Demo langsung

Panduan alat agen perjalanan

Software yang digunakan agen perjalanan, dipetakan per tugas

Kebanyakan agen tidak memakai satu program, melainkan satu set alat: pemesanan dan akses supplier, CRM, pembayaran, itinerary, dan back office. Panduan ini menjelaskan setiap alat, menunjukkan di mana set itu putus, dan cara menyatukannya di sekitar satu kode booking.

  • Pemesanan dan akses supplier
  • CRM dan data pelanggan
  • Pembayaran dan penagihan
  • Back office dan komisi

Kotak perkakas agen

Enam tugas yang harus dicakup software yang digunakan agen perjalanan

Agen liburan, korporat, grup, dan DMC menjual perjalanan yang berbeda, tetapi kategori software-nya hampir sama. Pilih satu tugas untuk melihat fungsinya, apa yang biasa dipakai agen, dan apa yang harus ditangani.

Pemesanan dan inventaris

01 / 06

Cari, hitung harga, dan konfirmasi penerbangan, hotel, tur, dan transfer dari berbagai supplier, API, dan koneksi GDS.

Pengaturan umum saat ini

Terminal GDS seperti Amadeus, Sabre, dan Travelport, portal bedbank, atau mesin pemesanan yang menggabungkan supplier dalam satu pencarian.

Harus menangani

  • Konten multi-supplier dengan aturan harga
  • Situs B2C dan portal agen B2B
  • Voucher, invoice, dan dokumen layanan
  • Pembatalan, perubahan, dan penerbitan ulang

Pelajari lebih lanjut:Software pemesanan perjalanan

Pelanggan dan penjualan

02 / 06

Simpan profil traveler, preferensi, dokumen, dan riwayat perjalanan agar agen membuat penawaran lebih cepat dan melayani setiap pelanggan sama baiknya.

Pengaturan umum saat ini

Spreadsheet atau CRM umum seperti HubSpot atau Zoho, atau CRM perjalanan yang dibangun di sekitar lead, penawaran, dan data traveler.

Harus menangani

  • Pelacakan lead, penawaran, dan proposal
  • Riwayat percakapan di satu tempat
  • Dokumen dan persetujuan traveler
  • Peran tim dan hak akses

Pelajari lebih lanjut:CRM agen perjalanan

Pembayaran dan penagihan

03 / 06

Tagih DP dan pelunasan, terima berbagai metode pembayaran, dan jaga catatan keuangan tetap sesuai dengan booking.

Pengaturan umum saat ini

Payment gateway seperti Stripe, PayPal, atau prosesor lokal yang dicocokkan manual dengan invoice, atau platform pemesanan dengan pembayaran di dalam alurnya.

Harus menangani

  • Pembayaran kartu dan transfer bank
  • Link pembayaran untuk pelanggan dan perusahaan
  • Pembayaran sebagian dan cicilan
  • Pelacakan dan rekonsiliasi refund

Pelajari lebih lanjut:Integrasi payment gateway

Back office dan akuntansi

04 / 06

Pantau margin, biaya supplier, pajak, dan komisi dengan laporan yang mencerminkan cara agen perjalanan benar-benar menghasilkan uang.

Pengaturan umum saat ini

Software akuntansi seperti QuickBooks atau Xero ditambah spreadsheet komisi, atau laporan back office di dalam sistem pemesanan.

Harus menangani

  • Pelacakan komisi dan jadwal pembayaran
  • Laporan dan settlement supplier
  • Multi-mata uang bila perlu
  • Laporan operasional untuk pemilik dan manajer

Pelajari lebih lanjut:Akuntansi agen perjalanan

Itinerary dan layanan

05 / 06

Ubah layanan yang terkonfirmasi menjadi itinerary yang jelas dan tugas layanan yang mengurangi follow-up dan kesalahan.

Pengaturan umum saat ini

Itinerary yang diketik di Word atau PDF, alat itinerary terpisah, atau itinerary yang dibuat oleh platform pemesanan.

Harus menangani

  • Linimasa itinerary dan lampiran
  • Tugas layanan dan daftar periksa dokumen
  • Perubahan pasca-booking dengan jejak audit
  • Tim support melihat setiap perjalanan secara utuh

Pelajari lebih lanjut:Software manajemen agen

Keamanan dan tata kelola

06 / 06

Lindungi data traveler, batasi tindakan berdasarkan peran, dan simpan jejak audit untuk penawaran, booking, dan refund.

Pengaturan umum saat ini

Login bersama tanpa jejak audit di banyak kantor kecil, atau akses berbasis peran dan log aktivitas di dalam platform operasional.

Harus menangani

  • Akses berbasis peran untuk agen dan tim
  • Log aktivitas dan riwayat perubahan
  • Kontrol ekspor dan retensi data
  • Pengaman terhadap penipuan dan kesalahan mahal

Pelajari lebih lanjut:Teknologi

Dari permintaan ke invoice

Ikuti satu booking melewati semua alat

Alatnya kurang penting dibanding benang yang menghubungkannya. Ganti tampilan untuk melihat perjalanan yang sama ditangani alat yang terpisah-pisah dan sistem yang terhubung.

Masalah
Penawaran dan booking ada di satu tempat, pembayaran di tempat lain, itinerary di dokumen. Saat perjalanan berubah, tim merekonsiliasi manual dan kesalahan masuk ke voucher dan invoice.
Proses
Catat permintaan, buat penawaran, konfirmasi, tagih DP, terbitkan dokumen, tangani perubahan, lalu rekonsiliasi biaya supplier dan komisi, dengan kode booking yang sama di setiap langkah.
Hasil
Respons lebih cepat, follow-up lebih sedikit, status pembayaran jelas, dan laporan akhir bulan lebih rapi, sehingga Anda bisa menambah agen tanpa menambah kekacauan.
  1. PermintaanUtas email atau chatLead di data pelangganMSG-2291PT-10482
  2. PenawaranFile Word, revisi ketigaPenawaran sesuai aturan harga Andaquote_v3.docxPT-10482
  3. KonfirmasiLayar supplier, data diketik ulangBooking berisi semua layananPNR X7K2LMPT-10482
  4. DPTangkapan layar bank di chatLink pembayaran, status di invoiceTXN 88412PT-10482
  5. DokumenVoucher diedit manualVoucher dan invoice dibuat otomatisVCH-0912PT-10482
  6. PerubahanFile diedit satu per satuPerubahan dengan riwayatv4-final.pdfPT-10482
  7. RekonsiliasiSpreadsheet akhir bulanLaporan komisi dan biayaSheet r.212PT-10482

Tujuh tempat, tujuh kode, dicocokkan manual di akhir bulan.Satu data, satu kode, laporan langsung dari booking.

Cek sistem

Apakah sistem agen Anda sudah terhubung?

Centang setiap pernyataan yang benar untuk agen Anda saat ini. Yang tidak dicentang adalah pekerjaan yang dilakukan tim secara manual.

Lima langkah

Cara menghubungkan software agen perjalanan

Urutan yang sama berlaku untuk agen liburan, agen korporat, OTA, tour operator, dan DMC.

  1. Tentukan produk dan kanal

    Tentukan apa yang Anda jual, dari penerbangan dan hotel hingga tur, transfer, atau bus, dan di mana: situs B2C, portal B2B, akun korporat, atau sub-akun agen.

  2. Hubungkan supplier

    Tambahkan API dan koneksi GDS yang sesuai pasar Anda: supplier hotel dan bedbank, sumber penerbangan, dan inventaris lokal Anda sendiri.

  3. Seragamkan dokumen

    Voucher, invoice, dan itinerary memakai kode booking dan data penumpang yang sama, sehingga perubahan dan refund tetap akurat.

  4. Atur aturan pembayaran

    Atur DP, link pembayaran, dan jadwal pelunasan, lalu kaitkan status pembayaran dengan invoice agar keuangan dan operasional sejalan.

  5. Tambahkan laporan dan kontrol

    Pantau margin, biaya supplier, dan pembayaran komisi, beri setiap peran aksesnya sendiri, dan simpan jejak audit untuk perubahan dan refund.

Dibuat untuk

Perbandingan pendekatan

Spreadsheet, alat terpisah, atau satu platform

Setiap pendekatan bisa berjalan pada skala tertentu. Bedanya terlihat saat booking berubah, pembayaran datang bertahap, dan komisi perlu dicek.

KriteriaSpreadsheet dan pesanSatu alat per tugasPlatform terpaduPHPTRAVELS
Satu kode bookingTidakSebagianYaYa
Pembayaran terkait invoiceManualCampuranYaYa
Pelacakan komisiManualAlat tambahanYaYa
B2B dan B2C dalam satu instalasiSulitRumitTergantung vendorYa
Kecepatan peluncuranCepat tapi rapuhSedangSedangCepat
Kontrol data dan kemampuan dikembangkanRendahSedangSedangTinggi

Platform terpadu berbeda-beda menurut vendor, jadi baca kolom itu sebagai kasus umum. PHPTRAVELS di-host sendiri dan menyertakan kode sumber dengan lisensi komersial, dari situlah skor kontrolnya. Timbang pilihan itu di Self-hosted vs SaaS.

Posisi PHPTRAVELS

Satu platform sebagai ganti setumpuk alat

PHPTRAVELS adalah software agen perjalanan yang menyimpan booking, pelanggan, pembayaran, dokumen, akses agen, dan laporan dalam satu data.

Agen yang menjual dengan merek sendiri menjalankan situs B2C dan portal agen B2B dari satu instalasi, dengan kendali atas desain, konten, mata uang, dan bahasa. Kode sumber disertakan dan Anda meng-host sendiri. Paketnya berupa lisensi sekali bayar mulai $2499; bandingkan di halaman Harga.

Lihat demoJelajahi platform

Penerapan umum

Kanal penjualan

Portal agen B2BLogin agen dengan akses supplier penerbangan
Toko B2CPenerbangan, hotel, dan tur dalam satu checkout

Data booking

Satu kode bookingLayanan, traveler, pembayaran, voucher, dan invoicePT-10482

Pasokan

  • Supplier penerbangan dan GDS
  • API hotel dan bedbank
  • Tur berkontrak

Back office

  • Akses berbasis peran
  • Laporan margin dan komisi
  • Invoice dan settlement
Agen di beberapa pasar: agen memesan penerbangan di portal B2B, traveler memesan hotel dan tur di situs B2C, dan setiap booking masuk ke back office yang sama.

Panduan terkait

FAQ

Pertanyaan tentang software agen perjalanan

Jawaban singkat tentang alat yang dipakai agen, cara semuanya terhubung, dan kapan satu platform masuk akal.

Hubungi sales

Kebanyakan agen memakai akses pemesanan dan supplier (GDS, API supplier, atau mesin pemesanan), CRM untuk pelanggan, penagihan pembayaran, alat itinerary dan dokumen, serta laporan back office untuk komisi dan settlement supplier. Agen yang lebih besar sering menyatukannya dalam satu platform terhubung.

Sebagian agen menggabungkan beberapa alat khusus; yang lain memilih satu platform untuk pemesanan, CRM, pembayaran, dokumen, akses agen, dan laporan. Pilihan yang tepat bergantung pada integrasi supplier, ukuran tim, kanal penjualan, dan seberapa besar kontrol operasional yang Anda perlukan.

Agen biasanya memesan lewat API supplier, bedbank, dan koneksi GDS. Sistemnya kurang penting dibanding seberapa baik ia menangani layanan, perubahan, voucher, invoice, dan rekonsiliasi setelah penjualan.

Jika Anda melayani pelanggan tetap, grup, atau akun korporat, CRM hampir wajib. CRM menjaga profil, percakapan, persetujuan, dan riwayat booking tetap rapi, sehingga layanan tetap sama siapa pun agen yang menangani perjalanan.

Melalui laporan back office yang terhubung ke booking dan biaya supplier. Cara yang rapi adalah mengaitkan komisi dengan invoice, voucher, refund, dan status pembayaran, sehingga bagian keuangan tidak menyusun ulang angka di spreadsheet setiap bulan.

Software berbasis web, baik di-host vendor maupun di server Anda sendiri, biasanya lebih cocok untuk tim dengan banyak cabang atau agen jarak jauh. Software desktop bisa cukup untuk satu kantor kecil, tetapi membatasi saat Anda butuh integrasi, kontrol peran, dan layanan bersama.

Jelajahi lebih lanjut

Selengkapnya tentang platform