คู่มือเครื่องมือสำหรับตัวแทนท่องเที่ยว
ซอฟต์แวร์ที่ตัวแทนท่องเที่ยวใช้ แยกตามงาน
บริษัททัวร์ส่วนใหญ่ไม่ได้ใช้โปรแกรมเดียว แต่ใช้ชุดเครื่องมือ ได้แก่ การจองและการเชื่อมต่อซัพพลายเออร์ CRM การชำระเงิน แผนการเดินทาง และงานหลังบ้าน คู่มือนี้อธิบายเครื่องมือแต่ละตัว ชี้จุดที่ชุดเครื่องมือขาดตอน และวิธีเชื่อมทั้งหมดรอบหมายเลขการจองเดียว
- การจองและซัพพลายเออร์
- CRM และข้อมูลลูกค้า
- การชำระเงินและการเก็บเงิน
- งานหลังบ้านและค่าคอมมิชชัน
กล่องเครื่องมือของบริษัททัวร์
หกงานที่ซอฟต์แวร์ที่ตัวแทนท่องเที่ยวใช้ต้องครอบคลุม
บริษัททัวร์พักผ่อน องค์กร กรุ๊ป และ DMC ขายทริปต่างกัน แต่หมวดซอฟต์แวร์แทบเหมือนกัน เลือกงานหนึ่งเพื่อดูว่าทำอะไร บริษัทมักใช้อะไร และต้องรองรับอะไร
การจองและสินค้า
ค้นหา ตั้งราคา และยืนยันเที่ยวบิน โรงแรม ทัวร์ และรถรับส่ง ผ่านซัพพลายเออร์ API และการเชื่อมต่อ GDS
รูปแบบที่พบบ่อยวันนี้
เทอร์มินัล GDS เช่น Amadeus, Sabre และ Travelport พอร์ทัลเบดแบงก์ หรือเอนจินการจองที่รวมซัพพลายเออร์ไว้ในการค้นหาเดียว
ต้องรองรับ
- สินค้าจากหลายซัพพลายเออร์พร้อมกฎราคา
- เว็บไซต์ B2C และพอร์ทัลเอเจนต์ B2B
- วอเชอร์ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารบริการ
- ยกเลิก แก้ไข และออกตั๋วใหม่
อ่านต่อ:ซอฟต์แวร์จองท่องเที่ยว
ลูกค้าและการขาย
เก็บโปรไฟล์นักเดินทาง ความชอบ เอกสาร และประวัติการเดินทาง เพื่อให้พนักงานเสนอราคาเร็วขึ้นและดูแลลูกค้าทุกคนได้มาตรฐานเดียวกัน
รูปแบบที่พบบ่อยวันนี้
สเปรดชีตหรือ CRM ทั่วไปอย่าง HubSpot หรือ Zoho หรือ CRM ท่องเที่ยวที่สร้างรอบลีด ใบเสนอราคา และข้อมูลนักเดินทาง
ต้องรองรับ
- ติดตามลีด ใบเสนอราคา และข้อเสนอ
- ประวัติการสนทนาในที่เดียว
- เอกสารและการอนุมัติของนักเดินทาง
- บทบาททีมและสิทธิ์การเข้าถึง
อ่านต่อ:CRM เอเจนซีท่องเที่ยว
การชำระเงินและการเก็บเงิน
เก็บเงินมัดจำและยอดคงเหลือ รับหลายช่องทางชำระเงิน และให้บันทึกการเงินตรงกับการจอง
รูปแบบที่พบบ่อยวันนี้
เกตเวย์อย่าง Stripe, PayPal หรือผู้ให้บริการในประเทศที่จับคู่กับใบแจ้งหนี้ด้วยมือ หรือแพลตฟอร์มการจองที่มีการชำระเงินอยู่ในขั้นตอน
ต้องรองรับ
- ชำระด้วยบัตรและโอนเงิน
- ลิงก์ชำระเงินสำหรับลูกค้าและองค์กร
- ชำระบางส่วนและผ่อนชำระ
- ติดตามและกระทบยอดการคืนเงิน
อ่านต่อ:เชื่อมต่อเพย์เมนต์เกตเวย์
งานหลังบ้านและบัญชี
ติดตามกำไร ต้นทุนซัพพลายเออร์ ภาษี และค่าคอมมิชชัน ด้วยรายงานที่สะท้อนวิธีที่บริษัททัวร์ทำรายได้จริง
รูปแบบที่พบบ่อยวันนี้
โปรแกรมบัญชีอย่าง QuickBooks หรือ Xero ร่วมกับสเปรดชีตคอมมิชชัน หรือรายงานหลังบ้านในระบบการจอง
ต้องรองรับ
- ติดตามคอมมิชชันและกำหนดการจ่าย
- รายการเดินบัญชีและการชำระกับซัพพลายเออร์
- หลายสกุลเงินเมื่อจำเป็น
- รายงานการดำเนินงานสำหรับเจ้าของและผู้จัดการ
อ่านต่อ:บัญชีเอเจนซี่ท่องเที่ยว
แผนการเดินทางและการดูแลลูกค้า
เปลี่ยนบริการที่ยืนยันแล้วเป็นแผนการเดินทางที่ชัดเจนและงานดูแลลูกค้าที่ลดการติดตามซ้ำและความผิดพลาด
รูปแบบที่พบบ่อยวันนี้
แผนการเดินทางที่พิมพ์ใน Word หรือ PDF เครื่องมือแยกต่างหาก หรือแผนที่แพลตฟอร์มการจองสร้างให้
ต้องรองรับ
- ไทม์ไลน์แผนการเดินทางและไฟล์แนบ
- งานดูแลลูกค้าและเช็กลิสต์เอกสาร
- การแก้ไขหลังขายพร้อมบันทึกตรวจสอบ
- ฝ่ายซัพพอร์ตเห็นทุกทริปครบถ้วน
อ่านต่อ:ซอฟต์แวร์บริหารจัดการบริษัททัวร์
ความปลอดภัยและการกำกับดูแล
ปกป้องข้อมูลนักเดินทาง จำกัดการทำงานตามบทบาท และเก็บบันทึกตรวจสอบสำหรับใบเสนอราคา การจอง และการคืนเงิน
รูปแบบที่พบบ่อยวันนี้
บัญชีที่ใช้ร่วมกันโดยไม่มีบันทึกตรวจสอบในสำนักงานเล็กหลายแห่ง หรือสิทธิ์ตามบทบาทและบันทึกกิจกรรมในแพลตฟอร์มปฏิบัติการ
ต้องรองรับ
- สิทธิ์ตามบทบาทสำหรับพนักงานและทีม
- บันทึกกิจกรรมและประวัติการเปลี่ยนแปลง
- ควบคุมการส่งออกและการเก็บรักษาข้อมูล
- ป้องกันการทุจริตและความผิดพลาดราคาแพง
อ่านต่อ:เทคโนโลยี
จากคำขอถึงใบแจ้งหนี้
ติดตามการจองหนึ่งรายการผ่านทุกเครื่องมือ
เครื่องมือสำคัญน้อยกว่าเส้นด้ายที่ร้อยมันเข้าด้วยกัน สลับมุมมองเพื่อดูทริปเดียวกันเมื่อใช้เครื่องมือกระจัดกระจาย และเมื่อใช้ระบบที่เชื่อมกัน
- ปัญหา
- ใบเสนอราคาและการจองอยู่ที่หนึ่ง การชำระเงินอยู่อีกที่ แผนการเดินทางอยู่ในเอกสาร เมื่อทริปเปลี่ยน ทีมต้องกระทบยอดด้วยมือ และความผิดพลาดก็หลุดเข้าไปในวอเชอร์และใบแจ้งหนี้
- ขั้นตอน
- รับคำขอ เสนอราคา ยืนยัน เก็บมัดจำ ออกเอกสาร จัดการการแก้ไข แล้วกระทบยอดต้นทุนและคอมมิชชัน โดยใช้หมายเลขการจองเดียวกันทุกขั้น
- ผลลัพธ์
- ตอบเร็วขึ้น ติดตามน้อยลง สถานะการชำระเงินชัดเจน และปิดงบสิ้นเดือนเรียบร้อยขึ้น เพิ่มพนักงานได้โดยไม่เพิ่มความวุ่นวาย
- คำขออีเมลหรือแชตลีดในข้อมูลลูกค้า
MSG-2291PT-10482 - ใบเสนอราคาไฟล์ Word ฉบับแก้ครั้งที่สามใบเสนอราคาตามกฎราคาของคุณ
quote_v3.docxPT-10482 - ยืนยันหน้าจอซัพพลายเออร์ พิมพ์ข้อมูลซ้ำการจองที่รวมทุกบริการ
PNR X7K2LMPT-10482 - มัดจำภาพหน้าจอธนาคารในแชตลิงก์ชำระเงิน สถานะบนใบแจ้งหนี้
TXN 88412PT-10482 - เอกสารแก้วอเชอร์ด้วยมือสร้างวอเชอร์และใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
VCH-0912PT-10482 - การแก้ไขแก้ไฟล์ทีละไฟล์การแก้ไขพร้อมประวัติ
v4-final.pdfPT-10482 - กระทบยอดสเปรดชีตสิ้นเดือนรายงานคอมมิชชันและต้นทุน
Sheet r.212PT-10482
เจ็ดที่ เจ็ดหมายเลข กระทบยอดด้วยมือตอนสิ้นเดือนหนึ่งรายการ หนึ่งหมายเลข รายงานตรงจากการจอง
ตรวจสอบระบบ
ระบบของบริษัทคุณเชื่อมกันแล้วหรือยัง
ติ๊กทุกข้อที่เป็นจริงสำหรับบริษัทของคุณวันนี้ ข้อที่ไม่ได้ติ๊กคืองานที่ทีมทำด้วยมือ
ห้าขั้นตอน
วิธีเชื่อมซอฟต์แวร์ของบริษัททัวร์เข้าด้วยกัน
ลำดับเดียวกันใช้ได้กับบริษัททัวร์พักผ่อน บริษัททัวร์องค์กร OTA ผู้ประกอบการทัวร์ และ DMC
กำหนดสินค้าและช่องทาง
ตัดสินใจว่าจะขายอะไร ตั้งแต่ตั๋วเครื่องบินและโรงแรมไปจนถึงทัวร์ รถรับส่ง หรือรถบัส และขายที่ไหน เว็บไซต์ B2C พอร์ทัล B2B บัญชีองค์กร หรือบัญชีย่อยของเอเจนต์
เชื่อมซัพพลายเออร์
เพิ่ม API และการเชื่อมต่อ GDS ที่เหมาะกับตลาดของคุณ ทั้งซัพพลายเออร์โรงแรมและเบดแบงก์ แหล่งตั๋วเครื่องบิน และสินค้าในพื้นที่ของคุณเอง
ทำเอกสารให้เป็นมาตรฐาน
วอเชอร์ ใบแจ้งหนี้ และแผนการเดินทางใช้หมายเลขการจองและข้อมูลผู้โดยสารเดียวกัน การแก้ไขและการคืนเงินจึงยังถูกต้อง
ตั้งกฎการชำระเงิน
ตั้งค่ามัดจำ ลิงก์ชำระเงิน และกำหนดชำระยอดคงเหลือ แล้วผูกสถานะการชำระเงินกับการออกใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ฝ่ายการเงินและปฏิบัติการตรงกัน
เพิ่มรายงานและการควบคุม
ติดตามกำไร ต้นทุนซัพพลายเออร์ และการจ่ายคอมมิชชัน ให้สิทธิ์แต่ละบทบาท และเก็บบันทึกตรวจสอบสำหรับการแก้ไขและการคืนเงิน
เปรียบเทียบแนวทาง
สเปรดชีต เครื่องมือแยกกัน หรือแพลตฟอร์มเดียว
ทุกแนวทางใช้ได้ในระดับหนึ่ง ความต่างจะเห็นชัดเมื่อการจองเปลี่ยน เงินเข้ามาเป็นงวด และต้องตรวจคอมมิชชัน
| เกณฑ์ | สเปรดชีตและแชต | หนึ่งเครื่องมือต่อหนึ่งงาน | แพลตฟอร์มครบวงจร | PHPTRAVELS |
|---|---|---|---|---|
| หมายเลขการจองเดียว | ไม่มี | บางส่วน | มี | มี |
| การชำระเงินผูกกับใบแจ้งหนี้ | ทำมือ | ไม่แน่นอน | มี | มี |
| การติดตามคอมมิชชัน | ทำมือ | ต้องใช้เครื่องมือเพิ่ม | มี | มี |
| B2B และ B2C ในการติดตั้งเดียว | ยาก | ซับซ้อน | ขึ้นกับผู้ให้บริการ | มี |
| ความเร็วในการเปิดใช้ | เร็วแต่เปราะบาง | ปานกลาง | ปานกลาง | เร็ว |
| การควบคุมข้อมูลและการขยายระบบ | ต่ำ | ปานกลาง | ปานกลาง | สูง |
แพลตฟอร์มครบวงจรแตกต่างกันตามผู้ให้บริการ จึงควรอ่านคอลัมน์นั้นเป็นกรณีทั่วไป PHPTRAVELS ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณเองและมาพร้อมซอร์สโค้ดภายใต้ไลเซนส์เชิงพาณิชย์ จึงได้คะแนนการควบคุมสูง ชั่งน้ำหนักทางเลือกนี้ได้ที่ โฮสต์เอง vs SaaS
ตำแหน่งของ PHPTRAVELS
แพลตฟอร์มเดียวแทนกองเครื่องมือ
PHPTRAVELS คือซอฟต์แวร์สำหรับตัวแทนท่องเที่ยวที่เก็บการจอง ลูกค้า การชำระเงิน เอกสาร สิทธิ์เอเจนต์ และรายงานไว้ในรายการเดียว
บริษัทที่ขายภายใต้แบรนด์ตัวเองบริหารเว็บไซต์ B2C และพอร์ทัลเอเจนต์ B2B จากการติดตั้งเดียว โดยควบคุมดีไซน์ เนื้อหา สกุลเงิน และภาษาได้เอง มีซอร์สโค้ดให้และคุณโฮสต์เอง แพ็กเกจเป็นไลเซนส์จ่ายครั้งเดียวเริ่มต้น $2499 เปรียบเทียบได้ที่หน้า ราคา
ตัวอย่างการใช้งานทั่วไป
ช่องทางการขาย
รายการการจอง
PT-10482ซัพพลาย
- ซัพพลายเออร์ตั๋วเครื่องบินและ GDS
- API โรงแรมและเบดแบงก์
- ทัวร์ตามสัญญา
งานหลังบ้าน
- สิทธิ์ตามบทบาท
- รายงานกำไรและคอมมิชชัน
- ใบแจ้งหนี้และการชำระบัญชี
คำถามที่พบบ่อย
คำถามเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ตัวแทนท่องเที่ยว
คำตอบสั้น ๆ เรื่องเครื่องมือที่บริษัททัวร์ใช้ วิธีที่มันทำงานร่วมกัน และเมื่อไรที่แพลตฟอร์มเดียวคุ้มค่า
คุยกับฝ่ายขายตัวแทนส่วนใหญ่ใช้ระบบจองและการเชื่อมซัพพลายเออร์ (GDS, API ของซัพพลายเออร์ หรือเอนจินการจอง) CRM สำหรับลูกค้า การเก็บเงิน เครื่องมือแผนการเดินทางและเอกสาร และรายงานหลังบ้านสำหรับคอมมิชชันและการชำระกับซัพพลายเออร์ บริษัทขนาดใหญ่มักรวมทั้งหมดไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่เชื่อมกัน
บางบริษัทใช้เครื่องมือเฉพาะทางหลายตัวร่วมกัน บางบริษัทเลือกแพลตฟอร์มเดียวที่ครอบคลุมการจอง CRM การชำระเงิน เอกสาร สิทธิ์เอเจนต์ และรายงาน ทางเลือกที่เหมาะขึ้นกับการเชื่อมต่อซัพพลายเออร์ ขนาดทีม ช่องทางการขาย และระดับการควบคุมที่ต้องการ
โดยทั่วไปจองผ่าน API ของซัพพลายเออร์ เบดแบงก์ และการเชื่อมต่อ GDS ตัวระบบสำคัญน้อยกว่าความสามารถในการจัดการบริการหลังขาย การแก้ไข วอเชอร์ ใบแจ้งหนี้ และการกระทบยอด
ถ้าคุณดูแลลูกค้าประจำ กรุ๊ป หรือบัญชีองค์กร CRM แทบจะขาดไม่ได้ ช่วยจัดเก็บโปรไฟล์ การสนทนา การอนุมัติ และประวัติการจองให้เป็นระเบียบ บริการจึงคงมาตรฐานไม่ว่าพนักงานคนไหนรับทริป
ผ่านรายงานหลังบ้านที่ผูกกับการจองและต้นทุนซัพพลายเออร์ วิธีที่เป็นระเบียบคือเชื่อมคอมมิชชันกับใบแจ้งหนี้ วอเชอร์ การคืนเงิน และสถานะการชำระเงิน ฝ่ายการเงินจะได้ไม่ต้องทำตัวเลขใหม่ในสเปรดชีตทุกเดือน
ซอฟต์แวร์บนเว็บ ไม่ว่าผู้ให้บริการโฮสต์หรือรันบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง มักเหมาะกับทีมที่มีหลายสาขาหรือพนักงานทำงานจากที่อื่น เดสก์ท็อปอาจพอสำหรับสำนักงานเล็กแห่งเดียว แต่จะจำกัดเมื่อต้องเชื่อมระบบ แบ่งสิทธิ์ และดูแลลูกค้าร่วมกัน
สำรวจต่อ
เพิ่มเติมเกี่ยวกับแพลตฟอร์ม
- ซอฟต์แวร์ท่องเที่ยวที่ดีที่สุดวิธีเลือกซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจท่องเที่ยว
- ซอฟต์แวร์บริหารจัดการบริษัททัวร์ใบเสนอราคา การจอง เอเจนต์ และการเงินในระบบเดียว
- ซอฟต์แวร์จองท่องเที่ยวล็อกอินเอเจนต์ มาร์กอัป เครดิต และซับเอเจนต์
- CRM เอเจนซีท่องเที่ยวลีด ใบเสนอราคา การจอง และใบแจ้งหนี้ใน CRM เดียว
- บัญชีเอเจนซี่ท่องเที่ยวใบแจ้งหนี้ เจ้าหนี้ และค่าคอมมิชชันที่ผูกกับการจอง
- ภาพรวมแพลตฟอร์มสิ่งที่คุณจะได้รับทั้งหมด