Hướng dẫn công cụ cho đại lý du lịch
Phần mềm đại lý du lịch sử dụng, theo từng công việc
Hầu hết đại lý không dùng một chương trình duy nhất mà dùng cả bộ công cụ: đặt chỗ và truy cập nhà cung cấp, CRM, thanh toán, lịch trình và back office. Hướng dẫn này mô tả từng công cụ, chỉ ra chỗ bộ công cụ bị đứt gãy và cách kết nối chúng quanh một mã đặt chỗ duy nhất.
- Đặt chỗ và nhà cung cấp
- CRM và hồ sơ khách hàng
- Thanh toán và thu tiền
- Back office và hoa hồng
Hộp công cụ của đại lý
Sáu việc mà phần mềm đại lý du lịch sử dụng phải đảm nhận
Đại lý nghỉ dưỡng, doanh nghiệp, đoàn và DMC bán những chuyến đi khác nhau, nhưng các nhóm phần mềm gần như giống nhau. Chọn một việc để xem nó làm gì, đại lý thường dùng gì và nó phải xử lý được gì.
Đặt chỗ và kho sản phẩm
Tìm kiếm, báo giá và xác nhận vé máy bay, khách sạn, tour và đưa đón qua nhà cung cấp, API và kết nối GDS.
Cách làm phổ biến hiện nay
Thiết bị đầu cuối GDS như Amadeus, Sabre và Travelport, cổng bedbank, hoặc một booking engine gom các nhà cung cấp vào một lần tìm kiếm.
Phải xử lý được
- Nội dung nhiều nhà cung cấp kèm quy tắc giá
- Một website B2C và một cổng đại lý B2B
- Voucher, hóa đơn và chứng từ dịch vụ
- Hủy, thay đổi và xuất lại
Tìm hiểu thêm:Phần mềm đặt chỗ du lịch
Khách hàng và bán hàng
Lưu hồ sơ khách, sở thích, giấy tờ và lịch sử chuyến đi để nhân viên báo giá nhanh hơn và phục vụ mọi khách như nhau.
Cách làm phổ biến hiện nay
Bảng tính hoặc CRM chung như HubSpot hay Zoho, hoặc CRM du lịch xây quanh lead, báo giá và hồ sơ khách.
Phải xử lý được
- Theo dõi lead, báo giá và đề xuất
- Lịch sử trao đổi ở một nơi
- Giấy tờ và phê duyệt của khách
- Vai trò nhóm và quyền truy cập
Tìm hiểu thêm:CRM đại lý du lịch
Thanh toán và thu tiền
Thu đặt cọc và số dư, nhận nhiều phương thức thanh toán và giữ sổ sách khớp với đặt chỗ.
Cách làm phổ biến hiện nay
Cổng thanh toán như Stripe, PayPal hoặc đơn vị xử lý trong nước được đối chiếu tay với hóa đơn, hoặc nền tảng đặt chỗ có thanh toán nằm trong quy trình.
Phải xử lý được
- Thanh toán thẻ và chuyển khoản
- Link thanh toán cho khách và doanh nghiệp
- Thanh toán từng phần và trả góp
- Theo dõi và đối soát hoàn tiền
Tìm hiểu thêm:Tích hợp cổng thanh toán
Back office và kế toán
Theo dõi biên lợi nhuận, chi phí nhà cung cấp, thuế và hoa hồng bằng báo cáo phản ánh đúng cách một đại lý kiếm tiền.
Cách làm phổ biến hiện nay
Phần mềm kế toán như QuickBooks hoặc Xero cùng bảng tính hoa hồng, hoặc báo cáo back office trong hệ thống đặt chỗ.
Phải xử lý được
- Theo dõi hoa hồng và lịch chi trả
- Sao kê và quyết toán với nhà cung cấp
- Đa tiền tệ khi cần
- Báo cáo vận hành cho chủ và quản lý
Tìm hiểu thêm:Kế toán đại lý du lịch
Lịch trình và chăm sóc
Biến các dịch vụ đã xác nhận thành lịch trình rõ ràng và công việc chăm sóc giúp giảm việc hỏi lại và sai sót.
Cách làm phổ biến hiện nay
Lịch trình gõ bằng Word hoặc PDF, một công cụ lịch trình riêng, hoặc lịch trình do nền tảng đặt chỗ tạo ra.
Phải xử lý được
- Dòng thời gian lịch trình và tệp đính kèm
- Công việc chăm sóc và danh sách giấy tờ
- Thay đổi sau bán có nhật ký kiểm tra
- Bộ phận hỗ trợ thấy trọn vẹn từng chuyến
Tìm hiểu thêm:Phần mềm quản lý đại lý
Bảo mật và quản trị
Bảo vệ dữ liệu khách, giới hạn thao tác theo vai trò và giữ nhật ký kiểm tra cho báo giá, đặt chỗ và hoàn tiền.
Cách làm phổ biến hiện nay
Tài khoản dùng chung không có nhật ký ở nhiều văn phòng nhỏ, hoặc phân quyền theo vai trò và nhật ký hoạt động trong một nền tảng vận hành.
Phải xử lý được
- Phân quyền theo vai trò cho nhân viên và nhóm
- Nhật ký hoạt động và lịch sử thay đổi
- Kiểm soát xuất và lưu giữ dữ liệu
- Bảo vệ trước gian lận và sai sót tốn kém
Tìm hiểu thêm:Công nghệ
Từ yêu cầu đến hóa đơn
Theo dấu một đặt chỗ qua các công cụ
Công cụ ít quan trọng hơn sợi chỉ nối chúng lại. Chuyển chế độ xem để thấy cùng một chuyến đi khi dùng công cụ rời rạc và khi dùng hệ thống kết nối.
- Vấn đề
- Báo giá và đặt chỗ nằm một nơi, thanh toán ở nơi khác, lịch trình trong tài liệu. Khi chuyến đi thay đổi, nhóm phải đối soát bằng tay và sai sót lọt vào voucher và hóa đơn.
- Quy trình
- Ghi nhận yêu cầu, báo giá, xác nhận, thu cọc, phát hành chứng từ, xử lý thay đổi, rồi đối soát chi phí và hoa hồng, với cùng một mã đặt chỗ ở mọi bước.
- Kết quả
- Phản hồi nhanh hơn, ít hỏi lại hơn, trạng thái thanh toán rõ ràng và báo cáo cuối tháng gọn hơn, để bạn thêm nhân viên mà không thêm hỗn loạn.
- Yêu cầuChuỗi email hoặc chatLead trong hồ sơ khách
MSG-2291PT-10482 - Báo giáTệp Word, bản sửa thứ baBáo giá theo quy tắc giá của bạn
quote_v3.docxPT-10482 - Xác nhậnMàn hình nhà cung cấp, gõ lại dữ liệuĐặt chỗ gồm mọi dịch vụ
PNR X7K2LMPT-10482 - Đặt cọcẢnh chụp ngân hàng trong chatLink thanh toán, trạng thái trên hóa đơn
TXN 88412PT-10482 - Chứng từVoucher sửa bằng tayVoucher và hóa đơn được tạo
VCH-0912PT-10482 - Thay đổiSửa từng tệp mộtThay đổi có lịch sử
v4-final.pdfPT-10482 - Đối soátBảng tính cuối thángBáo cáo hoa hồng và chi phí
Sheet r.212PT-10482
Bảy nơi, bảy mã, đối chiếu bằng tay vào cuối tháng.Một hồ sơ, một mã, báo cáo lấy thẳng từ đặt chỗ.
Kiểm tra hệ thống
Hệ thống của đại lý bạn đã kết nối chưa?
Đánh dấu mỗi câu đúng với đại lý của bạn hôm nay. Những gì chưa đánh dấu là việc nhóm của bạn đang làm bằng tay.
Năm bước
Cách kết nối phần mềm của đại lý du lịch
Cùng một thứ tự áp dụng cho đại lý nghỉ dưỡng, đại lý doanh nghiệp, OTA, công ty lữ hành và DMC.
Xác định sản phẩm và kênh
Quyết định bạn bán gì, từ vé máy bay và khách sạn đến tour, đưa đón hay xe buýt, và bán ở đâu: website B2C, cổng B2B, tài khoản doanh nghiệp hay tài khoản con của đại lý.
Kết nối nhà cung cấp
Thêm các API và kết nối GDS phù hợp với thị trường của bạn: nhà cung cấp khách sạn và bedbank, nguồn vé máy bay và kho sản phẩm tại chỗ của riêng bạn.
Chuẩn hóa chứng từ
Voucher, hóa đơn và lịch trình dùng chung mã đặt chỗ và dữ liệu hành khách, nên thay đổi và hoàn tiền luôn chính xác.
Đặt quy tắc thanh toán
Thiết lập đặt cọc, link thanh toán và lịch trả số dư, rồi gắn trạng thái thanh toán với hóa đơn để kế toán và điều hành khớp nhau.
Thêm báo cáo và kiểm soát
Theo dõi lợi nhuận, chi phí nhà cung cấp và chi trả hoa hồng, cấp quyền riêng cho từng vai trò và giữ nhật ký kiểm tra cho thay đổi và hoàn tiền.
So sánh các cách làm
Bảng tính, công cụ rời hay một nền tảng
Cách nào cũng chạy được ở một quy mô nhất định. Khác biệt lộ ra khi đặt chỗ thay đổi, tiền về từng đợt và hoa hồng cần kiểm tra.
| Tiêu chí | Bảng tính và tin nhắn | Mỗi việc một công cụ | Nền tảng trọn gói | PHPTRAVELS |
|---|---|---|---|---|
| Một mã đặt chỗ duy nhất | Không | Một phần | Có | Có |
| Thanh toán gắn với hóa đơn | Thủ công | Tùy lúc | Có | Có |
| Theo dõi hoa hồng | Thủ công | Thêm công cụ | Có | Có |
| B2B và B2C trong một bản cài | Khó | Phức tạp | Tùy nhà cung cấp | Có |
| Tốc độ triển khai | Nhanh nhưng mong manh | Trung bình | Trung bình | Nhanh |
| Kiểm soát dữ liệu và khả năng mở rộng | Thấp | Trung bình | Trung bình | Cao |
Nền tảng trọn gói khác nhau tùy nhà cung cấp, nên hãy đọc cột đó như một trường hợp điển hình. PHPTRAVELS tự lưu trữ và kèm mã nguồn theo giấy phép thương mại, đó là lý do điểm kiểm soát cao. Cân nhắc lựa chọn đó tại Tự lưu trữ hay SaaS.
Vị trí của PHPTRAVELS
Một nền tảng thay cho cả chồng công cụ
PHPTRAVELS là phần mềm cho đại lý du lịch giữ đặt chỗ, khách hàng, thanh toán, chứng từ, quyền đại lý và báo cáo trong một hồ sơ.
Đại lý bán bằng thương hiệu riêng vận hành website B2C và cổng đại lý B2B từ một bản cài, tự kiểm soát thiết kế, nội dung, tiền tệ và ngôn ngữ. Mã nguồn đi kèm và bạn tự lưu trữ. Các gói là giấy phép trả một lần từ $2499; so sánh tại trang Bảng giá.
Một mô hình triển khai điển hình
Kênh bán
Hồ sơ đặt chỗ
PT-10482Nguồn cung
- Nhà cung cấp vé máy bay và GDS
- API khách sạn và bedbank
- Tour theo hợp đồng
Back office
- Phân quyền theo vai trò
- Báo cáo lợi nhuận và hoa hồng
- Hóa đơn và quyết toán
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về phần mềm cho đại lý du lịch
Trả lời ngắn về các công cụ đại lý dùng, cách chúng kết hợp và khi nào nên chọn một nền tảng.
Liên hệ kinh doanhHầu hết đại lý dùng công cụ đặt chỗ và truy cập nhà cung cấp (GDS, API nhà cung cấp hoặc booking engine), CRM cho khách hàng, thu tiền, công cụ lịch trình và chứng từ, cùng báo cáo back office cho hoa hồng và quyết toán với nhà cung cấp. Đại lý lớn thường gộp tất cả vào một nền tảng kết nối.
Một số đại lý kết hợp nhiều công cụ chuyên biệt; số khác chọn một nền tảng gồm đặt chỗ, CRM, thanh toán, chứng từ, quyền đại lý và báo cáo. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào kết nối nhà cung cấp, quy mô nhóm, kênh bán và mức kiểm soát vận hành bạn cần.
Đại lý thường đặt qua API nhà cung cấp, bedbank và kết nối GDS. Bản thân hệ thống ít quan trọng hơn việc nó xử lý chăm sóc, thay đổi, voucher, hóa đơn và đối soát sau bán tốt đến đâu.
Nếu bạn phục vụ khách quen, khách đoàn hay tài khoản doanh nghiệp, CRM gần như bắt buộc. Nó giữ hồ sơ, trao đổi, phê duyệt và lịch sử đặt chỗ ngăn nắp, để dịch vụ luôn như nhau dù nhân viên nào tiếp nhận chuyến đi.
Bằng báo cáo back office gắn với đặt chỗ và chi phí nhà cung cấp. Cách gọn gàng là liên kết hoa hồng với hóa đơn, voucher, hoàn tiền và trạng thái thanh toán, để kế toán không phải dựng lại số liệu trong bảng tính mỗi tháng.
Phần mềm web, do nhà cung cấp lưu trữ hay chạy trên máy chủ riêng của bạn, thường hợp với nhóm có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm từ xa. Phần mềm máy tính có thể đủ cho một văn phòng nhỏ, nhưng sẽ bị giới hạn khi bạn cần tích hợp, phân quyền và chăm sóc dùng chung.
Khám phá thêm
Thêm về nền tảng
- Phần mềm du lịch tốt nhấtCách chọn phần mềm cho doanh nghiệp du lịch
- Phần mềm quản lý đại lýBáo giá, đặt chỗ, đại lý và tài chính trong một hệ thống
- Phần mềm đặt chỗ du lịchTài khoản đại lý, phụ phí, tín dụng, cấp dưới
- CRM đại lý du lịchLead, báo giá, đặt chỗ và hóa đơn trong một CRM
- Kế toán đại lý du lịchHóa đơn, công nợ và hoa hồng gắn với booking
- Tổng quan nền tảngNhững gì bạn nhận được, từ đầu đến cuối