रण और विस्तार क्षमता | कम | मध्यम | मध्यम | ज़्यादा |
सुइट प्लेटफ़ॉर्म वेंडर के हिसाब से अलग होते हैं, इसलिए उस कॉलम को एक आम उदाहरण मानें। PHPTRAVELS सेल्फ़-होस्टेड है और कमर्शियल लाइसेंस के तहत सोर्स कोड के साथ आता है, इसी से इसका नियंत्रण स्कोर आता है। इस फ़ैसले को सेल्फ़-होस्टेड बनाम SaaS में तौलें।
PHPTRAVELS कहां फ़िट होता है
टूल्स के ढेर की जगह एक प्लेटफ़ॉर्म
PHPTRAVELS एक ट्रैवल एजेंट सॉफ्टवेयर है जो बुकिंग, ग्राहक, पेमेंट, दस्तावेज़, एजेंट एक्सेस और रिपोर्ट को एक रिकॉर्ड में रखता है।
अपने ब्रांड से बेचने वाली एजेंसियां एक ही इंस्टॉल से B2C साइट और B2B एजेंट पोर्टल चलाती हैं, डिज़ाइन, कंटेंट, करेंसी और भाषा पर पूरा नियंत्रण रखते हुए। सोर्स कोड शामिल है और होस्टिंग आप खुद करते हैं। प्लान $2499 से शुरू होने वाले एकमुश्त लाइसेंस हैं; कीमतें पेज पर तुलना करें।
एक आम डिप्लॉयमेंट
बिक्री चैनल
बुकिंग रिकॉर्ड
PT-10482सप्लाई
- फ़्लाइट सप्लायर और GDS
- होटल API और बेडबैंक
- अनुबंधित टूर
बैक ऑफिस
- भूमिका आधारित एक्सेस
- मार्जिन और कमीशन रिपोर्ट
- इनवॉइस और सेटलमेंट
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
ट्रैवल एजेंट सॉफ्टवेयर से जुड़े सवाल
एजेंसियों के टूल, वे कैसे साथ काम करते हैं और कब एक प्लेटफ़ॉर्म सही रहता है, इन पर छोटे जवाब।
सेल्स से बात करेंज़्यादातर ट्रैवल एजेंट बुकिंग और सप्लायर एक्सेस (GDS, सप्लायर API या बुकिंग इंजन), ग्राहकों के लिए CRM, पेमेंट वसूली, कार्यक्रम और दस्तावेज़ टूल, और कमीशन व सप्लायर सेटलमेंट के लिए बैक ऑफिस रिपोर्ट इस्तेमाल करते हैं। बड़ी एजेंसियां अक्सर इन्हें एक जुड़े प्लेटफ़ॉर्म में मिला देती हैं।
कुछ एजेंसियां कई खास टूल मिलाकर चलती हैं; कुछ बुकिंग, CRM, पेमेंट, दस्तावेज़, एजेंट एक्सेस और रिपोर्टिंग वाला एक प्लेटफ़ॉर्म पसंद करती हैं। सही चुनाव आपके सप्लायर इंटीग्रेशन, टीम के आकार, बिक्री चैनल और ज़रूरी ऑपरेशनल नियंत्रण पर निर्भर करता है।
एजेंसियां आमतौर पर सप्लायर API, बेडबैंक और GDS कनेक्शन से बुक करती हैं। सिस्टम से ज़्यादा अहम यह है कि वह बिक्री के बाद की सर्विसिंग, बदलाव, वाउचर, इनवॉइस और मिलान कितनी अच्छी तरह संभालता है।
अगर आप नियमित ग्राहक, ग्रुप या कॉर्पोरेट अकाउंट संभालते हैं, तो CRM लगभग ज़रूरी है। यह प्रोफ़ाइल, बातचीत, अप्रूवल और बुकिंग इतिहास व्यवस्थित रखता है, ताकि कोई भी एजेंट यात्रा संभाले, सेवा एक जैसी रहे।
बुकिंग और सप्लायर लागत से जुड़ी बैक ऑफिस रिपोर्ट से। सही तरीका है कमीशन को इनवॉइस, वाउचर, रिफ़ंड और पेमेंट स्टेटस से जोड़ना, ताकि फ़ाइनेंस को हर महीने स्प्रेडशीट में आंकड़े दोबारा न बनाने पड़ें।
वेब आधारित सॉफ्टवेयर, चाहे वेंडर होस्ट करे या आपके अपने सर्वर पर चले, आमतौर पर कई शाखाओं या रिमोट एजेंटों वाली टीमों के लिए बेहतर रहता है। डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर एक छोटे दफ़्तर में चल सकता है, लेकिन इंटीग्रेशन, भूमिका नियंत्रण और साझा सर्विसिंग की ज़रूरत पड़ते ही सीमित हो जाता है।
और जानें
प्लेटफ़ॉर्म के बारे में और
- सबसे अच्छा ट्रैवल सॉफ्टवेयरट्रैवल बिज़नेस के लिए सॉफ्टवेयर कैसे चुनें
- एजेंसी मैनेजमेंट सॉफ्टवेयरकोट, बुकिंग, एजेंट और फाइनेंस एक ही सिस्टम में
- ट्रैवल बुकिंग सॉफ़्टवेयरएजेंट लॉगिन, मार्कअप, क्रेडिट और सब-एजेंट
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- ट्रैवल एजेंसी अकाउंटिंगबुकिंग से जुड़े इनवॉइस, देनदारियां और कमीशन
- प्लेटफ़ॉर्म का परिचयशुरू से अंत तक आपको क्या मिलता है