ট্রাভেল এজেন্ট টুল গাইড
ট্রাভেল এজেন্টদের ব্যবহৃত সফটওয়্যার, কাজ ধরে ধরে
বেশিরভাগ এজেন্সি একটি প্রোগ্রাম নয়, একগুচ্ছ টুল চালায়: বুকিং ও সাপ্লায়ার অ্যাক্সেস, CRM, পেমেন্ট, ভ্রমণসূচি আর ব্যাক অফিস। এই গাইড প্রতিটি টুল ব্যাখ্যা করে, দেখায় কোথায় সেট ভেঙে যায় এবং একটি বুকিং নম্বর ঘিরে কীভাবে সব যুক্ত করবেন।
- বুকিং ও সাপ্লায়ার অ্যাক্সেস
- CRM ও গ্রাহক রেকর্ড
- পেমেন্ট ও আদায়
- ব্যাক অফিস ও কমিশন
এজেন্সির টুলবক্স
ট্রাভেল এজেন্টদের ব্যবহৃত সফটওয়্যারকে যে ছয়টি কাজ সামলাতে হয়
লেজার, কর্পোরেট, গ্রুপ এজেন্সি আর DMC ভিন্ন ভিন্ন ভ্রমণ বিক্রি করে, তবে সফটওয়্যারের বিভাগগুলো প্রায় একই। একটি কাজ বেছে নিন, দেখুন সেটি কী করে, এজেন্সিগুলো সাধারণত কী ব্যবহার করে এবং কী সামলাতে হবে।
বুকিং ও ইনভেন্টরি
সাপ্লায়ার, API ও GDS সংযোগের মাধ্যমে ফ্লাইট, হোটেল, ট্যুর ও ট্রান্সফার খুঁজুন, দাম ঠিক করুন ও নিশ্চিত করুন।
আজকের প্রচলিত সেটআপ
Amadeus, Sabre ও Travelport-এর মতো GDS টার্মিনাল, হোটেল বেডব্যাংক পোর্টাল, অথবা সাপ্লায়ারদের এক সার্চে আনা বুকিং ইঞ্জিন।
যা সামলাতে হবে
- প্রাইসিং নিয়মসহ একাধিক সাপ্লায়ারের কনটেন্ট
- একটি B2C ওয়েবসাইট ও একটি B2B এজেন্ট পোর্টাল
- ভাউচার, ইনভয়েস ও সার্ভিস ডকুমেন্ট
- বাতিল, পরিবর্তন ও পুনরায় ইস্যু
আরও পড়ুন:ট্রাভেল বুকিং সফটওয়্যার
গ্রাহক ও বিক্রি
যাত্রীর প্রোফাইল, পছন্দ, ডকুমেন্ট ও ভ্রমণ ইতিহাস রাখুন, যাতে এজেন্টরা দ্রুত কোটেশন দেন এবং প্রত্যেক গ্রাহককে একই মানের সেবা দেন।
আজকের প্রচলিত সেটআপ
স্প্রেডশিট বা HubSpot, Zoho-র মতো সাধারণ CRM, অথবা লিড, কোটেশন ও যাত্রী রেকর্ড ঘিরে তৈরি ট্রাভেল CRM।
যা সামলাতে হবে
- লিড, কোটেশন ও প্রস্তাব ট্র্যাকিং
- গ্রাহকের কথোপকথনের ইতিহাস এক জায়গায়
- যাত্রীর ডকুমেন্ট ও অনুমোদন
- টিমের ভূমিকা ও অ্যাক্সেস অধিকার
আরও পড়ুন:ট্রাভেল এজেন্সি CRM
পেমেন্ট ও আদায়
ডিপোজিট ও বাকি টাকা আদায় করুন, একাধিক পেমেন্ট পদ্ধতি নিন এবং আর্থিক রেকর্ড বুকিংয়ের সঙ্গে মিলিয়ে রাখুন।
আজকের প্রচলিত সেটআপ
Stripe, PayPal বা স্থানীয় প্রসেসরের মতো পেমেন্ট গেটওয়ে যা হাতে ইনভয়েসের সঙ্গে মেলানো হয়, অথবা ওয়ার্কফ্লোর ভেতরে পেমেন্টসহ বুকিং প্ল্যাটফর্ম।
যা সামলাতে হবে
- কার্ড পেমেন্ট ও ব্যাংক ট্রান্সফার
- গ্রাহক ও কোম্পানির জন্য পেমেন্ট লিংক
- আংশিক পেমেন্ট ও কিস্তি
- রিফান্ড ট্র্যাকিং ও মিলানো
আরও পড়ুন:পেমেন্ট গেটওয়ে ইন্টিগ্রেশন
ব্যাক অফিস ও হিসাব
মার্জিন, সাপ্লায়ার খরচ, কর ও কমিশন এমন রিপোর্টে ট্র্যাক করুন যা দেখায় ট্রাভেল এজেন্সি আসলে কীভাবে আয় করে।
আজকের প্রচলিত সেটআপ
QuickBooks বা Xero-র মতো হিসাব সফটওয়্যার আর কমিশনের স্প্রেডশিট, অথবা বুকিং সিস্টেমের ভেতরের ব্যাক অফিস রিপোর্ট।
যা সামলাতে হবে
- কমিশন ট্র্যাকিং ও পরিশোধের সময়সূচি
- সাপ্লায়ার স্টেটমেন্ট ও সেটলমেন্ট
- প্রয়োজনে একাধিক মুদ্রা
- মালিক ও ম্যানেজারদের জন্য অপারেশন রিপোর্ট
আরও পড়ুন:ট্রাভেল এজেন্সি অ্যাকাউন্টিং
ভ্রমণসূচি ও সার্ভিসিং
নিশ্চিত সেবাগুলোকে পরিষ্কার ভ্রমণসূচি ও সার্ভিস টাস্কে বদলান, যাতে ফলো-আপ ও ভুল কমে।
আজকের প্রচলিত সেটআপ
Word বা PDF-এ টাইপ করা ভ্রমণসূচি, আলাদা ইটিনারারি টুল, অথবা বুকিং প্ল্যাটফর্মে তৈরি ভ্রমণসূচি।
যা সামলাতে হবে
- ভ্রমণসূচির টাইমলাইন ও সংযুক্তি
- সার্ভিস টাস্ক ও ডকুমেন্ট চেকলিস্ট
- অডিট ট্রেইলসহ বুকিং-পরবর্তী পরিবর্তন
- সাপোর্ট টিম প্রতিটি ভ্রমণ পুরোটা দেখে
আরও পড়ুন:এজেন্সি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার
নিরাপত্তা ও গভর্ন্যান্স
যাত্রীর ডেটা সুরক্ষিত রাখুন, ভূমিকা অনুযায়ী কাজ সীমিত করুন এবং কোটেশন, বুকিং ও রিফান্ডে অডিট ট্রেইল রাখুন।
আজকের প্রচলিত সেটআপ
অনেক ছোট অফিসে অডিট ট্রেইল ছাড়া শেয়ার করা লগইন, অথবা অপারেশন প্ল্যাটফর্মে ভূমিকাভিত্তিক অ্যাক্সেস ও অ্যাক্টিভিটি লগ।
যা সামলাতে হবে
- এজেন্ট ও টিমের জন্য ভূমিকাভিত্তিক অ্যাক্সেস
- অ্যাক্টিভিটি লগ ও পরিবর্তনের ইতিহাস
- ডেটা এক্সপোর্ট ও সংরক্ষণের নিয়ন্ত্রণ
- জালিয়াতি ও ব্যয়বহুল ভুল থেকে সুরক্ষা
আরও পড়ুন:প্রযুক্তি
জিজ্ঞাসা থেকে ইনভয়েস
একটি বুকিংকে পুরো স্ট্যাকজুড়ে অনুসরণ করুন
টুলের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ সেই সুতো যা এগুলোকে জোড়ে। ভিউ বদলে দেখুন একই ভ্রমণ ছড়ানো টুলে আর যুক্ত সিস্টেমে কেমন চলে।
- সমস্যা
- কোটেশন ও বুকিং এক জায়গায়, পেমেন্ট আরেক জায়গায়, ভ্রমণসূচি ডকুমেন্টে। ভ্রমণ বদলালে টিম হাতে মেলায় আর ভুল ঢুকে পড়ে ভাউচার ও ইনভয়েসে।
- প্রক্রিয়া
- জিজ্ঞাসা নথিভুক্ত করুন, কোটেশন দিন, নিশ্চিত করুন, ডিপোজিট নিন, ডকুমেন্ট ইস্যু করুন, পরিবর্তন সামলান, তারপর খরচ ও কমিশন মেলান, প্রতিটি ধাপে একই বুকিং নম্বর দিয়ে।
- ফলাফল
- দ্রুত উত্তর, কম ফলো-আপ, পরিষ্কার পেমেন্ট স্ট্যাটাস আর গোছানো মাসিক হিসাব, যাতে এজেন্ট বাড়ালেও বিশৃঙ্খলা না বাড়ে।
- জিজ্ঞাসাইমেল বা চ্যাট থ্রেডগ্রাহক রেকর্ডে লিড
MSG-2291PT-10482 - কোটেশনWord ফাইল, তৃতীয় সংস্করণআপনার প্রাইসিং নিয়মে কোটেশন
quote_v3.docxPT-10482 - নিশ্চিতকরণসাপ্লায়ার স্ক্রিন, ডেটা আবার টাইপসব সেবাসহ বুকিং
PNR X7K2LMPT-10482 - ডিপোজিটচ্যাটে ব্যাংকের স্ক্রিনশটপেমেন্ট লিংক, স্ট্যাটাস ইনভয়েসে
TXN 88412PT-10482 - ডকুমেন্টহাতে সম্পাদিত ভাউচারভাউচার ও ইনভয়েস স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি
VCH-0912PT-10482 - পরিবর্তনএকটা একটা করে ফাইল সম্পাদনাইতিহাসসহ পরিবর্তন
v4-final.pdfPT-10482 - মিলানোমাসের শেষের স্প্রেডশিটকমিশন ও খরচের রিপোর্ট
Sheet r.212PT-10482
সাত জায়গা, সাতটি নম্বর, মাসের শেষে হাতে মেলানো হয়।একটি রেকর্ড, একটি নম্বর, রিপোর্ট সরাসরি বুকিং থেকে।
স্ট্যাক যাচাই
আপনার এজেন্সির সিস্টেম কি যুক্ত?
আজ আপনার এজেন্সির জন্য যে বক্তব্যগুলো সত্য, সেগুলোতে টিক দিন। যা টিক ছাড়া থাকে, সেটা আপনার টিম হাতে করছে।
পাঁচ ধাপ
ট্রাভেল এজেন্ট সফটওয়্যার স্ট্যাক কীভাবে যুক্ত করবেন
একই ক্রম লেজার এজেন্সি, কর্পোরেট এজেন্সি, OTA, ট্যুর অপারেটর ও DMC-র জন্য কাজ করে।
পণ্য ও চ্যানেল ঠিক করুন
কী বিক্রি করবেন ঠিক করুন, ফ্লাইট ও হোটেল থেকে ট্যুর, ট্রান্সফার বা বাস পর্যন্ত, আর কোথায়: B2C সাইট, B2B পোর্টাল, কর্পোরেট অ্যাকাউন্ট বা এজেন্ট সাব-অ্যাকাউন্ট।
সাপ্লায়ার যুক্ত করুন
আপনার বাজারের উপযোগী API ও GDS সংযোগ যোগ করুন: হোটেল সাপ্লায়ার ও বেডব্যাংক, ফ্লাইট সোর্স এবং আপনার নিজস্ব স্থানীয় ইনভেন্টরি।
ডকুমেন্ট এক মানে আনুন
ভাউচার, ইনভয়েস ও ভ্রমণসূচি একই বুকিং নম্বর ও যাত্রী ডেটা ব্যবহার করে, তাই পরিবর্তন ও রিফান্ড ঠিক থাকে।
পেমেন্টের নিয়ম ঠিক করুন
ডিপোজিট, পেমেন্ট লিংক ও বাকি পরিশোধের সময়সূচি সেট করুন, এবং পেমেন্ট স্ট্যাটাস ইনভয়েসের সঙ্গে যুক্ত করুন যাতে ফাইন্যান্স ও অপারেশন একমত থাকে।
রিপোর্ট ও নিয়ন্ত্রণ যোগ করুন
মার্জিন, সাপ্লায়ার খরচ ও কমিশন পরিশোধ ট্র্যাক করুন, প্রতিটি ভূমিকাকে নিজস্ব অ্যাক্সেস দিন এবং পরিবর্তন ও রিফান্ডের অডিট ট্রেইল রাখুন।
পদ্ধতির তুলনা
স্প্রেডশিট, আলাদা টুল নাকি একটি প্ল্যাটফর্ম
প্রতিটি পদ্ধতি একটা মাত্রা পর্যন্ত কাজ করে। পার্থক্য দেখা যায় যখন বুকিং বদলায়, পেমেন্ট কিস্তিতে আসে আর কমিশন যাচাই করতে হয়।
| মানদণ্ড | স্প্রেডশিট ও মেসেজিং | প্রতিটি কাজে আলাদা টুল | স্যুট প্ল্যাটফর্ম | PHPTRAVELS |
|---|---|---|---|---|
| একটি বুকিং নম্বর | না | আংশিক | হ্যাঁ | হ্যাঁ |
| ইনভয়েসের সঙ্গে যুক্ত পেমেন্ট | হাতে | মিশ্র | হ্যাঁ | হ্যাঁ |
| কমিশন ট্র্যাকিং | হাতে | আলাদা টুল | হ্যাঁ | হ্যাঁ |
| এক ইনস্টলে B2B ও B2C | কঠিন | জটিল | ভেন্ডরের ওপর নির্ভর | হ্যাঁ |
| চালুর গতি | দ্রুত কিন্তু ভঙ্গুর | মাঝারি | মাঝারি | দ্রুত |
| ডেটা নিয়ন্ত্রণ ও সম্প্রসারণযোগ্যতা | কম | মাঝারি | মাঝারি | বেশি |
স্যুট প্ল্যাটফর্ম ভেন্ডরভেদে আলাদা, তাই ওই কলামকে একটি সাধারণ উদাহরণ হিসেবে পড়ুন। PHPTRAVELS সেলফ-হোস্টেড এবং বাণিজ্যিক লাইসেন্সে সোর্স কোডসহ আসে, সেখান থেকেই এর নিয়ন্ত্রণ স্কোর। এই সিদ্ধান্তটি সেলফ-হোস্টেড বনাম SaaS-এ বিবেচনা করুন।
PHPTRAVELS কোথায় মানায়
টুলের স্তূপের বদলে একটি প্ল্যাটফর্ম
PHPTRAVELS একটি ট্রাভেল এজেন্ট সফটওয়্যার, যা বুকিং, গ্রাহক, পেমেন্ট, ডকুমেন্ট, এজেন্ট অ্যাক্সেস ও রিপোর্ট একটি রেকর্ডে রাখে।
নিজের ব্র্যান্ডে বিক্রি করা এজেন্সিগুলো এক ইনস্টল থেকে B2C সাইট ও B2B এজেন্ট পোর্টাল চালায়, ডিজাইন, কনটেন্ট, মুদ্রা ও ভাষার নিয়ন্ত্রণ নিজেদের হাতে রেখে। সোর্স কোড অন্তর্ভুক্ত এবং হোস্টিং আপনি নিজে করেন। প্ল্যানগুলো $2499 থেকে শুরু হওয়া এককালীন লাইসেন্স; মূল্য পেজে তুলনা করুন।
একটি সাধারণ ডিপ্লয়মেন্ট
বিক্রির চ্যানেল
বুকিং রেকর্ড
PT-10482সরবরাহ
- ফ্লাইট সাপ্লায়ার ও GDS
- হোটেল API ও বেডব্যাংক
- চুক্তিভিত্তিক ট্যুর
ব্যাক অফিস
- ভূমিকাভিত্তিক অ্যাক্সেস
- মার্জিন ও কমিশন রিপোর্ট
- ইনভয়েস ও সেটলমেন্ট
সচরাচর জিজ্ঞাসা
ট্রাভেল এজেন্ট সফটওয়্যার নিয়ে প্রশ্ন
এজেন্সিগুলোর টুল, সেগুলো কীভাবে মেলে আর কখন একটি প্ল্যাটফর্ম যুক্তিসঙ্গত, তা নিয়ে সংক্ষিপ্ত উত্তর।
সেলসের সাথে কথা বলুনবেশিরভাগ ট্রাভেল এজেন্ট বুকিং ও সাপ্লায়ার অ্যাক্সেস (GDS, সাপ্লায়ার API বা বুকিং ইঞ্জিন), গ্রাহকের জন্য CRM, পেমেন্ট আদায়, ভ্রমণসূচি ও ডকুমেন্ট টুল এবং কমিশন ও সাপ্লায়ার সেটলমেন্টের জন্য ব্যাক অফিস রিপোর্ট ব্যবহার করেন। বড় এজেন্সিগুলো প্রায়ই এগুলো একটি যুক্ত প্ল্যাটফর্মে একত্র করে।
কিছু এজেন্সি কয়েকটি বিশেষায়িত টুল মিলিয়ে চলে; অন্যরা বুকিং, CRM, পেমেন্ট, ডকুমেন্ট, এজেন্ট অ্যাক্সেস ও রিপোর্টিংসহ একটি প্ল্যাটফর্ম পছন্দ করে। সঠিক পছন্দ নির্ভর করে সাপ্লায়ার ইন্টিগ্রেশন, টিমের আকার, বিক্রির চ্যানেল আর কতটা অপারেশনাল নিয়ন্ত্রণ দরকার তার ওপর।
এজেন্সিগুলো সাধারণত সাপ্লায়ার API, বেডব্যাংক ও GDS সংযোগে বুক করে। সিস্টেমের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ হলো বিক্রির পর সার্ভিসিং, পরিবর্তন, ভাউচার, ইনভয়েস ও মিলানো এটি কতটা ভালোভাবে সামলায়।
নিয়মিত গ্রাহক, গ্রুপ বা কর্পোরেট অ্যাকাউন্ট থাকলে CRM প্রায় অপরিহার্য। এটি প্রোফাইল, কথোপকথন, অনুমোদন ও বুকিং ইতিহাস গুছিয়ে রাখে, যাতে যে এজেন্টই ভ্রমণটি নিন, সেবা একই থাকে।
বুকিং ও সাপ্লায়ার খরচের সঙ্গে যুক্ত ব্যাক অফিস রিপোর্ট দিয়ে। গোছানো পদ্ধতি হলো কমিশনকে ইনভয়েস, ভাউচার, রিফান্ড ও পেমেন্ট স্ট্যাটাসের সঙ্গে যুক্ত করা, যাতে ফাইন্যান্সকে প্রতি মাসে স্প্রেডশিটে সংখ্যা নতুন করে বানাতে না হয়।
ওয়েবভিত্তিক সফটওয়্যার, ভেন্ডর হোস্ট করুক বা আপনার নিজের সার্ভারে চলুক, সাধারণত একাধিক শাখা বা দূরবর্তী এজেন্টসহ টিমের জন্য বেশি উপযোগী। ডেস্কটপ সফটওয়্যার একটি ছোট অফিসে চলতে পারে, তবে ইন্টিগ্রেশন, ভূমিকা নিয়ন্ত্রণ ও যৌথ সার্ভিসিং দরকার হলে সীমাবদ্ধ হয়ে পড়ে।
আরও দেখুন
প্ল্যাটফর্ম সম্পর্কে আরও
- সেরা ট্রাভেল সফটওয়্যারট্রাভেল ব্যবসার জন্য সফটওয়্যার বেছে নেওয়ার উপায়
- এজেন্সি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারকোট, বুকিং, এজেন্ট ও ফাইন্যান্স এক সিস্টেমে
- ট্রাভেল বুকিং সফটওয়্যারএজেন্ট লগইন, মার্কআপ, ক্রেডিট ও সাব-এজেন্ট
- ট্রাভেল এজেন্সি CRMলিড, কোটেশন, বুকিং ও ইনভয়েস এক CRM-এ
- ট্রাভেল এজেন্সি অ্যাকাউন্টিংবুকিংয়ের সাথে যুক্ত ইনভয়েস, দেনা ও কমিশন
- প্ল্যাটফর্ম পরিচিতিশুরু থেকে শেষ পর্যন্ত আপনি যা পান