旅行代理店ツールガイド
旅行代理店が使うソフトウェアを業務ごとに整理
多くの旅行会社はひとつのプログラムではなく、ツールの組み合わせで動いています。予約とサプライヤー接続、CRM、決済、旅程、バックオフィスです。本ガイドでは各ツールの役割、組み合わせが途切れる箇所、そしてひとつの予約番号を軸につなぐ方法を紹介します。
- 予約とサプライヤー接続
- CRMと顧客情報
- 決済と入金管理
- バックオフィスと手数料
旅行会社の道具箱
旅行代理店が使うソフトウェアがカバーすべき6つの業務
レジャー、法人、団体の旅行会社やDMCは扱う旅行が違っても、ソフトウェアの分類はほぼ同じです。業務を選ぶと、その役割、よく使われているもの、対応すべきことが表示されます。
予約と在庫
サプライヤー、API、GDS接続を通じて航空券、ホテル、ツアー、送迎を検索し、料金を出して確定します。
現在のよくある構成
Amadeus、Sabre、TravelportなどのGDS端末、ホテルのベッドバンクポータル、または複数サプライヤーを1回の検索にまとめる予約エンジン。
対応すべきこと
- 料金ルール付きの複数サプライヤー在庫
- B2CサイトとB2B代理店ポータル
- バウチャー、請求書、サービス書類
- 取消、変更、再発券
詳しく読む:旅行予約ソフトウェア
顧客と営業
旅行者のプロフィール、好み、書類、旅行履歴を保存し、スタッフが早く見積もりを出し、どの顧客にも同じ水準で対応できるようにします。
現在のよくある構成
スプレッドシートやHubSpot、Zohoなどの汎用CRM、またはリード、見積もり、旅行者情報を軸にした旅行業向けCRM。
対応すべきこと
- リード、見積もり、提案の追跡
- やり取りの履歴を一か所に
- 旅行者の書類と承認
- チームの役割とアクセス権限
詳しく読む:旅行会社向けCRM
決済と入金管理
内金と残金を回収し、複数の決済手段に対応し、経理記録を予約と一致させます。
現在のよくある構成
Stripe、PayPal、国内決済代行などを請求書と手作業で照合するか、決済がフローに組み込まれた予約プラットフォーム。
対応すべきこと
- カード決済と銀行振込
- 顧客や法人向けの決済リンク
- 分割払いと支払いスケジュール
- 返金の追跡と照合
詳しく読む:決済ゲートウェイ連携
バックオフィスと会計
利益、仕入原価、税金、手数料を、旅行会社の実際の稼ぎ方に合ったレポートで追跡します。
現在のよくある構成
QuickBooksやXeroなどの会計ソフトと手数料のスプレッドシート、または予約システム内のバックオフィスレポート。
対応すべきこと
- 手数料の追跡と支払いスケジュール
- サプライヤー明細と精算
- 必要に応じた多通貨対応
- 経営者と管理者向けの業務レポート
詳しく読む:旅行会社の会計
旅程とアフターサービス
確定したサービスを分かりやすい旅程とサービスタスクに変え、問い合わせやミスを減らします。
現在のよくある構成
WordやPDFで手作りした旅程、別の旅程作成ツール、または予約プラットフォームが生成する旅程。
対応すべきこと
- 旅程のタイムラインと添付ファイル
- サービスタスクと書類チェックリスト
- 監査記録付きの予約後変更
- サポートが各旅行の全体を把握
詳しく読む:旅行会社管理ソフト
セキュリティとガバナンス
旅行者データを守り、役割ごとに操作を制限し、見積もり、予約、返金に監査記録を残します。
現在のよくある構成
小さな店舗に多い監査記録のない共有ログイン、または業務プラットフォーム内の役割別アクセスと操作ログ。
対応すべきこと
- スタッフとチームの役割別アクセス
- 操作ログと変更履歴
- データのエクスポートと保管の管理
- 不正や高くつくミスへの備え
詳しく読む:テクノロジー
問い合わせから請求書まで
ひとつの予約をツール全体で追う
大事なのはツールそのものより、それらをつなぐ糸です。表示を切り替えて、同じ旅行がばらばらのツールとつながったシステムでどう扱われるかを見てください。
- 課題
- 見積もりと予約はある場所、入金は別の場所、旅程は文書の中。旅行が変わるたびにチームは手作業で照合し、ミスがバウチャーや請求書に入り込みます。
- 流れ
- 問い合わせを記録し、見積もり、確定、内金回収、書類発行、変更対応を行い、最後に原価と手数料を照合します。すべての段階で同じ予約番号を使います。
- 成果
- 返答が早くなり、問い合わせが減り、入金状況が明確になり、月次締めもすっきりします。スタッフを増やしても混乱は増えません。
- 問い合わせメールやチャットのやり取り顧客レコード上のリード
MSG-2291PT-10482 - 見積もりWordファイルの第3版料金ルールに基づく見積もり
quote_v3.docxPT-10482 - 確定サプライヤー画面から手入力全サービスを含む予約
PNR X7K2LMPT-10482 - 内金チャット上の銀行スクリーンショット決済リンク、状況は請求書に表示
TXN 88412PT-10482 - 書類手で修正したバウチャーバウチャーと請求書を自動作成
VCH-0912PT-10482 - 変更ファイルを一つずつ修正履歴付きの変更
v4-final.pdfPT-10482 - 照合月末のスプレッドシート手数料と原価のレポート
Sheet r.212PT-10482
7か所、7つの番号を月末に手作業で照合。1つのレコード、1つの番号、レポートは予約から直接。
システム診断
あなたの旅行会社のシステムはつながっていますか
今の自社に当てはまる項目にチェックを入れてください。チェックが付かない部分は、チームが手作業でこなしている仕事です。
5つのステップ
旅行代理店のソフトウェアをつなぐ方法
同じ順序がレジャー旅行会社、法人旅行会社、OTA、ツアーオペレーター、DMCに当てはまります。
商品とチャネルを決める
航空券やホテルからツアー、送迎、バスまで何を売るか、そしてB2Cサイト、B2Bポータル、法人アカウント、代理店サブアカウントのどこで売るかを決めます。
サプライヤーを接続する
市場に合ったAPIとGDS接続を追加します。ホテルサプライヤーとベッドバンク、航空券の仕入先、自社の地域在庫などです。
書類を統一する
バウチャー、請求書、旅程が同じ予約番号と旅客データを使うので、変更や返金があっても正確さが保たれます。
決済ルールを決める
内金、決済リンク、残金スケジュールを設定し、入金状況を請求と結び付けて、経理とオペレーションの認識をそろえます。
レポートと管理を加える
利益、仕入原価、手数料の支払いを追跡し、役割ごとに権限を与え、変更と返金の監査記録を残します。
方法の比較
スプレッドシート、個別ツール、それともひとつのプラットフォーム
どの方法もある規模までは機能します。違いが出るのは、予約が変わり、入金が分割で届き、手数料の確認が必要になったときです。
| 比較項目 | 表計算とメッセージ | 業務ごとに別ツール | 統合プラットフォーム | PHPTRAVELS |
|---|---|---|---|---|
| 単一の予約番号 | なし | 一部 | あり | あり |
| 入金と請求書の連動 | 手作業 | まちまち | あり | あり |
| 手数料の追跡 | 手作業 | 別ツールが必要 | あり | あり |
| 1つの導入でB2BとB2C | 難しい | 複雑 | ベンダー次第 | あり |
| 立ち上げの速さ | 速いが不安定 | 中程度 | 中程度 | 速い |
| データ管理と拡張性 | 低い | 中程度 | 中程度 | 高い |
統合プラットフォームはベンダーによって異なるため、その列は典型例として見てください。PHPTRAVELSはセルフホスト型で、商用ライセンスのもとソースコードが付属するため管理度が高くなります。このトレードオフはセルフホスト vs SaaSで比較できます。
PHPTRAVELSの位置づけ
ツールの山の代わりにひとつのプラットフォーム
PHPTRAVELSは、予約、顧客、入金、書類、代理店アクセス、レポートをひとつのレコードで管理する旅行代理店向けソフトウェアです。
自社ブランドで販売する旅行会社は、1つの導入でB2CサイトとB2B代理店ポータルを運営し、デザイン、コンテンツ、通貨、言語を自分で管理できます。ソースコードが付属し、ホスティングは自社で行います。プランは$2499からの買い切りライセンスです。料金ページで比較してください。
典型的な導入例
販売チャネル
予約レコード
PT-10482仕入れ
- 航空サプライヤーとGDS
- ホテルAPIとベッドバンク
- 契約ツアー
バックオフィス
- 役割別アクセス
- 利益と手数料のレポート
- 請求書と精算
多くの旅行代理店は、予約とサプライヤー接続（GDS、サプライヤーAPI、予約エンジン）、顧客管理のCRM、入金管理、旅程と書類のツール、手数料とサプライヤー精算のためのバックオフィスレポートを使っています。規模の大きい会社は、これらをひとつのプラットフォームにまとめることが多くあります。
複数の専門ツールを組み合わせる会社もあれば、予約、CRM、入金、書類、代理店アクセス、レポートをまとめたひとつのプラットフォームを選ぶ会社もあります。どちらが合うかは、サプライヤー接続、チームの規模、販売チャネル、必要な業務管理の度合いによります。
一般的にはサプライヤーAPI、ベッドバンク、GDS接続を通じて予約します。システムそのものより、販売後のサービス、変更、バウチャー、請求書、照合をどれだけうまく処理できるかが重要です。
リピーター、団体、法人顧客を扱うなら、CRMはほぼ必須です。プロフィール、やり取り、承認、予約履歴を整理しておけるので、どのスタッフが担当しても同じ水準のサービスを提供できます。
予約と仕入原価に結び付いたバックオフィスレポートで管理します。手数料を請求書、バウチャー、返金、入金状況と連動させれば、経理が毎月スプレッドシートで数字を作り直す必要はありません。
Webベースのソフトウェアは、ベンダーがホストする場合も自社サーバーで動かす場合も、複数拠点やリモートのスタッフがいるチームに向いています。デスクトップ型は小さな1店舗なら足りますが、連携、役割管理、共同でのサービス対応が必要になると限界が出ます。