Demo na żywo

Przewodnik po narzędziach agenta podróży

Oprogramowanie używane przez agentów podróży krok po kroku

Większość biur nie korzysta z jednego programu, lecz z zestawu narzędzi: rezerwacje i dostęp do dostawców, CRM, płatności, plany podróży i back office. Ten przewodnik opisuje każde narzędzie, pokazuje, gdzie zestaw się rozpada, i jak połączyć go wokół jednego numeru rezerwacji.

  • Rezerwacje i dostęp do dostawców
  • CRM i karty klientów
  • Płatności i windykacja
  • Back office i prowizje

Skrzynka narzędzi biura

Sześć zadań, które musi pokryć oprogramowanie używane przez agentów podróży

Biura wypoczynkowe, firmowe, grupowe i DMC sprzedają różne podróże, ale kategorie oprogramowania są prawie takie same. Wybierz zadanie, aby zobaczyć, co robi, czego zwykle używają biura i z czym musi sobie radzić.

Rezerwacje i oferta

01 / 06

Wyszukiwanie, wycena i potwierdzanie lotów, hoteli, wycieczek i transferów u dostawców, przez API i połączenia GDS.

Typowe rozwiązanie dziś

Terminale GDS, takie jak Amadeus, Sabre i Travelport, portale bedbanków lub silnik rezerwacji łączący dostawców w jednym wyszukiwaniu.

Musi obsłużyć

  • Oferta wielu dostawców z regułami cenowymi
  • Strona B2C i portal B2B dla agentów
  • Vouchery, faktury i dokumenty usług
  • Anulacje, zmiany i ponowne wystawienia

Czytaj dalej:Oprogramowanie rezerwacji podróży

Klienci i sprzedaż

02 / 06

Przechowuj profile podróżnych, preferencje, dokumenty i historię podróży, aby agenci szybciej przygotowywali oferty i obsługiwali każdego klienta tak samo dobrze.

Typowe rozwiązanie dziś

Arkusze lub ogólny CRM, taki jak HubSpot czy Zoho, albo CRM turystyczny oparty na leadach, ofertach i kartach podróżnych.

Musi obsłużyć

  • Śledzenie leadów, ofert i propozycji
  • Historia rozmów w jednym miejscu
  • Dokumenty i akceptacje podróżnych
  • Role w zespole i prawa dostępu

Czytaj dalej:CRM dla biur podróży

Płatności i windykacja

03 / 06

Pobieraj zaliczki i dopłaty, przyjmuj różne metody płatności i utrzymuj finanse zgodne z rezerwacjami.

Typowe rozwiązanie dziś

Bramka płatnicza, taka jak Stripe, PayPal lub lokalny operator, ręcznie dopasowywana do faktur, albo platforma rezerwacyjna z płatnościami w procesie.

Musi obsłużyć

  • Płatności kartą i przelewy
  • Linki płatnicze dla klientów i firm
  • Płatności częściowe i raty
  • Śledzenie i uzgadnianie zwrotów

Czytaj dalej:Integracja bramek płatniczych

Back office i księgowość

04 / 06

Śledź marże, koszty dostawców, podatki i prowizje w raportach, które pokazują, jak biuro podróży naprawdę zarabia.

Typowe rozwiązanie dziś

Program księgowy, taki jak QuickBooks czy Xero, plus arkusze prowizji, albo raporty back office w systemie rezerwacji.

Musi obsłużyć

  • Prowizje i harmonogramy wypłat
  • Zestawienia i rozliczenia z dostawcami
  • Wiele walut tam, gdzie trzeba
  • Raporty operacyjne dla właścicieli i kierowników

Czytaj dalej:Księgowość biura podróży

Plany podróży i obsługa

05 / 06

Zamieniaj potwierdzone usługi w czytelne plany podróży i zadania obsługi, które ograniczają dopytywanie i błędy.

Typowe rozwiązanie dziś

Plany podróży pisane w Wordzie lub PDF, osobne narzędzie do planów albo plany generowane przez platformę rezerwacyjną.

Musi obsłużyć

  • Oś czasu planu podróży i załączniki
  • Zadania obsługi i listy dokumentów
  • Zmiany po sprzedaży ze ścieżką audytu
  • Obsługa widzi każdą podróż w całości

Czytaj dalej:Oprogramowanie do zarządzania biurem

Bezpieczeństwo i nadzór

06 / 06

Chroń dane podróżnych, ograniczaj działania według ról i prowadź ścieżkę audytu dla ofert, rezerwacji i zwrotów.

Typowe rozwiązanie dziś

Wspólne loginy bez ścieżki audytu w wielu małych biurach albo dostęp według ról i logi aktywności w platformie operacyjnej.

Musi obsłużyć

  • Dostęp według ról dla agentów i zespołów
  • Logi aktywności i historia zmian
  • Kontrola eksportu i przechowywania danych
  • Zabezpieczenia przed oszustwami i kosztownymi błędami

Czytaj dalej:Technologia

Od zapytania do faktury

Prześledź jedną rezerwację przez wszystkie narzędzia

Narzędzia znaczą mniej niż nić, która je łączy. Przełącz widok i zobacz tę samą podróż obsługiwaną rozproszonymi narzędziami i połączonym systemem.

Problem
Oferty i rezerwacje są w jednym miejscu, płatności w innym, a plany podróży w dokumentach. Gdy podróż się zmienia, zespół uzgadnia wszystko ręcznie, a błędy trafiają do voucherów i faktur.
Proces
Przyjmij zapytanie, przygotuj ofertę, potwierdź, pobierz zaliczkę, wystaw dokumenty, obsłuż zmiany, a potem rozlicz koszty i prowizje, z tym samym numerem rezerwacji na każdym etapie.
Efekt
Szybsze odpowiedzi, mniej dopytywania, jasny status płatności i czystsze zamknięcia miesiąca, więc możesz dodawać agentów bez dodawania chaosu.
  1. ZapytanieWątek e-mail lub czatLead w karcie klientaMSG-2291PT-10482
  2. OfertaPlik Word, trzecia wersjaOferta według Twoich reguł cenowychquote_v3.docxPT-10482
  3. PotwierdzenieEkran dostawcy, dane przepisaneRezerwacja ze wszystkimi usługamiPNR X7K2LMPT-10482
  4. ZaliczkaZrzut ekranu z banku na czacieLink płatniczy, status na fakturzeTXN 88412PT-10482
  5. DokumentyVoucher edytowany ręcznieVoucher i faktura wygenerowaneVCH-0912PT-10482
  6. ZmianyPliki edytowane po koleiZmiana z historiąv4-final.pdfPT-10482
  7. RozliczenieArkusz na koniec miesiącaRaport prowizji i kosztówSheet r.212PT-10482

Siedem miejsc, siedem numerów, uzgadnianych ręcznie na koniec miesiąca.Jeden rekord, jeden numer, raporty prosto z rezerwacji.

Test systemu

Czy system Twojego biura jest połączony?

Zaznacz każde zdanie, które dziś jest prawdziwe w Twoim biurze. Wszystko niezaznaczone to praca, którą zespół wykonuje ręcznie.

Pięć kroków

Jak połączyć oprogramowanie biura podróży

Ta sama kolejność sprawdza się w biurach wypoczynkowych, biurach podróży służbowych, OTA, u touroperatorów i w DMC.

  1. Określ produkty i kanały

    Zdecyduj, co sprzedajesz, od lotów i hoteli po wycieczki, transfery czy autobusy, oraz gdzie: strona B2C, portal B2B, konta firmowe lub subkonta agentów.

  2. Podłącz dostawców

    Dodaj API i połączenia GDS pasujące do Twojego rynku: dostawców hoteli i bedbanki, źródła lotów i własną lokalną ofertę.

  3. Ujednolić dokumenty

    Vouchery, faktury i plany podróży używają tego samego numeru rezerwacji i danych pasażera, więc zmiany i zwroty pozostają poprawne.

  4. Ustal zasady płatności

    Skonfiguruj zaliczki, linki płatnicze i terminy dopłat, a status płatności powiąż z fakturowaniem, aby finanse i operacje się zgadzały.

  5. Dodaj raporty i kontrolę

    Śledź marże, koszty dostawców i wypłaty prowizji, nadaj każdej roli własny dostęp i prowadź ścieżkę audytu dla zmian i zwrotów.

Dla kogo

Porównanie podejść

Arkusze, osobne narzędzia czy jedna platforma

Każde podejście działa przy pewnej skali. Różnica wychodzi, gdy rezerwacje się zmieniają, płatności przychodzą w częściach, a prowizje trzeba sprawdzić.

KryteriumArkusze i komunikatoryNarzędzie do każdego zadaniaPlatforma zintegrowanaPHPTRAVELS
Jeden numer rezerwacjiNieCzęściowoTakTak
Płatności powiązane z fakturamiRęcznieRóżnieTakTak
Śledzenie prowizjiRęcznieDodatkowe narzędzieTakTak
B2B i B2C w jednej instalacjiTrudneZłożoneZależy od dostawcyTak
Szybkość startuSzybko, ale krucheŚrednioŚrednioSprawnie
Kontrola danych i rozszerzalnośćNiskaŚrednioŚrednioWysoka

Platformy zintegrowane różnią się w zależności od dostawcy, więc traktuj tę kolumnę jako typowy przypadek. PHPTRAVELS jest hostowany samodzielnie, z kodem źródłowym na licencji komercyjnej, stąd wysoka ocena kontroli. Rozważ ten kompromis w Self-hosted czy SaaS.

Gdzie pasuje PHPTRAVELS

Jedna platforma zamiast stosu narzędzi

PHPTRAVELS to oprogramowanie dla agentów podróży, które trzyma rezerwacje, klientów, płatności, dokumenty, dostęp agentów i raporty w jednym rekordzie.

Biura sprzedające pod własną marką prowadzą stronę B2C i portal B2B dla agentów z jednej instalacji, z kontrolą nad wyglądem, treścią, walutą i językiem. Kod źródłowy jest w zestawie, a hosting jest po Twojej stronie. Pakiety to licencje z jednorazową opłatą od $2499; porównaj je na stronie Cennik.

Zobacz demoPoznaj platformę

Typowe wdrożenie

Kanały sprzedaży

Portal B2B dla agentówLogowanie agentów z dostępem do dostawców lotów
Sklep B2CLoty, hotele i wycieczki w jednym koszyku

Rekord rezerwacji

Jeden numer rezerwacjiUsługi, podróżni, płatności, vouchery i fakturyPT-10482

Zaopatrzenie

  • Dostawcy lotów i GDS
  • API hotelowe i bedbanki
  • Wycieczki kontraktowe

Back office

  • Dostęp według ról
  • Raporty marż i prowizji
  • Faktury i rozliczenia
Biuro działające na kilku rynkach: agenci rezerwują loty w portalu B2B, podróżni rezerwują hotele i wycieczki na stronie B2C, a każda rezerwacja trafia do tego samego back office.

Powiązane przewodniki

FAQ

Pytania o oprogramowanie dla agentów podróży

Krótkie odpowiedzi o narzędziach biur, o tym, jak do siebie pasują i kiedy warto postawić na jedną platformę.

Kontakt ze sprzedażą

Większość agentów korzysta z dostępu do rezerwacji i dostawców (GDS, API dostawców lub silnik rezerwacji), CRM dla klientów, pobierania płatności, narzędzi do planów podróży i dokumentów oraz raportów back office do prowizji i rozliczeń z dostawcami. Większe biura często łączą to w jednej platformie.

Niektóre biura łączą kilka specjalistycznych narzędzi, inne wolą jedną platformę obejmującą rezerwacje, CRM, płatności, dokumenty, dostęp agentów i raporty. Wybór zależy od integracji z dostawcami, wielkości zespołu, kanałów sprzedaży i potrzebnej kontroli nad operacjami.

Biura zwykle rezerwują przez API dostawców, bedbanki i połączenia GDS. Sam system znaczy mniej niż to, jak dobrze obsługuje serwis, zmiany, vouchery, faktury i rozliczenia po sprzedaży.

Jeśli obsługujesz stałych klientów, grupy lub konta firmowe, CRM jest niemal niezbędny. Porządkuje profile, rozmowy, akceptacje i historię rezerwacji, aby obsługa była taka sama bez względu na to, który agent przejmie podróż.

Za pomocą raportów back office powiązanych z rezerwacjami i kosztami dostawców. Najlepiej łączyć prowizje z fakturami, voucherami, zwrotami i statusem płatności, aby dział finansów nie odtwarzał liczb w arkuszach co miesiąc.

Oprogramowanie webowe, hostowane przez dostawcę lub na Twoim serwerze, zwykle lepiej pasuje do zespołów z wieloma oddziałami lub agentami zdalnymi. Desktop wystarczy w małym biurze, ale ogranicza, gdy potrzebne są integracje, role i wspólna obsługa.

Odkryj więcej

Więcej o platformie