ٹریول ایجنٹ ٹولز گائیڈ
ٹریول ایجنٹس کے استعمال کردہ سافٹ ویئر، کام بہ کام
زیادہ تر ایجنسیاں ایک پروگرام نہیں بلکہ ٹولز کا ایک سیٹ چلاتی ہیں: بکنگ اور سپلائر رسائی، CRM، ادائیگیاں، سفری پروگرام اور بیک آفس۔ یہ گائیڈ ہر ٹول بیان کرتی ہے، دکھاتی ہے کہ سیٹ کہاں ٹوٹتا ہے، اور ایک بکنگ نمبر کے گرد اسے کیسے جوڑا جائے۔
- بکنگ اور سپلائر رسائی
- CRM اور کسٹمر ریکارڈ
- ادائیگیاں اور وصولی
- بیک آفس اور کمیشن
ایجنسی کا ٹول باکس
چھ کام جو ٹریول ایجنٹس کے استعمال کردہ سافٹ ویئر کو سنبھالنے ہوتے ہیں
تفریحی، کارپوریٹ، گروپ ایجنسیاں اور DMC مختلف سفر بیچتے ہیں، مگر سافٹ ویئر کی اقسام تقریباً ایک جیسی رہتی ہیں۔ کوئی کام منتخب کریں اور دیکھیں کہ وہ کیا کرتا ہے، ایجنسیاں عام طور پر کیا استعمال کرتی ہیں اور اسے کیا سنبھالنا چاہیے۔
بکنگ اور انوینٹری
سپلائرز، API اور GDS کنکشنز کے ذریعے فلائٹس، ہوٹل، ٹورز اور ٹرانسفرز تلاش کریں، قیمت لگائیں اور تصدیق کریں۔
آج کا عام طریقہ
Amadeus، Sabre اور Travelport جیسے GDS ٹرمینل، ہوٹل بیڈ بینک پورٹل، یا ایسا بکنگ انجن جو سپلائرز کو ایک ہی تلاش میں لے آئے۔
اسے یہ سنبھالنا چاہیے
- قیمت کے اصولوں کے ساتھ متعدد سپلائرز کا مواد
- ایک B2C ویب سائٹ اور ایک B2B ایجنٹ پورٹل
- واؤچر، انوائس اور سروس دستاویزات
- منسوخی، ترمیم اور دوبارہ اجرا
مزید پڑھیں:ٹریول بکنگ سافٹ ویئر
کسٹمرز اور سیلز
مسافروں کی پروفائل، ترجیحات، دستاویزات اور سفری تاریخ محفوظ کریں تاکہ ایجنٹس جلد کوٹیشن دیں اور ہر کسٹمر کو یکساں خدمت ملے۔
آج کا عام طریقہ
اسپریڈشیٹ یا HubSpot، Zoho جیسا عام CRM، یا لیڈز، کوٹیشن اور مسافر ریکارڈ پر بنا ٹریول CRM۔
اسے یہ سنبھالنا چاہیے
- لیڈز، کوٹیشن اور تجاویز کی ٹریکنگ
- کسٹمر سے بات چیت کی تاریخ ایک جگہ
- مسافروں کی دستاویزات اور منظوریاں
- ٹیم کے کردار اور رسائی کے حقوق
مزید پڑھیں:ٹریول ایجنسی CRM
ادائیگیاں اور وصولی
ڈپازٹ اور بقایا رقم وصول کریں، ادائیگی کے کئی طریقے قبول کریں اور مالی ریکارڈ کو بکنگز کے مطابق رکھیں۔
آج کا عام طریقہ
Stripe، PayPal یا کسی مقامی پروسیسر جیسا پیمنٹ گیٹ وے جسے ہاتھ سے انوائس سے ملایا جاتا ہے، یا ایسا بکنگ پلیٹ فارم جس کے ورک فلو میں ادائیگیاں شامل ہوں۔
اسے یہ سنبھالنا چاہیے
- کارڈ ادائیگی اور بینک ٹرانسفر
- کسٹمرز اور کمپنیوں کے لیے پیمنٹ لنکس
- جزوی ادائیگی اور اقساط
- ریفنڈ کی ٹریکنگ اور مطابقت
مزید پڑھیں:پیمنٹ گیٹ وے انٹیگریشن
بیک آفس اور اکاؤنٹنگ
مارجن، سپلائر لاگت، ٹیکس اور کمیشن کو ایسی رپورٹس سے ٹریک کریں جو دکھائیں کہ ٹریول ایجنسی اصل میں کیسے کماتی ہے۔
آج کا عام طریقہ
QuickBooks یا Xero جیسا اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر اور کمیشن کی اسپریڈشیٹس، یا بکنگ سسٹم کے اندر بیک آفس رپورٹس۔
اسے یہ سنبھالنا چاہیے
- کمیشن ٹریکنگ اور ادائیگی کے شیڈول
- سپلائر اسٹیٹمنٹ اور سیٹلمنٹ
- ضرورت ہو تو متعدد کرنسیاں
- مالکان اور منیجرز کے لیے آپریشن رپورٹس
مزید پڑھیں:ٹریول ایجنسی اکاؤنٹنگ
سفری پروگرام اور سروسنگ
تصدیق شدہ خدمات کو واضح سفری پروگرام اور سروس کاموں میں بدلیں جو فالو اپ اور غلطیاں کم کریں۔
آج کا عام طریقہ
Word یا PDF میں ٹائپ کیے گئے پروگرام، الگ آئٹنری ٹول، یا بکنگ پلیٹ فارم سے بنے پروگرام۔
اسے یہ سنبھالنا چاہیے
- پروگرام کی ٹائم لائن اور منسلکات
- سروس کام اور دستاویزات کی چیک لسٹ
- آڈٹ ٹریل کے ساتھ بکنگ کے بعد تبدیلیاں
- سپورٹ ٹیم ہر سفر مکمل دیکھتی ہے
مزید پڑھیں:ایجنسی مینجمنٹ سافٹ ویئر
سکیورٹی اور گورننس
مسافروں کا ڈیٹا محفوظ رکھیں، کردار کے مطابق کام محدود کریں اور کوٹیشن، بکنگ اور ریفنڈ پر آڈٹ ٹریل رکھیں۔
آج کا عام طریقہ
بہت سے چھوٹے دفاتر میں بغیر آڈٹ ٹریل کے مشترکہ لاگ ان، یا کسی آپریشن پلیٹ فارم میں کردار پر مبنی رسائی اور سرگرمی لاگز۔
اسے یہ سنبھالنا چاہیے
- ایجنٹس اور ٹیموں کے لیے کردار پر مبنی رسائی
- سرگرمی لاگز اور تبدیلیوں کی تاریخ
- ڈیٹا ایکسپورٹ اور محفوظ رکھنے پر کنٹرول
- دھوکا دہی اور مہنگی غلطیوں سے حفاظت
مزید پڑھیں:ٹیکنالوجی
استفسار سے انوائس تک
ایک بکنگ کو پورے اسٹیک میں فالو کریں
ٹولز اتنے اہم نہیں جتنا وہ دھاگا جو انہیں جوڑتا ہے۔ ویو بدلیں اور دیکھیں کہ وہی سفر بکھرے ٹولز اور جڑے ہوئے نظام میں کیسے سنبھلتا ہے۔
- مسئلہ
- کوٹیشن اور بکنگ ایک جگہ، ادائیگیاں دوسری جگہ اور سفری پروگرام دستاویزات میں۔ سفر بدلتے ہی ٹیم ہاتھ سے مطابقت کرتی ہے اور غلطیاں واؤچر اور انوائس میں آ جاتی ہیں۔
- طریقہ کار
- استفسار درج کریں، کوٹیشن دیں، تصدیق کریں، ڈپازٹ لیں، دستاویزات جاری کریں، تبدیلیاں سنبھالیں، پھر لاگت اور کمیشن کی مطابقت کریں، ہر قدم پر ایک ہی بکنگ نمبر کے ساتھ۔
- نتیجہ
- تیز جواب، کم فالو اپ، واضح ادائیگی اسٹیٹس اور بہتر ماہانہ کلوزنگ، تاکہ آپ ایجنٹس بڑھائیں مگر افراتفری نہیں۔
- استفسارای میل یا چیٹ تھریڈکسٹمر ریکارڈ پر لیڈ
MSG-2291PT-10482 - کوٹیشنWord فائل، تیسرا ورژنآپ کے قیمت کے اصولوں سے کوٹیشن
quote_v3.docxPT-10482 - تصدیقسپلائر اسکرین، ڈیٹا دوبارہ ٹائپتمام خدمات کے ساتھ بکنگ
PNR X7K2LMPT-10482 - ڈپازٹچیٹ میں بینک کا اسکرین شاٹپیمنٹ لنک، اسٹیٹس انوائس پر
TXN 88412PT-10482 - دستاویزاتہاتھ سے تبدیل شدہ واؤچرواؤچر اور انوائس خودکار بنے
VCH-0912PT-10482 - تبدیلیاںفائلیں ایک ایک کر کے تبدیلتاریخ کے ساتھ ترمیم
v4-final.pdfPT-10482 - مطابقتمہینے کے آخر کی اسپریڈشیٹکمیشن اور لاگت رپورٹ
Sheet r.212PT-10482
سات جگہیں، سات نمبر، مہینے کے آخر میں ہاتھ سے ملائے جاتے ہیں۔ایک ریکارڈ، ایک نمبر، رپورٹس سیدھی بکنگز سے۔
اسٹیک چیک
کیا آپ کی ایجنسی کا نظام جڑا ہوا ہے؟
ہر وہ بیان منتخب کریں جو آج آپ کی ایجنسی کے لیے سچ ہے۔ جو بغیر نشان کے رہ جائے وہ کام آپ کی ٹیم ہاتھ سے کر رہی ہے۔
پانچ مراحل
ٹریول ایجنٹ سافٹ ویئر اسٹیک کو کیسے جوڑیں
یہی ترتیب تفریحی ایجنسیوں، کارپوریٹ ایجنسیوں، OTA، ٹور آپریٹرز اور DMC کے لیے کام کرتی ہے۔
پروڈکٹس اور چینلز طے کریں
طے کریں کہ کیا بیچنا ہے، فلائٹس اور ہوٹل سے لے کر ٹورز، ٹرانسفرز یا بسوں تک، اور کہاں: B2C سائٹ، B2B پورٹل، کارپوریٹ اکاؤنٹس یا ایجنٹ سب اکاؤنٹس۔
سپلائرز جوڑیں
اپنی مارکیٹ کے مطابق API اور GDS کنکشنز شامل کریں: ہوٹل سپلائرز اور بیڈ بینکس، فلائٹ ذرائع اور آپ کی اپنی مقامی انوینٹری۔
دستاویزات یکساں کریں
واؤچر، انوائس اور سفری پروگرام ایک ہی بکنگ نمبر اور مسافر ڈیٹا استعمال کرتے ہیں، اس لیے ترامیم اور ریفنڈ درست رہتے ہیں۔
ادائیگی کے اصول بنائیں
ڈپازٹ، پیمنٹ لنکس اور بقایا کے شیڈول سیٹ کریں، اور ادائیگی اسٹیٹس کو انوائسنگ سے جوڑیں تاکہ فنانس اور آپریشنز متفق رہیں۔
رپورٹنگ اور کنٹرول شامل کریں
مارجن، سپلائر لاگت اور کمیشن ادائیگیاں ٹریک کریں، ہر کردار کو اس کی رسائی دیں اور ترامیم و ریفنڈ کے لیے آڈٹ ٹریل رکھیں۔
طریقوں کا موازنہ
اسپریڈشیٹس، الگ ٹولز یا ایک پلیٹ فارم
ہر طریقہ ایک حد تک چلتا ہے۔ فرق تب ظاہر ہوتا ہے جب بکنگ بدلے، ادائیگی قسطوں میں آئے اور کمیشن جانچنا ہو۔
| معیار | اسپریڈشیٹس اور میسجنگ | ہر کام کا الگ ٹول | سویٹ پلیٹ فارم | PHPTRAVELS |
|---|---|---|---|---|
| ایک بکنگ نمبر | نہیں | جزوی | ہاں | ہاں |
| انوائس سے جڑی ادائیگیاں | ہاتھ سے | ملا جلا | ہاں | ہاں |
| کمیشن ٹریکنگ | ہاتھ سے | الگ ٹول | ہاں | ہاں |
| ایک انسٹال میں B2B اور B2C | مشکل | پیچیدہ | وینڈر پر منحصر | ہاں |
| لانچ کی رفتار | تیز مگر کمزور | درمیانہ | درمیانہ | تیز |
| ڈیٹا کنٹرول اور توسیع پذیری | کم | درمیانہ | درمیانہ | زیادہ |
سویٹ پلیٹ فارم وینڈر کے لحاظ سے مختلف ہوتے ہیں، اس لیے اس کالم کو ایک عام مثال سمجھیں۔ PHPTRAVELS سیلف ہوسٹڈ ہے اور کمرشل لائسنس کے تحت سورس کوڈ کے ساتھ آتا ہے، اسی لیے اس کا کنٹرول اسکور زیادہ ہے۔ اس فیصلے کو سیلف ہوسٹڈ بمقابلہ SaaS میں پرکھیں۔
PHPTRAVELS کہاں فٹ ہوتا ہے
ٹولز کے ڈھیر کی جگہ ایک پلیٹ فارم
PHPTRAVELS ایک ٹریول ایجنٹ سافٹ ویئر ہے جو بکنگز، کسٹمرز، ادائیگیاں، دستاویزات، ایجنٹ رسائی اور رپورٹس ایک ریکارڈ میں رکھتا ہے۔
اپنے برانڈ سے بیچنے والی ایجنسیاں ایک ہی انسٹال سے B2C سائٹ اور B2B ایجنٹ پورٹل چلاتی ہیں، ڈیزائن، مواد، کرنسی اور زبان پر مکمل کنٹرول کے ساتھ۔ سورس کوڈ شامل ہے اور ہوسٹنگ آپ خود کرتے ہیں۔ پلان $2499 سے شروع ہونے والے یک وقتی لائسنس ہیں؛ قیمتیں صفحے پر موازنہ کریں۔
ایک عام ڈیپلائمنٹ
سیلز چینلز
بکنگ ریکارڈ
PT-10482سپلائی
- فلائٹ سپلائرز اور GDS
- ہوٹل API اور بیڈ بینکس
- معاہدہ شدہ ٹورز
بیک آفس
- کردار پر مبنی رسائی
- مارجن اور کمیشن رپورٹس
- انوائس اور سیٹلمنٹ
عام سوالات
ٹریول ایجنٹ سافٹ ویئر کے بارے میں سوالات
ایجنسیوں کے ٹولز، ان کے آپس میں جڑنے اور ایک پلیٹ فارم کب مناسب ہے، اس پر مختصر جوابات۔
سیلز سے بات کریںزیادہ تر ٹریول ایجنٹس بکنگ اور سپلائر رسائی (GDS، سپلائر API یا بکنگ انجن)، کسٹمرز کے لیے CRM، ادائیگی کی وصولی، سفری پروگرام اور دستاویزات کے ٹولز، اور کمیشن و سپلائر سیٹلمنٹ کے لیے بیک آفس رپورٹس استعمال کرتے ہیں۔ بڑی ایجنسیاں اکثر انہیں ایک جڑے ہوئے پلیٹ فارم میں یکجا کرتی ہیں۔
کچھ ایجنسیاں کئی خصوصی ٹولز ملا کر چلتی ہیں؛ کچھ بکنگ، CRM، ادائیگی، دستاویزات، ایجنٹ رسائی اور رپورٹنگ والا ایک پلیٹ فارم پسند کرتی ہیں۔ درست انتخاب سپلائر انٹیگریشنز، ٹیم کے سائز، سیلز چینلز اور مطلوبہ آپریشنل کنٹرول پر منحصر ہے۔
ایجنسیاں عموماً سپلائر API، بیڈ بینکس اور GDS کنکشنز سے بکنگ کرتی ہیں۔ سسٹم سے زیادہ اہم یہ ہے کہ وہ فروخت کے بعد سروسنگ، ترامیم، واؤچر، انوائس اور مطابقت کتنی اچھی طرح سنبھالتا ہے۔
اگر آپ مستقل کسٹمرز، گروپس یا کارپوریٹ اکاؤنٹس سنبھالتے ہیں تو CRM تقریباً ضروری ہے۔ یہ پروفائلز، بات چیت، منظوریاں اور بکنگ کی تاریخ منظم رکھتا ہے، تاکہ کوئی بھی ایجنٹ سفر سنبھالے، خدمت یکساں رہے۔
بکنگز اور سپلائر لاگت سے جڑی بیک آفس رپورٹس کے ذریعے۔ صاف طریقہ یہ ہے کہ کمیشن کو انوائس، واؤچر، ریفنڈ اور ادائیگی اسٹیٹس سے جوڑا جائے، تاکہ فنانس کو ہر ماہ اسپریڈشیٹ میں اعداد دوبارہ نہ بنانے پڑیں۔
ویب پر مبنی سافٹ ویئر، چاہے وینڈر ہوسٹ کرے یا آپ کے اپنے سرور پر چلے، عموماً کئی برانچوں یا دور سے کام کرنے والے ایجنٹس والی ٹیموں کے لیے بہتر رہتا ہے۔ ڈیسک ٹاپ سافٹ ویئر ایک چھوٹے دفتر میں چل سکتا ہے، مگر انٹیگریشن، کردار کنٹرول اور مشترکہ سروسنگ کی ضرورت پڑتے ہی محدود ہو جاتا ہے۔
مزید دیکھیں
پلیٹ فارم کے بارے میں مزید
- بہترین ٹریول سافٹ ویئرٹریول کاروبار کے لیے سافٹ ویئر کیسے منتخب کریں
- ایجنسی مینجمنٹ سافٹ ویئرکوٹ، بکنگ، ایجنٹ اور فنانس ایک ہی سسٹم میں
- ٹریول بکنگ سافٹ ویئرایجنٹ لاگ ان، مارک اپ، کریڈٹ اور سب ایجنٹس
- ٹریول ایجنسی CRMلیڈز، کوٹیشن، بکنگ اور انوائس ایک CRM میں
- ٹریول ایجنسی اکاؤنٹنگبکنگ سے جڑی انوائسز، واجبات اور کمیشن
- پلیٹ فارم کا جائزہشروع سے آخر تک، آپ کو کیا ملتا ہے