여행사 도구 가이드
여행사가 사용하는 소프트웨어, 업무별로 정리
대부분의 여행사는 하나의 프로그램이 아니라 여러 도구를 함께 씁니다. 예약과 공급사 연결, CRM, 결제, 일정, 백오피스입니다. 이 가이드는 각 도구의 역할, 도구 사이가 끊기는 지점, 그리고 하나의 예약 번호를 중심으로 연결하는 방법을 설명합니다.
- 예약과 공급사 연결
- CRM과 고객 기록
- 결제와 수금
- 백오피스와 수수료
여행사의 도구 상자
여행사가 사용하는 소프트웨어가 맡아야 할 여섯 가지 업무
레저, 기업, 단체 여행사와 DMC는 판매하는 여행이 달라도 소프트웨어 분류는 거의 같습니다. 업무를 선택하면 하는 일, 여행사가 주로 쓰는 것, 처리해야 할 일을 볼 수 있습니다.
예약과 재고
공급사, API, GDS 연결을 통해 항공, 호텔, 투어, 픽업을 검색하고 요금을 산출해 확정합니다.
현재 흔한 구성
Amadeus, Sabre, Travelport 같은 GDS 단말, 호텔 베드뱅크 포털, 또는 여러 공급사를 한 번의 검색으로 모으는 예약 엔진.
처리해야 할 일
- 요금 규칙이 있는 다중 공급사 콘텐츠
- B2C 웹사이트와 B2B 에이전트 포털
- 바우처, 인보이스, 서비스 문서
- 취소, 변경, 재발권
더 알아보기:여행 예약 소프트웨어
고객과 영업
여행자 프로필, 선호, 서류, 여행 이력을 저장해 상담원이 더 빨리 견적을 내고 모든 고객을 같은 수준으로 응대하게 합니다.
현재 흔한 구성
스프레드시트나 HubSpot, Zoho 같은 범용 CRM, 또는 리드와 견적, 여행자 기록 중심의 여행 CRM.
처리해야 할 일
- 리드, 견적, 제안 추적
- 고객 대화 이력을 한곳에
- 여행자 서류와 승인
- 팀 역할과 접근 권한
더 알아보기:여행사 CRM
결제와 수금
계약금과 잔금을 받고, 여러 결제 수단을 지원하며, 재무 기록을 예약과 일치시킵니다.
현재 흔한 구성
Stripe, PayPal 또는 국내 결제사를 인보이스와 수작업으로 맞추거나, 결제가 흐름에 포함된 예약 플랫폼.
처리해야 할 일
- 카드 결제와 계좌 이체
- 고객과 기업 결제자를 위한 결제 링크
- 부분 결제와 분할 일정
- 환불 추적과 정산
더 알아보기:결제 게이트웨이 연동
백오피스와 회계
여행사가 실제로 수익을 내는 방식에 맞는 보고서로 마진, 공급사 원가, 세금, 수수료를 추적합니다.
현재 흔한 구성
QuickBooks나 Xero 같은 회계 소프트웨어와 수수료 스프레드시트, 또는 예약 시스템 안의 백오피스 보고서.
처리해야 할 일
- 수수료 추적과 지급 일정
- 공급사 명세서와 정산
- 필요할 때 다중 통화
- 대표와 관리자를 위한 운영 보고서
더 알아보기:여행사 회계
일정과 사후 서비스
확정된 서비스를 명확한 일정표와 서비스 작업으로 바꿔 재문의와 실수를 줄입니다.
현재 흔한 구성
Word나 PDF로 직접 만든 일정표, 별도의 일정 작성 도구, 또는 예약 플랫폼이 생성하는 일정표.
처리해야 할 일
- 일정 타임라인과 첨부 파일
- 서비스 작업과 서류 체크리스트
- 감사 기록이 남는 예약 후 변경
- 지원팀이 각 여행 전체를 확인
더 알아보기:여행사 관리 소프트웨어
보안과 거버넌스
여행자 데이터를 보호하고, 역할별로 작업을 제한하며, 견적과 예약, 환불에 감사 기록을 남깁니다.
현재 흔한 구성
작은 사무실에 흔한 감사 기록 없는 공용 계정, 또는 운영 플랫폼 안의 역할 기반 권한과 활동 로그.
처리해야 할 일
- 상담원과 팀의 역할 기반 권한
- 활동 로그와 변경 이력
- 데이터 내보내기와 보관 통제
- 사기와 값비싼 실수에 대한 안전장치
더 알아보기:기술
문의부터 인보이스까지
예약 하나를 전체 도구에 걸쳐 따라가 보기
도구 자체보다 그것들을 잇는 실이 더 중요합니다. 보기를 바꿔 같은 여행이 흩어진 도구와 연결된 시스템에서 각각 어떻게 처리되는지 확인하세요.
- 문제
- 견적과 예약은 한곳에, 결제는 다른 곳에, 일정은 문서에 있습니다. 여행이 바뀌면 팀이 수작업으로 맞추고, 실수가 바우처와 인보이스에 스며듭니다.
- 과정
- 문의 접수, 견적, 확정, 계약금 수금, 문서 발행, 변경 처리 후 원가와 수수료를 정산합니다. 모든 단계에서 같은 예약 번호를 씁니다.
- 결과
- 응답은 빨라지고 재문의는 줄며 결제 상태가 분명해지고 월말 마감이 깔끔해집니다. 상담원을 늘려도 혼란은 늘지 않습니다.
- 문의이메일이나 채팅 대화고객 기록의 리드
MSG-2291PT-10482 - 견적Word 파일 세 번째 수정본요금 규칙에 따른 견적
quote_v3.docxPT-10482 - 확정공급사 화면, 데이터 재입력모든 서비스가 담긴 예약
PNR X7K2LMPT-10482 - 계약금채팅 속 은행 캡처결제 링크, 상태는 인보이스에
TXN 88412PT-10482 - 문서직접 수정한 바우처바우처와 인보이스 자동 생성
VCH-0912PT-10482 - 변경파일을 하나씩 수정이력이 남는 변경
v4-final.pdfPT-10482 - 정산월말 스프레드시트수수료와 원가 보고서
Sheet r.212PT-10482
일곱 곳, 일곱 개의 번호를 월말에 수작업으로 맞춤.하나의 기록, 하나의 번호, 보고서는 예약에서 바로.
시스템 점검
우리 여행사의 시스템은 연결되어 있나요?
오늘 기준으로 사실인 항목에 체크하세요. 체크하지 못한 부분은 팀이 손으로 하고 있는 일입니다.
다섯 단계
여행사 소프트웨어를 하나로 연결하는 방법
같은 순서가 레저 여행사, 기업 여행사, OTA, 투어 오퍼레이터, DMC에 모두 적용됩니다.
상품과 채널 정하기
항공과 호텔부터 투어, 픽업, 버스까지 무엇을 팔지, 그리고 B2C 사이트, B2B 포털, 기업 계정, 에이전트 하위 계정 중 어디서 팔지 정합니다.
공급사 연결하기
시장에 맞는 API와 GDS 연결을 추가합니다. 호텔 공급사와 베드뱅크, 항공 공급원, 자체 현지 재고 등입니다.
문서 통일하기
바우처, 인보이스, 일정표가 같은 예약 번호와 승객 정보를 사용하므로 변경과 환불이 있어도 정확합니다.
결제 규칙 정하기
계약금, 결제 링크, 잔금 일정을 설정하고 결제 상태를 청구와 연결해 재무와 운영이 같은 정보를 보게 합니다.
보고서와 통제 추가하기
마진, 공급사 원가, 수수료 지급을 추적하고 역할마다 권한을 주며 변경과 환불의 감사 기록을 남깁니다.
방식 비교
스프레드시트, 개별 도구, 아니면 하나의 플랫폼
어떤 방식이든 일정 규모까지는 작동합니다. 차이는 예약이 바뀌고, 결제가 나눠 들어오고, 수수료를 확인해야 할 때 드러납니다.
| 기준 | 스프레드시트와 메신저 | 업무마다 별도 도구 | 통합 플랫폼 | PHPTRAVELS |
|---|---|---|---|---|
| 단일 예약 번호 | 없음 | 일부 | 있음 | 있음 |
| 인보이스와 연결된 결제 | 수작업 | 제각각 | 있음 | 있음 |
| 수수료 추적 | 수작업 | 별도 도구 필요 | 있음 | 있음 |
| 한 번의 설치로 B2B와 B2C | 어려움 | 복잡함 | 업체에 따라 다름 | 있음 |
| 출시 속도 | 빠르지만 불안정 | 보통 | 보통 | 빠름 |
| 데이터 통제와 확장성 | 낮음 | 보통 | 보통 | 높음 |
통합 플랫폼은 업체마다 다르므로 해당 열은 전형적인 경우로 보세요. PHPTRAVELS는 직접 호스팅하며 상업용 라이선스로 소스 코드가 포함되어 통제 수준이 높습니다. 이 선택은 자체 호스팅 vs SaaS에서 비교해 보세요.
PHPTRAVELS의 위치
여러 도구 대신 하나의 플랫폼
PHPTRAVELS는 예약, 고객, 결제, 문서, 에이전트 권한, 보고서를 하나의 기록에 담는 여행사 소프트웨어입니다.
자체 브랜드로 판매하는 여행사는 한 번의 설치로 B2C 사이트와 B2B 에이전트 포털을 운영하며 디자인, 콘텐츠, 통화, 언어를 직접 관리합니다. 소스 코드가 포함되며 호스팅은 직접 합니다. 요금제는 $2499부터 시작하는 일회성 라이선스이며, 가격 페이지에서 비교할 수 있습니다.
전형적인 구축 사례
판매 채널
예약 기록
PT-10482공급
- 항공 공급사와 GDS
- 호텔 API와 베드뱅크
- 계약 투어
백오피스
- 역할 기반 권한
- 마진과 수수료 보고서
- 인보이스와 정산
대부분의 여행사는 예약과 공급사 연결(GDS, 공급사 API 또는 예약 엔진), 고객용 CRM, 결제 수금, 일정과 문서 도구, 그리고 수수료와 공급사 정산을 위한 백오피스 보고서를 사용합니다. 규모가 큰 여행사는 이를 하나의 연결된 플랫폼으로 합치는 경우가 많습니다.
여러 전문 도구를 조합하는 여행사도 있고, 예약, CRM, 결제, 문서, 에이전트 권한, 보고서를 모두 갖춘 하나의 플랫폼을 선호하는 곳도 있습니다. 공급사 연동, 팀 규모, 판매 채널, 필요한 운영 통제 수준에 따라 선택이 달라집니다.
보통 공급사 API, 베드뱅크, GDS 연결로 예약합니다. 시스템 자체보다 판매 후 서비스, 변경, 바우처, 인보이스, 정산을 얼마나 잘 처리하는지가 더 중요합니다.
단골 고객, 단체, 기업 고객을 다룬다면 CRM은 거의 필수입니다. 프로필, 대화, 승인, 예약 이력을 정리해 두므로 어느 상담원이 맡아도 같은 수준의 서비스를 제공할 수 있습니다.
예약과 공급사 원가에 연결된 백오피스 보고서로 관리합니다. 수수료를 인보이스, 바우처, 환불, 결제 상태와 연결하면 재무팀이 매달 스프레드시트에서 숫자를 다시 만들 필요가 없습니다.
웹 기반 소프트웨어는 업체가 호스팅하든 자체 서버에서 운영하든, 지점이 여러 곳이거나 원격 상담원이 있는 팀에 대체로 더 잘 맞습니다. 데스크톱은 작은 사무실 한 곳이라면 충분하지만, 연동과 역할 통제, 공동 서비스가 필요해지면 한계가 생깁니다.