Demo langsung

Panduan alat ejen pelancongan

Perisian yang digunakan ejen pelancongan, dipetakan tugas demi tugas

Kebanyakan agensi tidak memakai satu program, tetapi satu set alat: tempahan dan akses pembekal, CRM, bayaran, jadual perjalanan dan back office. Panduan ini menerangkan setiap alat, menunjukkan di mana set itu terputus dan cara menyambungnya di sekitar satu kod tempahan.

  • Tempahan dan akses pembekal
  • CRM dan rekod pelanggan
  • Bayaran dan kutipan
  • Back office dan komisen

Kotak alat agensi

Enam tugas yang mesti diliputi perisian yang digunakan ejen pelancongan

Agensi percutian, korporat, kumpulan dan DMC menjual perjalanan yang berbeza, tetapi kategori perisiannya hampir sama. Pilih satu tugas untuk melihat fungsinya, apa yang biasa digunakan agensi dan apa yang mesti dikendalikan.

Tempahan dan inventori

01 / 06

Cari, tetapkan harga dan sahkan penerbangan, hotel, lawatan dan pemindahan merentas pembekal, API dan sambungan GDS.

Susunan biasa hari ini

Terminal GDS seperti Amadeus, Sabre dan Travelport, portal bedbank, atau enjin tempahan yang menghimpunkan pembekal dalam satu carian.

Mesti mengendalikan

  • Kandungan pelbagai pembekal dengan peraturan harga
  • Laman B2C dan portal ejen B2B
  • Baucar, invois dan dokumen perkhidmatan
  • Pembatalan, pindaan dan pengeluaran semula

Baca lanjut:Perisian tempahan perjalanan

Pelanggan dan jualan

02 / 06

Simpan profil pengembara, pilihan, dokumen dan sejarah perjalanan supaya ejen membuat sebut harga lebih pantas dan melayan setiap pelanggan sama baik.

Susunan biasa hari ini

Hamparan atau CRM umum seperti HubSpot atau Zoho, atau CRM pelancongan yang dibina sekitar lead, sebut harga dan rekod pengembara.

Mesti mengendalikan

  • Penjejakan lead, sebut harga dan cadangan
  • Sejarah perbualan di satu tempat
  • Dokumen dan kelulusan pengembara
  • Peranan pasukan dan hak akses

Baca lanjut:CRM agensi pelancongan

Bayaran dan kutipan

03 / 06

Kutip deposit dan baki, terima pelbagai kaedah bayaran dan pastikan rekod kewangan selari dengan tempahan.

Susunan biasa hari ini

Get laluan pembayaran seperti Stripe, PayPal atau pemproses tempatan yang dipadankan dengan invois secara manual, atau platform tempahan dengan bayaran dalam aliran kerja.

Mesti mengendalikan

  • Bayaran kad dan pindahan bank
  • Pautan bayaran untuk pelanggan dan syarikat
  • Bayaran separa dan ansuran
  • Penjejakan dan penyesuaian bayaran balik

Baca lanjut:Integrasi gerbang pembayaran

Back office dan perakaunan

04 / 06

Pantau margin, kos pembekal, cukai dan komisen dengan laporan yang mencerminkan cara agensi pelancongan sebenarnya mendapat untung.

Susunan biasa hari ini

Perisian perakaunan seperti QuickBooks atau Xero serta hamparan komisen, atau laporan back office dalam sistem tempahan.

Mesti mengendalikan

  • Penjejakan komisen dan jadual pembayaran
  • Penyata dan penyelesaian pembekal
  • Pelbagai mata wang jika perlu
  • Laporan operasi untuk pemilik dan pengurus

Baca lanjut:Perakaunan agensi

Jadual perjalanan dan servis

05 / 06

Jadikan perkhidmatan yang disahkan sebagai jadual perjalanan yang jelas dan tugasan servis yang mengurangkan susulan dan kesilapan.

Susunan biasa hari ini

Jadual perjalanan yang ditaip dalam Word atau PDF, alat jadual berasingan, atau jadual yang dijana oleh platform tempahan.

Mesti mengendalikan

  • Garis masa jadual dan lampiran
  • Tugasan servis dan senarai semak dokumen
  • Pindaan selepas tempahan dengan jejak audit
  • Pasukan sokongan nampak setiap perjalanan sepenuhnya

Baca lanjut:Perisian pengurusan agensi

Keselamatan dan tadbir urus

06 / 06

Lindungi data pengembara, hadkan tindakan mengikut peranan dan simpan jejak audit merentas sebut harga, tempahan dan bayaran balik.

Susunan biasa hari ini

Log masuk dikongsi tanpa jejak audit di banyak pejabat kecil, atau akses berasaskan peranan dan log aktiviti dalam platform operasi.

Mesti mengendalikan

  • Akses berasaskan peranan untuk ejen dan pasukan
  • Log aktiviti dan sejarah perubahan
  • Kawalan eksport dan penyimpanan data
  • Perlindungan daripada penipuan dan kesilapan mahal

Baca lanjut:Teknologi

Daripada pertanyaan ke invois

Ikuti satu tempahan melalui semua alat

Alat kurang penting berbanding benang yang menyambungkannya. Tukar paparan untuk melihat perjalanan yang sama dikendalikan oleh alat berselerak dan oleh sistem yang bersambung.

Masalah
Sebut harga dan tempahan di satu tempat, bayaran di tempat lain dan jadual perjalanan dalam dokumen. Apabila perjalanan berubah, pasukan membuat penyesuaian secara manual dan kesilapan masuk ke baucar serta invois.
Proses
Rekod pertanyaan, beri sebut harga, sahkan, kutip deposit, keluarkan dokumen, uruskan pindaan, kemudian sesuaikan kos pembekal dan komisen, dengan kod tempahan yang sama pada setiap langkah.
Hasil
Maklum balas lebih pantas, kurang susulan, status bayaran jelas dan laporan hujung bulan lebih kemas, supaya anda boleh menambah ejen tanpa menambah huru-hara.
  1. PertanyaanRangkaian e-mel atau sembangLead dalam rekod pelangganMSG-2291PT-10482
  2. Sebut hargaFail Word, versi ketigaSebut harga ikut peraturan harga andaquote_v3.docxPT-10482
  3. PengesahanSkrin pembekal, data ditaip semulaTempahan dengan semua perkhidmatanPNR X7K2LMPT-10482
  4. DepositTangkapan skrin bank dalam sembangPautan bayaran, status pada invoisTXN 88412PT-10482
  5. DokumenBaucar disunting secara manualBaucar dan invois dijanaVCH-0912PT-10482
  6. PindaanFail disunting satu demi satuPindaan dengan sejarahv4-final.pdfPT-10482
  7. PenyesuaianHamparan hujung bulanLaporan komisen dan kosSheet r.212PT-10482

Tujuh tempat, tujuh kod, dipadankan secara manual pada hujung bulan.Satu rekod, satu kod, laporan terus daripada tempahan.

Semakan sistem

Adakah sistem agensi anda sudah bersambung?

Tandakan setiap kenyataan yang benar untuk agensi anda hari ini. Apa yang tidak ditanda ialah kerja yang dibuat pasukan secara manual.

Lima langkah

Cara menyambung perisian agensi pelancongan

Susunan yang sama sesuai untuk agensi percutian, agensi korporat, OTA, pengendali pelancongan dan DMC.

  1. Tentukan produk dan saluran

    Tentukan apa yang anda jual, daripada penerbangan dan hotel hingga lawatan, pemindahan atau bas, dan di mana: laman B2C, portal B2B, akaun korporat atau subakaun ejen.

  2. Sambungkan pembekal

    Tambah API dan sambungan GDS yang sesuai dengan pasaran anda: pembekal hotel dan bedbank, sumber penerbangan dan inventori tempatan anda sendiri.

  3. Seragamkan dokumen

    Baucar, invois dan jadual perjalanan menggunakan kod tempahan dan data penumpang yang sama, jadi pindaan dan bayaran balik kekal tepat.

  4. Tetapkan peraturan bayaran

    Tetapkan deposit, pautan bayaran dan jadual baki, dan kaitkan status bayaran dengan invois supaya kewangan dan operasi sependapat.

  5. Tambah laporan dan kawalan

    Pantau margin, kos pembekal dan pembayaran komisen, beri setiap peranan aksesnya sendiri dan simpan jejak audit untuk pindaan dan bayaran balik.

Dibina untuk

Perbandingan pendekatan

Hamparan, alat berasingan atau satu platform

Setiap pendekatan berfungsi pada saiz tertentu. Bezanya ketara apabila tempahan berubah, bayaran tiba secara berperingkat dan komisen perlu disemak.

KriteriaHamparan dan pesananSatu alat bagi setiap tugasPlatform bersepaduPHPTRAVELS
Satu kod tempahanTidakSeparaYaYa
Bayaran dikaitkan dengan invoisManualBercampurYaYa
Penjejakan komisenManualAlat tambahanYaYa
B2B dan B2C dalam satu pemasanganSukarRumitBergantung pada vendorYa
Kepantasan pelancaranPantas tetapi rapuhSederhanaSederhanaPantas
Kawalan data dan kebolehlanjutanRendahSederhanaSederhanaTinggi

Platform bersepadu berbeza mengikut vendor, jadi baca lajur itu sebagai kes biasa. PHPTRAVELS dihoskan sendiri dan disertakan kod sumber di bawah lesen komersial, dari situlah skor kawalannya. Timbang pilihan itu di Hos sendiri vs SaaS.

Kedudukan PHPTRAVELS

Satu platform menggantikan timbunan alat

PHPTRAVELS ialah perisian ejen pelancongan yang menyimpan tempahan, pelanggan, bayaran, dokumen, akses ejen dan laporan dalam satu rekod.

Agensi yang menjual di bawah jenama sendiri mengendalikan laman B2C dan portal ejen B2B daripada satu pemasangan, dengan kawalan ke atas reka bentuk, kandungan, mata wang dan bahasa. Kod sumber disertakan dan anda menghoskannya sendiri. Pakej ialah lesen sekali bayar bermula $2499; bandingkan di halaman Harga.

Lihat demoTerokai platform

Pelaksanaan biasa

Saluran jualan

Portal ejen B2BLog masuk ejen dengan akses pembekal penerbangan
Kedai B2CPenerbangan, hotel dan lawatan dalam satu checkout

Rekod tempahan

Satu kod tempahanPerkhidmatan, pengembara, bayaran, baucar dan invoisPT-10482

Bekalan

  • Pembekal penerbangan dan GDS
  • API hotel dan bedbank
  • Lawatan berkontrak

Back office

  • Akses berasaskan peranan
  • Laporan margin dan komisen
  • Invois dan penyelesaian
Agensi di beberapa pasaran: ejen menempah penerbangan di portal B2B, pengembara menempah hotel dan lawatan di laman B2C, dan setiap tempahan masuk ke back office yang sama.

Panduan berkaitan

Soalan lazim

Soalan tentang perisian ejen pelancongan

Jawapan ringkas tentang alat yang digunakan agensi, cara ia bergabung dan bila satu platform masuk akal.

Hubungi jualan

Kebanyakan ejen menggunakan akses tempahan dan pembekal (GDS, API pembekal atau enjin tempahan), CRM untuk pelanggan, kutipan bayaran, alat jadual perjalanan dan dokumen, serta laporan back office untuk komisen dan penyelesaian pembekal. Agensi besar sering menggabungkannya dalam satu platform yang bersambung.

Sesetengah agensi menggabungkan beberapa alat khusus; yang lain memilih satu platform untuk tempahan, CRM, bayaran, dokumen, akses ejen dan laporan. Pilihan yang tepat bergantung pada integrasi pembekal, saiz pasukan, saluran jualan dan tahap kawalan operasi yang diperlukan.

Agensi biasanya menempah melalui API pembekal, bedbank dan sambungan GDS. Sistem itu kurang penting berbanding sejauh mana ia mengendalikan servis, pindaan, baucar, invois dan penyesuaian selepas jualan.

Jika anda melayan pelanggan tetap, kumpulan atau akaun korporat, CRM hampir wajib. Ia memastikan profil, perbualan, kelulusan dan sejarah tempahan tersusun, supaya servis kekal sama tidak kira ejen mana yang mengendalikan perjalanan.

Melalui laporan back office yang dikaitkan dengan tempahan dan kos pembekal. Cara yang kemas ialah mengaitkan komisen dengan invois, baucar, bayaran balik dan status bayaran, supaya bahagian kewangan tidak membina semula angka dalam hamparan setiap bulan.

Perisian berasaskan web, sama ada dihoskan vendor atau di pelayan anda sendiri, biasanya lebih sesuai untuk pasukan dengan banyak cawangan atau ejen jarak jauh. Perisian desktop boleh berfungsi untuk satu pejabat kecil, tetapi menjadi terhad apabila anda perlukan integrasi, kawalan peranan dan servis bersama.

Terokai lagi

Lagi tentang platform